Allgemein
Dies ist der Prozess, bei dem Dinge tatsächlich produziert werden. Er ist sehr einfach, aber sehr kontextabhängig. Die Grundsätze des Entwicklungsprozesses können auf jeden Arbeitsbereich angewandt werden, und im Wesentlichen handelt es sich einfach um einen Prozess der Delegation von einer Ebene der Organisationsstruktur an eine andere.
In manchen Zusammenhängen kann dies durch einen spezialisierten Ansatz ersetzt werden, z. B. in agilen Projekten durch einen Scrum-Entwicklungsprozess.
Die Ziele des Prozesses sind:
- Übertragung der Verantwortung für ein Arbeitspaket;
- das Arbeitspaket auszuführen;
- das Eigentum an den Endprodukten zu übertragen.
Arbeitspaket annehmen
Ein Arbeitspaket kann viele Formen annehmen. Es kann ein ganzes Projekt sein, das von einem Programmmanagementteam an ein Projektmanagementteam delegiert wird; ein Teilprojekt, das von einem Projektmanagementteam an einen Lieferanten delegiert wird; ein einzelnes Arbeitspaket, das an ein kleines Team delegiert wird.
Unabhängig vom Umfang des Arbeitspakets gelten die gleichen Grundsätze. Es muss in Bezug auf den Umfang und die Leistungskriterien angemessen definiert sein. Beide Parteien müssen sich darüber im Klaren sein, worum es sich bei dem Arbeitspaket handelt und ob der Empfänger in der Lage ist, es zu erfüllen.
Handelt es sich bei der Übertragung um ein Projekt, das von einem Programm delegiert wird, kann die Arbeitsgenehmigung in der Erteilung eines Projektmandat oder in der Erteilung eines Projektauftrags bestehen. Im letzteren Fall ist die Aktivität "Arbeiten genehmigen" praktisch dasselbe wie der Identifizierungsprozess.
Wenn ein Projekt- oder Programmteam Arbeiten an einen Zulieferer delegiert, hat dies in der Regel vertragliche Auswirkungen, einschließlich der Aushandlung von Vertragsbedingungen für Umfang und Leistung.
Je kleiner der Umfang der Delegation wird, desto persönlicher wird sie. Sie hängt davon ab, dass der Manager die Fähigkeiten und die Verfügbarkeit der Teammitglieder kennt, die das Arbeitspaket annehmen.
Unabhängig vom Kontext ist das Team oder die Person, die das Arbeitspaket erhält, dafür verantwortlich, dass es/sie versteht, was verlangt wird, und über die Mittel verfügt, die Arbeit auszuführen. Eine formelle Abnahme vermeidet spätere Missverständnisse.
Arbeit ausführen
Bei dieser Tätigkeit geht es in erster Linie um die Erstellung von Produkten. Der größte Teil des Aufwands wird sich auf technische Funktionen und Prozesse beziehen und nicht auf etwas, das eindeutig dem P3-Management zuzuordnen ist. Wichtig ist hier die zweiseitige Verknüpfung mit der Koordinierung und Überwachung der Fortschritte.
Die Person, die die Hauptverantwortung für das Arbeitspaket trägt, muss die Arbeit planen und hat entsprechend dem Umfang des Arbeitspakets Führungsaufgaben. Während der Durchführung der Arbeiten wird diese Person einige oder alle Aspekte der Qualität, des Zeitplans, der Ressourcen, der Kosten und des Risikos überwachen, wie in der Annahme des Arbeitspakets festgelegt. Fortschrittsinformationen müssen zur Konsolidierung mit Informationen aus anderen Arbeitspaketen an die darüber liegende Ebene zurückgegeben werden.
Dabei handelt es sich um eine zweiseitige Übung, bei der Informationen von der übergeordneten Ebene kommen, die sich auf die Ausführung der Arbeit auswirken können, z. B. genehmigte Änderungen, Verzögerungen bei angeschlossenen Arbeiten, Änderungen der Prioritäten und so weiter.
Diese Verbindung zwischen Überwachung und Kontrolle auf verschiedenen Ebenen eines Projekts, Programms oder Portfolios ist das Herzstück der Managementorganisation.
Produkte liefern
Die Lieferung der Produkte im Arbeitspaket durch den Entwickler unterliegt den gleichen kontextuellen Variationen wie die ursprüngliche Delegation. In einigen Fällen kann die Aktivität "Produkte abliefern" tatsächlich der gesamte Abschlußprozeß sein. In anderen Fällen handelt es sich um den Abschluss eines Vertrages oder einfach um die Entgegennahme, Prüfung und Abnahme eines von einer einzelnen Person erstellten Produkts.
Die Aufzeichnungen sollten bestätigen, dass das Produkt zufriedenstellend fertiggestellt und übergeben wurde.
Projekte und Programme
Die Projekt- und Programmprozesse in Praxis sind so konzipiert, dass sie in unterschiedlichen Kontexten eingesetzt werden können. Bei kleinen Projekten ist ein separater Entwicklungsprozess möglicherweise nicht erforderlich. Bei größeren Projekten kann der Ausführungsprozess die Arbeit darstellen, die an ein Team oder einen externen Auftragnehmer delegiert wird. In einem Programm ist der Lieferprozess im Grunde eine Zusammenfassung des Projektlebenszyklus, wie unten dargestellt.
In diesem Zusammenhang kann die Genehmigung der Arbeiten auf Programmebene mit dem Identifizierungs- und/oder Definitionsprozess für das Komponentenprojekt identisch sein. Sobald das Projektmanagementteam dies akzeptiert hat, beginnt es mit der Durchführung der Arbeiten, d. h. mit dem Ausführungsprozess. Schließlich liefert das Projekt seine Produkte, die vom Programm abgenommen werden, und führt den Abschlussprozess durch.
Dies zeigt, dass die grundlegende Abfolge der Lebenszyklusphasen und die damit verbundenen Prozesse in allen Kontexten gleich sind. Der Unterschied besteht darin, dass es bei komplexer Arbeit mehr verschachtelte Ebenen von Lebenszyklen gibt.
