Terminmanagementplan

Die Terminplanung wird oft als ein routinemäßiges, gut etabliertes Verfahren angesehen, das keinen eigenen Managementplan rechtfertigen würde. Bei einfachen Projekten, die regelmäßig durchgeführt werden, kann dies durchaus der Fall sein. Dennoch sollten die Planungsansätze auf Organisations- oder Portfolioebene dokumentiert und anhand dieses Standards sichergestellt werden.

Je komplexer die Projekte und Programme werden, desto mehr sollte man sich Gedanken über die verschiedenen Techniken machen, die sowohl für die Zeit- als auch für die Ressourcenplanung zur Verfügung stehen. Dies ist besonders wichtig, wenn für verschiedene Teile des Auftrags unterschiedliche Techniken verwendet werden müssen, die aber dennoch eine Konsolidierung zur Erstellung von Zeitplänen auf hoher Ebene ermöglichen.

Richtlinien

• Einleitung

• In der Einleitung wird der Hintergrund des Auftrags beschrieben und deutlich gemacht, wie sich dieses Dokument zu anderen relevanten Dokumenten verhält, z. B. zu einem Plan für das Umfangsmanagement oder zu den Strategien der Gastorganisation, des Mutterprogramms oder des Portfolios.

• Rollen und Verantwortlichkeiten

• Die Zuweisung der Verantwortung für das Terminplanmanagement kann vom Projektleiter bei kleineren Projekten bis zu einem speziellen Team von Spezialisten bei einem großen Programm oder Portfolio reichen. In diesem Abschnitt des Managementplans muss klar beschrieben werden, welche Rollen welche Verantwortung für das Zeitplanmanagement haben. Er zeigt auch die Eskalations- und Kommunikationswege innerhalb der P3-Organisationsstruktur auf.

• Informationsmanagement

• Der Aufbau und das Format von Zeitplanberichten wie Gantt-Diagrammen, Meilensteinplänen oder Ressourcen-Dispositionen werden hier beschrieben.

• Qualitätssicherung

• Hier werden die Kriterien für ein erfolgreiches Zeitplanmanagement beschrieben, die bei allen Zuverlässigkeitsüberprüfungen verwendet werden.

• Budget

• Hier sind alle Ausgaben zu vermerken, die dem Zeitplanmanagement zuzuordnen sind, wie z. B. der Kauf einer Zeitplanungssoftware.

• Schnittstellen

• Zeitpläne umfassen Aktivitäten, die darauf abzielen, Outputs, Ergebnisse und Nutzen zu erzielen, können aber auch Managementaktivitäten für Bereiche wie Risikomanagement und Stakeholder-Management umfassen. Zeitpläne können Schnittstellen zu allen anderen Aspekten des P3-Managements aufweisen, und es sollte hier erläutert werden, wie Querverweise gehandhabt werden sollen.

Verfahren

• Identifizieren und Schätzen

• Die Identifizierung und Schätzung der in einen Zeitplan aufzunehmenden Elemente umfasst ein breites Spektrum von Produktions- und Managementaktivitäten mit unterschiedlichem Komplexitätsgrad. Der Einsatz von Techniken zur Dokumentation von Aktivitäten (z. B. Projektstrukturpläne) und von Techniken zur Schätzung von Zeit und Ressourcen (z. B. vergleichende oder analytische Ansätze) sollte hier spezifiziert werden.

• Modellierung

• Die Modellierung kann so einfach wie ein Gantt-Diagramm oder so komplex wie probabilistische Netze sein. Die zu verwendenden Techniken und Methoden werden hier definiert, gegebenenfalls auch, wie die Ergebnisse verschiedener Methoden und Techniken konsolidiert werden können, um einen Gesamtterminplan für ein komplexes Werk zu erstellen.

• Analyse

• Die Analyse kann so einfach sein wie die Erstellung eines verknüpften Balkendiagramms oder so komplex wie eine Monte-Carlo-Analyse. Die zu verwendenden Techniken und Methoden werden hier definiert, gegebenenfalls auch, wie die Ergebnisse verschiedener Methoden und Techniken konsolidiert werden können, um einen Gesamtplan für ein komplexes Werk zu erstellen.

• Bericht

• Wenn es keinen Zeitplan gibt, sollten diese Informationen im Stakeholder-Management-Plan enthalten sein.

• Unterschiedliche Modellierungs- und Planungstechniken führen zu verschiedenen Arten von Ergebnissen. Die Kommunikation des Zeitplans ist ein wichtiger Bestandteil, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder des Managementteams, des Lieferteams und der Interessengruppen ein gemeinsames Verständnis des Fortschritts und der voraussichtlichen Leistung der Arbeit haben.

• Die Berichte sollten sorgfältig auf ihre Empfänger zugeschnitten sein und einen möglichst einheitlichen Ansatz verfolgen. Wie dies erreicht werden soll, wird hier festgelegt.