Abgrenzungsprozess

Allgemein

Die Durchführungsphase kleinerer Projekte darf nicht in Phasen unterteilt werden. Die Durchführungsphase von komplexeren Projekten und aller Programme werden in Phasen bzw. Tranchen unterteilt.

Der erste Eindruck eines Abgrenzungsprozess liegt darin vor, dass alles zwischen einem Ende und dem Start der nächsten Phase oder Tranche stattfindet. In der Realität ist dies jedoch nur selten eindeutig. In Programmen überschneiden sich die Arbeitstranchen oft und selbst in Projekten, bei denen die Phasen aufeinander folgen, erstrecken sich die Aktivitäten über das Ende einer Phase hinaus bis über den Start der nächsten Phase.

In einigen Fällen kann es sich bei den aufeinanderfolgenden Phasen oder Tranchen weitgehend um eine Fortsetzung derselben Art von Arbeit handeln. In anderen Fällen kann es sich um eine schrittweise Änderung der Art von durchzuführenden Arbeiten handeln, die Änderungen an der Verwaltungsinfrastruktur und neue Arbeitskräfte erforderlich macht. Der unten beschriebene Prozess muss entsprechend angepasst werden, doch die Hauptziele des Abgrenzungsmanagements sind stets:

• eine Etappe oder Tranche strukturiert abzuschliessen;
• auf die nächste Tranche oder Etappe vorzubereiten.

 

 

Die Verbindungen zwischen Aktivitäten sind rein indikativ. Wo sich Phasen oder Tranchen überschneiden, kann es sein, dass eine Mobilisierung späterer Arbeiten vor dem Abschluss früherer Arbeiten erfolgt. Dies ist ein Prozess, der auf die Gegebenheiten des Projekts oder Programms zugeschnitten sein muss.

Der Manager und der Sponsor sollten während dieses Prozesses eng zusammenarbeiten, um einen reibungslosen Übergang von einer Tranche oder Phase zur nächsten zu gewährleisten oder den Arbeitsauftrag möglicherweise vorzeitig zu beenden, wenn der Business Case nicht mehr gerechtfertigt ist.

 

Abschluss und Überprüfung der vorherigen Tranche / Phase

Der Abschluss einer Phase oder Tranche kann so einfach sein wie eine Leistungsüberprüfung oder die Aktualisierung und Archivierung von relevanten Übergabeunterlagen. In komplexeren Umgebungen kann der Abschluss einer Phase oder Tranche die Demobilisierung einiger Teile des Projekts oder Programms und die Mobilisierung neuer Arbeitskräfte und -mitteln erfordern.

Der gesunde Menschenverstand sagt einem bereits, dass jede neue Arbeit unter Berücksichtigung von Erfahrungen aus der bisherigen Arbeit geplant werden sollte. Der Abschluss einer Tranche oder Phase sollte eine Überprüfung von gewonnenen Erkenntnissen, der Genauigkeit von Schätzungen, der Wirksamkeit einer Risikobewältigung, der Zufriedenheit von Stakeholdern, der tatsächlichen gegenüber der geplanten Leistung usw. beinhalten.

Die Verbindung zwischen dieser Aktivität und der Dokumentationszusammenstellung im Prozessdiagramm zeigt, dass das dem Sponsor vorgelegte Dokumentationspaket zeigen soll, wie Pläne für die nächste Tranche oder Phase die bisherige Leistung berücksichtigen.

 

Nächste Tranche / Phase planen

Wenn Stufen und Tranchen verwendet werden, erfolgt die Planung während des Definitionsprozesses normalerweise nach dem Konzept der rollierenden Planung. Daher geht es bei dieser Tätigkeit in erster Linie darum, die Grobplanung von Projekt- oder Programmzeitplänen zu übernehmen und die Details für die nächste Phase oder Tranche des Arbeitsauftrages zu erweitern.

Betrachten wir die drei Hauptbereiche der Dokumentation im Detail:

• Projekt- oder Programmmanagementpläne

• In den meisten Fällen müssen Strategien und Verfahren, die das Management von Projekten oder Programmen beschreiben, nicht von Phase zu Phase oder von Tranche zu Tranche geändert werden. Es kann jedoch vorkommen, dass sich Umstände an einer Grenze erheblich verändern und daher Änderungen an einigen Managementplänen erforderlich sind.

• Business Case

• An einer Etappengrenze (d. h. innerhalb eines Projekts) sollte der Projekt-Business-Case lediglich auf der Grundlage von neuesten Informationen und neuen Planungsdetails aktualisiert werden müssen.

• Tranchen haben in der Regel einen eigenen Business Case, der eine vertretbare Untermenge des Business Case des Hauptprogramms darstellt. Es wird ein entsprechend neuer Business Case für die Tranche erstellt, und der Business Case für das Hauptprogramm entsprechend aktualisiert.

• Dokumentationserstellung

• Das Managementteam muss entscheiden, ob Dokumente für die Durchführung von Phasen oder Tranchen einfach eine Fortsetzung von bestehenden Projekt- oder Programmdokumenten sind oder ob neue Dokumente erstellt werden. Dies hängt ganz von dem Hintergrund ab und kann für alle Funktionen einheitlich sein. Beispielsweise kann eine Phase ihr eigenes Risikoregister haben, aber ihr Stakeholder-Register mit dem Projekt als Ganzes teilen. Bei Tranchen ist es der Fall, dass sie eine eigene Reihe von Dokumenten haben, die mit dem Business Case der Tranche einhergehen.

• Bei der gesamten Planungsarbeit im Rahmen dieser Aktivität sollten Erfahrungen aus dem Management der vorangegangenen Phasen und Tranchen genutzt werden, um die Qualität von neuen oder zu überarbeiteten Pläne zu verbessern.

   

Dokumentationszusammenstellung

Ziel dieser Tätigkeit ist eine Vorlage beim Sponsor mit dem Ziel vorzubereiten, die nächste Stufe oder Tranche zu genehmigen.

Es muss darauf geachtet werden, dass alle wesentlichen Unterlagen nicht mit unnötigen Details überfrachtet werden. So müssen beispielsweise Dokumente, die seit einer früheren Genehmigung unverändert geblieben sind, nicht erneut vorgelegt werden, aber ein Vermerk, der bestätigt, dass keine Änderungen vorgenommen wurden, ist ratsam. Änderungen an Managementplänen sollten zusammengefasst werden, anstatt die geänderten Dokumente in ihrer Gesamtheit erneut einzureichen.

Eine detaillierte Übersicht aller erstellten Unterlagen werden in den Ausführungsplänen gegeben. Werden die Ausführungsplänen auf Grundlage einer rollierenden Planung erstellt, müssen Stufen- oder Tranchenpläne vollständig vorgelegt werden, während die Änderungen an den Ausführungsplänen für die oberste Ebene des Projekts oder Programms lediglich zusammengefasst werden. Ein ähnlicher Ansatz wird für den / die Business Case(s) gewählt.

 

Mobilisierung

Bei kleineren Projekten wird der größte Teil der Mobilisierungsarbeiten zu einem frühen Zeitpunkt im Lebenszyklus durchgeführt. Bei größeren Projekten oder Programmen kann es effizienter sein, die verschiedenen Arbeitskräfte und -mittel nach und nach oder tranchenweise zu mobilisieren.

 

Genehmigungstätigkeiten

Alle Planungsarbeiten vor dem Start der Ausführungsarbeiten der nächsten Phase oder Tranche zu beginnen, ist oftmals nicht pragmatisch. Möglicherweise werden spezielle Materialien oder Ausrüstungen benötigt, für die lange Vorlaufzeiten gelten; die Auswahl von Lieferanten im Rahmen von Ausschreibungen muss möglicherweise frühzeitig beginnen; die Beantragung gesetzlicher oder behördlicher Genehmigungen kann zeitaufwendig sein.

Parallel zur Planung sollte das Managementteam alle notwendigen Vorarbeiten ermitteln, die vor einer vollständigen Genehmigung durchgeführt werden müssen. Die Kosten für die vorläufige Bestellung von Materialien oder die Einleitung eines Ausschreibungsverfahrens müssen gegen das Risiko abgewogen werden, dass die nächste Phase oder Tranche nicht genehmigt wird.

Die Durchführung von Arbeiten im Vorfeld einer Genehmigung sollte geplant und mit dem Sponsor zuvor vereinbart werden. Der Abschluss dieser Arbeiten muss sich in den Plänen widerspiegeln, aber die Tatsache, dass die Genehmigungsarbeiten abgeschlossen sind, sollte keinen Einfluss auf die Beurteilung der weiteren Tragfähigkeit des Business Cases haben, wenn der Antrag auf Genehmigung gestellt wird.

 

Projekte und Programme

Die Grundsätze beim Managen von Grenzen unterscheiden sich nicht wesentlich von der Komplexität des Arbeitsauftrages. Einzig wichtige Faktor dabei ist, ob Phasen und Tranchen seriell oder parallel durchgeführt werden. Bei einem weniger komplexen Projekt mit einer geringen Anzahl von Phasen werden sie in der Regel seriell sein. Wenn eine Phase abgeschlossen ist, wird die nächste begonnen.

Bei größeren, komplexeren Projekten können sich die Phasen überschneiden, und die Tranchen werden in einem Programm normalerweise parallel durchgeführt.

Der Grund dafür ist, dass Phasen in der Regel Arbeitsbereiche widerspiegeln, die aus technischen Gründen natürlich aufeinander folgen, während Tranchen aus Managementgründen erstellt werden, z. B. um schnelle Erfolge zu erzielen oder um Auswirkungen des Change Managements auf den laufenden Betrieb zu verteilen.