Änderungsmanagementplan

Das wirksame Management von Änderungen ist von entscheidender Bedeutung, um einen Nutzen aus den Endergebnissen zu ziehen. In den meisten Projekten, Programmen und Portfolios werden Änderungen gegenüber dem gewöhnlichen Geschäftsverlauf enthalten sein. Es wird immer Widerstand gegen Änderungen geben. Die Umsetzung eines klar dokumentierten und konsistenten Ansatzes trägt dazu bei, mit diesem Widerstand umzugehen.

Bei Projekten, die ein Nutzenmanagement beinhalten (d. h. bei nicht komplexen Änderungen), wird der Inhalt dieses Dokuments wahrscheinlich durch den Nutzenmanagementplan abgedeckt.

Richtlinie

• Einführung

• Das allgemeine Änderungsmanagementverfahren muss an den Hintergrund des Arbeitsauftrages angepasst sein. Es können verschiedene Modelle für Veränderungen zum Einsatz kommen, die unterschiedliche Techniken einsetzen. Dieser Abschnitt wird den Hintergrund definieren, das Verfahren beschreiben und die bevorzugten Techniken festlegen.

• Rollen und Verantwortlichkeiten

• Am Änderungsmanagement sind sowohl Personen aus der P3-Organisation als auch Personen aus der operativen Organisation beteiligt. In diesem Abschnitt werden die Verantwortlichkeiten von allen Beteiligten festgelegt.

• Informationsmanagement

• Eine wirksame Kommunikation ist der Schlüssel zur Überwindung von Widerständen gegen Veränderungen. In diesem Abschnitt soll erläutert werden, wie das Informationsmanagement zur Vorbereitung und Verbreitung aller Arten von Kommunikation eingesetzt wird.

• Qualitätssicherung

• Hier werden Kriterien für ein erfolgreiches Änderungsmanagement beschrieben, die bei allen Qualitätsüberprüfungen verwendet werden.

• Budget

• In diesem Abschnitt werden Budgets für das Änderungsmanagement festgelegt, die im Gesamtbudget des Projekts, Programms oder Portfolios enthalten sind.

• Es sollte auch Budgets für Aufgaben geben, die im Rahmen von gewöhnlichen operativen Tätigkeiten übernommen werden und hier nicht enthalten sind. Diese müssen identifiziert werden, damit die Mitglieder des P3-Managementteams sicherstellen können, dass alle erforderlichen Budgets vorhanden sind. Es muss auch klar sein, welche Ausgaben durch Projekt, Programm oder Portfolio abzudecken sind und welche durch den Normalbetrieb abgedeckt werden, damit nichts unterfinanziert ist.

• Schnittstellen

• Die Art und Weise, wie Änderungen bewältigt werden müssen, kann sich auf P3-Zeitpläne, Risikoregister, Kommunikationspläne und viele andere Bereiche auswirken. Wie diese Querverweise gehandhabt werden sollen, soll hier nicht weiter darauf eingegangen werden.

Verfahren

• Bewertung

• Hier werden bevorzugte Mechanismen zur Bewertung des Organisationstyps und dessen Bereitschaft zu Veränderung beschrieben. Ausserdem werden Techniken zur Umsetzung von Veränderungen behandelt.

• Auf Projektebene kann sich der Änderungsplan auf relativ begrenzte Bereiche konzentrieren. Auf der Programm- oder Portfolioebene muss der Plan Auswirkungen von kumulativen Änderungen und verschiedener Arten von Veränderungen berücksichtigen, die durch mehrere Projekte in einem einzigen Bereich als gewöhnliche Tätigkeiten umgesetzt werden.

• Vorbereitung

• Dieser Abschnitt des Änderungsmanagementplans muss sorgfältig in das Management von Interessengruppen und deren Kommunikation integriert werden. Hier muss beschrieben werden, wie das Managementteam Unterstützung für Veränderungen schaffen, Barrieren abbauen und eine Bereitschaft ihrer Organisation zu Veränderung verbessern kann.

• Umsetzung

• In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie Änderungen bewältigt werden sollen. Es enthält Verweise auf das Management von Interessengruppen und deren Kommunikation während der Zeit von Veränderungen. Es kann auch Unternehmensrichtlinien für Bereiche wie Entlassung, Verlagerung, Einstellung usw. beschreiben oder diese untereinander verknüpfen.

• Unterstützung

• Damit die Vorteile kontinuierlich genutzt werden können, muss die Veränderung verankert werden. In diesem Abschnitt werden fortlaufende Massnahmen beschrieben, die eine veränderte Organisation unterstützen sollen, bis Veränderungen nicht mehr als solche wahrgenommen, sondern als normale Arbeitsweise akzeptiert werden.