Der Bedarf an einem Organisationsmanagementplan steigt mit zunehmender Komplexität der Arbeit. Bei kleinen Projekten ist die Organisation bereits vorhanden, bevor eine Managementplanung stattfindet, so dass es wenig Sinn macht, einen Organisationsmanagementplan zu entwickeln.
Zu jedem Zeitpunkt eines großen Portfolios werden neue Projekt- oder Programmorganisationen eingerichtet, bestehende angepasst oder Managementteams aufgelöst. In diesem Fall fördern Strategien und Verfahren die Kohärenz und Effizienz in der Art und Weise, wie die Organisationen verwaltet werden.
Richtlinien
- Einführung
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Die Art der Organisation, die für ein Projekt, ein Programm oder ein Portfolio erforderlich ist, hängt stark vom Kontext und vom Umfang des Auftrags ab.
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Eine P3-Organisation kann vollständig intern in der Trägerorganisation angesiedelt sein oder Partnerorganisationen umfassen; sie kann Haupt- und Unterauftragnehmer umfassen; sie kann physisch an einem Standort angesiedelt oder virtuell sein. All diese Faktoren werden in der Einleitung erläutert.
- Rollen und Verantwortlichkeiten
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In diesem Abschnitt geht es nicht um die Rollen und Verantwortlichkeiten von Personen innerhalb der P3-Organisation. Er beschreibt, wer für die Gestaltung, Einstellung und Demobilisierung der P3-Organisation selbst verantwortlich ist.
- Informationsmanagement
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Damit eine Organisation effektiv funktionieren kann, muss jeder Einzelne innerhalb der Organisation wissen, wie er sich einfügt und wie er mit anderen zusammenarbeiten sollte. In diesem Abschnitt wird beschrieben, wie diese Faktoren dokumentiert und an alle Beteiligten weitergegeben werden.
- Qualitätssicherung
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Hier werden die Kriterien für ein erfolgreiches Organisationsmanagement beschrieben, die bei allen Überprüfungen verwendet werden. Bei der Überprüfung der Organisationsmanagementfunktion wird geprüft, wie die Strategien und Verfahren eingeleitet und durchgeführt werden.
- Budget
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Die Kosten für das Managementteam werden häufig als Unternehmenskosten oder in einem Vertragsumfeld als Zusatzkosten für die Aktivitäten, die die Lieferarbeiten ausmachen, übernommen.
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In einigen Fällen werden die Kosten für das Management eines Projekts, Programms oder Portfolios separat budgetiert und kontrolliert. Dies kann daran liegen, dass eine ausgereifte Organisation die Leistung ihrer P3-Managementfunktion misst, oder es kann sein, dass eine Vertragsform verwendet wird, bei der Management- und Liefertätigkeit unterschiedlich bezahlt werden.
- Schnittstellen
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Es wird Schnittstellen zwischen dem Organisationsmanagementplan und anderen Managementplänen geben, aber in diesem Fall können Schnittstellen auch die Beziehungen zwischen verschiedenen Abteilungen, Unternehmen oder Einzelpersonen innerhalb der Gesamtorganisation betreffen.
Prozesse
- Gestaltung
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In diesem Abschnitt wird dargelegt, wie das Managementteam in Abhängigkeit vom jeweiligen Kontext gestaltet werden sollte.
- Identifizieren
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Im Idealfall werden alle Mitglieder eines Managementteams nach ihrer Eignung für das jeweilige Projekt, Programm oder Portfolio ausgewählt, einschließlich ihrer Kompetenz in den entsprechenden Funktionen und ihrer Erfahrung im jeweiligen Kontext.
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Die einfache Verfügbarkeit ist jedoch oft ein wichtigerer Faktor.
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In diesem Abschnitt sollte beschrieben werden, wie Personen unter Berücksichtigung des Kontextes der Arbeit eingestellt und ernannt werden sollten.
- Wartung
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Die Organisation ist weder konstant noch dauerhaft. In diesem Abschnitt sollte dargelegt werden, wie das Managementteam während des gesamten Lebenszyklus angepasst werden sollte, und es sollten die Mechanismen für die Einführung neuer Teammitglieder und die Versetzung von nicht mehr benötigten Mitgliedern beschrieben werden.
