Validación

General

Validación es un conjunto de actividades con el fin sistemático de asegurar que los objetivos y proceso de gestión de un proyecto, programa o portafolio están ajustados para el propósito.

Los goles de la validación son:

  • Revisar la planificación de la gestión;
  • Monitorear la efectividad de las funciones y los procesos; y
  • Dar a los interesados la confianza de que el trabajo está siendo gestionado efectiva y eficientemente.

El termino validación es comúnmente utilizado en el contexto de ‘validación de la calidad’.

Praxis no separa completamente calidad como una función alternativa porque localidad en todas sus formas, esta engendrada dentro de la plataforma entera. Calidad en más una característica inherente que una función separada.

Por lo tanto, planificación de la calidad está cubierta en la función de control.

El cuarto aspecto de la calidad, mejoramiento continuo está incluido dentro de la madurez de la capacidad.

Los objetivos de validación pueden dividirse en dos categorías simples: Objetivos de trabajo (productos, salidas o beneficios) y sus procesos (proyecto, programa, portafolio) diseñados para lograrlos.

Objetivos suelen ser objeto de técnicas de control de calidad, que se definirán en los planes de gestión adecuados. El papel de la validación es auditar los planes de gestión para asegurar que normas apropiadas han sido establecidas y comprobar que los resultados de control de calidad han sido ejecutados.

Procesos y procedimientos también deben establecerse en los planes de gestión. La función de validez debe verificar que los planes de gestión adecuados estén en su lugar, los procesos y procedimientos son adecuados a los objetivos y recursos competentes se están aplicando a ellos.

La validación es la responsabilidad del promotor P3. Cualquier persona realizando la validez debe ser independiente de los equipos de gestión y entrega, y reportará directamente al patrocinador. Validación de recursos suele provenir de una oficina de organización de apoyo o proyecto de gestión dedicado (PMO). Es responsabilidad del patrocinador el utilizar los resultados de la validación para hacer frente a cualquier problema e infundir confianza en el equipo directivo.

Realización de validación es un indicador clave del nivel de madurez de la capacidad de una organización. Se acepta como una función clave en el desarrollo de la calidad de la gestión P3, pero no está exenta de problemas.

Thamhain y Wilemon identificaron que "procedimientos" son una de las principales fuentes de conflicto en los proyectos. Esto se puede interpretar de diferentes maneras, cuando los auditores independientes llegan para comprobar que se están siguiendo ciertos procedimientos, que sin duda pueden causar preocupación entre el equipo directivo y potencialmente conducir a un conflicto.

Por lo tanto, el patrocinador no sólo debe aceptar la responsabilidad de velar por la garantía de lo que sucede sino también que visiblemente hace una contribución positiva. Hay varias maneras de que esto se puede lograr, por ejemplo:

  • Validación debe estar basada en el riesgo. Esto significa que se concentra en las zonas de mayor riesgo de lo que se está validando. Si un proyecto tiene problemas particularmente difíciles de interesados o está implementando tecnología altamente innovadora, la validación garantía debe centrarse en esas áreas y no pasar por un ejercicio laborioso en áreas directas de gestión. Si un programa está siendo manejado por un administrador de programas con menos experiencia entonces eso sería un foco de validación basado en el riesgo.

  • Validación debería ayudar, así como comprobar. El conflicto es más probable que surjan si la gente que hace la auditoria simplemente aparece, comprueba los procedimientos y se va. El papel de validación debe ser una de asistencia y asesoramiento, así como la revisión. La gente en este papel se mueve de un proyecto a otro y de un programa a otro. Ellos están en la posición perfecta para promover las buenas prácticas y difundir las lecciones aprendidas.

  • Validación debe ser vista como un signo de compromiso de la organización para desarrollar la disciplina y la profesión de gestión de P3 y no sólo un medio de chequear la gente.

El enfoque destinado a la validación, los recursos necesarios para ella y las revisiones programadas son todos establecidos en el plan de gestión de la validación. Dado que es responsabilidad del patrocinador el garantizar que esa seguridad se implementa, este plan tiene que estar preparado por el patrocinador o delegada a alguien que no participa en la gestión de la labor que se está validando.

 

Proyectos, programas y portafolios

Para los proyectos independientes, es relativamente fácil de definir lo que constituye la garantía de "independiente", pero en los programas es más complejo.

La organización del programa es a menudo responsable de validar los proyectos componentes. Por lo tanto, las personas que validan los proyectos pueden ser miembros del equipo de gestión del programa. Claramente, no pueden luego tener la responsabilidad de validar el programa y otros recursos, se deben utilizar validaciones independientes.

Para añadir a esta complejidad, el director del programa a menudo cumple el papel de patrocinador para proyectos componentes y en esta posición, tiene la responsabilidad de la validación de proyecto, mientras que tiene que permanecer independiente de aseguramiento de programa.

Una organización más madura puede recopilar todos sus recursos de validación en una organización como una PMO que es independiente de todos los proyectos y programas - y potencialmente independiente de cualquier portafolio. Esto es totalmente dependiente de la naturaleza de la organización, la escala y la complejidad de sus proyectos, programas y portafolios, la madurez de la capacidad y también de su entorno.

Algunos entornos más complejos pueden necesitar múltiples equipos de validación. Por ejemplo, en un entorno regulado puede haber un equipo interno de los enfoques sobre la gestión eficaz y eficiente y un equipo externo que se centra en la conformidad con las regulaciones.

En estos entornos cada equipo tendrá sus propios procedimientos y el alcance diseñados para satisfacer las necesidades de un grupo de partes interesadas. Es posible que la carga total de aseguramiento pueda ser onerosa e incluso inviable. En estas circunstancias, el patrocinador debe obtener los diferentes equipos que trabajan de manera coordinada, el intercambio de información, cuando sea posible y garantizar que todos los aspectos están cubiertos. Este enfoque es conocido como validación integrada.

Patrocinadores de portafolio son a menudo parte de la mesa directiva de la organización. En este nivel la validación proporciona un vínculo vital con el gobierno de la organización. Por lo general, el comité de auditoría de la organización tiene un deber general de garantizar que la junta tiene la seguridad de que lo que necesita. En una organización madura, esto significa que la validación de los proyectos, programas y portafolios fluye en última instancia, a través de la organización a la entidad encargada de la gestión empresarial.

 

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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