Gestión de recursos

General

Gestión de recursos cubre todos los aspectos del despliegue de los recursos que entregan el proyecto, programa o portafolio. Sus objetivos son:

• determinar la mejor manera de proveer recursos al trabajo;
• adquirir y movilizar los recursos necesarios;
• control de los recursos en todo el ciclo de vida;
• desmovilizar recursos al final del ciclo de vida; y
• ultimar todos los arreglos contractuales.

Los recursos necesarios en un proyecto, programa o portafolio incluyen a las personas, la maquinaria, los materiales, la tecnología, la propiedad y todo lo necesario para entregar la obra. Los recursos pueden ser obtenidos internamente de la organización anfitriona o adquiridos de fuentes externas.

Los tres componentes principales de la gestión de recursos son:

• Adquisiciones que se refiere principalmente a la identificación y selección de proveedores externos, pero muchos de los principios se pueden aplicar a asegurar proveedores internos. El grado de formalidad requerida dependerá de la complejidad de la cadena de suministro y el riesgo asociado.
  

• Ofertas de gestión del contrato con la continua relación entre el equipo directivo y los proveedores. Esto puede girar en torno a los términos de un contrato legal, un acuerdo interno de nivel de servicio o acuerdos quizá documentados simplemente para la oferta.
  

• Movilización se trata de obtener los recursos adecuados en el lugar adecuado en el momento adecuado. También cubre el ejercicio inverso de la desmovilización, cuando ya no se necesitan los recursos. 

  Un procedimiento sencillo es mostrado aquí abajo:

                                                                                                                               

 

Un plan de gestión de recursos inicialmente definirá como los recursos deben ser procurados, movilizados y controlados de acuerdo a reglas organizacionales. Esto puede incluir reglas para concurso de ofertas (licitaciones), contratación y gestión matricial para recursos internos. 

Puede que sea necesario producir un plan de gestión preliminar e iniciar la investigación de las opciones de asignación de recursos. Una vez que se han tomado decisiones acerca de cómo la gestión de recursos se aplica a un contexto específico, los pasos de la planificación y de iniciación pueden ser revisados con mayor detalle.

El paso de adquisición implica una evaluación de qué recursos se necesitan para completar el alcance del trabajo. El trabajo involucrado puede ser un proyecto importante en sí mismo y debe tener en cuenta factores tales como:

• las decisiones sobre si hacer o comprar ;
• el uso de proveedores integrados o múltiples individuales ;
• selección de proveedores ;
• relaciones con los proveedores ;
• las condiciones y formas de contrato o acuerdo ;
• métodos de pago, reembolso y / o carga transversal interna.

La adquisición de los recursos externos será normalmente a través de un procedimiento de contratación que supondrá un concurso de ofertas y da como resultado un contrato para el suministro de bienes y servicios.
Un gerente de P3 que desee adquirir una solución a las necesidades complejas o innovadoras puede no saber exactamente cuál es lo mejor para satisfacer las necesidades y puede entrar en un diálogo con los posibles proveedores para ayudar a desarrollar una solución. Cuando este es el caso, se necesita establecer y mantener normas claras sobre la divulgación de información de un proveedor potencial a otro para proteger la reputación del comprador y del cumplir con las leyes.

Cuando los recursos son adquiridos internamente, puede haber acuerdos de nivel de servicio o términos de referencia entre el proyecto, programa o portafolio y el departamento o función que proporciona el recurso.

La creación de la infraestructura de gestión y conseguir recursos para el lugar del proyecto se llama movilización. Los proyectos y programas son organizaciones temporales, mientras que un portafolio puede ser permanente o semi - permanente. Por lo tanto, mientras que la infraestructura para la gestión de un portafolio se moviliza una vez, para los proyectos y programas las infraestructuras se movilizan y se desmovilizan en forma regular.

Una vez en su lugar los recursos necesitan ser controlados. Esto implicará actividades como el seguimiento de los avances y la reprogramación de trabajo, la revisión de los contratos o acuerdos de nivel de servicio; responder a los problemas de recursos; introducción de nuevos recursos y el cierre de los contactos.

Por último, al final de la obra, la infraestructura de recursos debe ser desmantelado incluyendo la venta de activos de capital, el cierre de los contratos y la redistribución del personal interno.

 

Proyectos, programas y portafolios

Algunos proyectos serán completamente internos, utiliza solamente los recursos de la organización anfitriona. En esta situación, el director del proyecto puede no necesitar una gran experiencia en los procedimientos de contratación y contratos formales pero necesitará una buena negociación y habilidades que influyen para competir por los recursos limitados. El patrocinador del proyecto tendrá un papel importante que desempeñar para garantizar que la organización de acogida se compromete a proporcionar los recursos internos necesarios.

Esto significa que al final del proceso de identificación hay un firme compromiso de proporcionar los recursos para el proceso de definición y un principio de acuerdo para proporcionar los recursos necesarios para el proceso de entrega.

Proyectos complejos más grandes utilizarán una mezcla de recursos internos y externos. El director del proyecto puede necesitar el apoyo de especialistas que tienen experiencia en negociaciones de selección y contrato de proveedor.

Los diferentes elementos de un programa tendrán diferentes necesidades de recursos. Es muy posible que los proyectos hagan un mayor uso de recursos externos, mientras que la gestión y realización de los beneficios del cambio se hace principalmente con recursos internos.

El director del programa deberá tener en cuenta factores tales como:

• elementos de la infraestructura de gestión que puede ser compartida entre los proyectos;
• oportunidades para la adquisición pan-programa;
• proyectos con requerimientos específicos de recursos;
• estructuración por tramos para hacer el uso de recursos más eficiente.

Proyectos y programas a veces se inician sin las implicaciones de recursos porque no se entienden completamente. Los programas, en particular, tienen un impacto de gran alcance en la organización de acogida a través de la necesidad de implementar el cambio y obtener beneficios, así como entregar los resultados del proyecto. Todos los aspectos de la gestión de recursos necesitan ser investigadas durante el proceso de definición y los resultados ampliamente comunicados a las partes interesadas.

La infraestructura de un portafolio suele ser permanente, pero no necesariamente constante. En un ciclo de planificación del portafolio puede ser muy extenso y en otro puede ser relativamente modesta. Las demandas de recursos de un portafolio variarán naturalmente en función del número de proyectos y programas concurrentes. En la gestión de un proceso de portafolio, el equipo directivo debe equilibrar constantemente el compromiso de los proyectos y programas con la capacidad de la organización de acogida para proporcionar los recursos necesarios.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción