Umum
Dukungan adalah salah satu layanan spesialis dan administrasi yang dilakukan atas nama manajer proyek, program, atau portofolio. Infrastruktur pendukung dapat diatur dengan berbagai cara dengan berbagai peran di kalangan manajemen P3. Salah satu penetapan tujuan definitif untuk dukungan tidak praktis tetapi biasanya digambarkan dengan daftar yang lebih luas seperti diperlihatkan di bawah ini:
- menyediakan dukungan administrasi kepada manajer P3;
- mendukung tata laku manajemen P3;
- menyediakan dukungan teknis spesialis;
- melakukan jaminan.
Administrasi rutin diminta di semua proyek, program, dan portofolio. Pada proyek kecil, ini bisa dibentuk oleh manajer proyek, tetapi pada proyek menengah hingga besar dan semua program dan portofolio, manajer P3 membutuhkan dukungan untuk menangani administrasi harian.
Beberapa proyek dan kebanyakan program dan portofolio juga mensyaratkan keahlian spesialis di bidang risiko, kualitas, atau keuangan.
Fungsi dukungan administrasi dapat beroperasi pada tingkat yang berbeda tergantung pada bagaimana ini diatur. Ini bisa menyediakan:
-
bantuan administrasi dalam bidang seperti perencanaan, manajemen risiko, kendali perubahan dll.;
-
sekretariat untuk rapat dan layanan logistik untuk anggota tim manajemen;
-
dukungan teknis meliputi kegiatan mengumpulkan, menganalisis, dan memperlihatkan informasi perkembangan, mengelola ketergantungan, dan menangani komunikasi dengan para pemangku kepentingan;
-
jaminan struktur tata laku dan praktik manajemen P3 standar melalui audit, cek kesehatan, dan tinjauan akhir fase.
Fungsi dukungan yang lebih canggih juga mencakup:
-
kondisi subjek dari masalah keahlian untuk memastikan bahwa ada akses ke semua perangkat dan teknik;
-
pelatihan, pembinaan, dan mentoring untuk tim manajemen proyek, program, atau portofolio;
-
menjaga infrastruktur, momentum dan mengarahkan dukungan komunitas praktisi;
-
meningkatkan, menyesuaikan, dan mengukur kemampuan untuk mencapai tingkat kematangan yang lebih tinggi;
-
memiliki dan menggunakan perangkat dan teknik standar.
Infrastruktur pendukung P3 bisa mencakup satu orang hingga tim yang lebih besar yang memiliki berbagai peran dan terdiri atas para spesialis, di antaranya adalah:
- perencana dan pembuat jadwal (scheduler);
- ahli biaya (cost engineer);
- pakar dalam hal tertentu sesuai bidangnya;
- staf jaminan;
- manajer konfigurasi.
Seluruh infrastruktur dapat dibagi menjadi beberapa kantor, ada yang sementara dan ada yang permanen. Sebagai contoh, kantor pendukung bisa menyediakan dukungan administrasi pada proyek atau program khusus. Kantor ini kemudian akan dibongkar bila pekerjaan telah selesai. Sebaliknya, kantor yang mendukung secara luas satu organisasi memiliki dukungan permanen yang berperan bebas terhadap independensi kreasi dan penyelesaian setiap bagian pekerjaan individual.
Bagian infrastruktur mencerminkan konteksnya, tetapi kelompok komponennya harus memiliki maksud dan lingkup yang ditetapkan secara jelas, dan harus dikomunikasikan kepada tim pengirim dan diperkuat secara berkala.
Proyek, program, dan portofolio
Bila satu proyek merupakan bagian dari program atau portofolio, proyek yang mendukung fungsi akan selalu disediakan oleh kantor program atau kantor portofolio.
Pada proyek yang lebih kecil dan berdiri sendiri yang tidak dapat menyesuaikan pengeluaran tambahan (overhead) dari organisasi pendukung, maka pekerjaan administrasi akan menjadi tanggung jawab manajer proyek. Ini mengharuskan adanya reaksi terhadap ‘birokrasi’ ketika manajer proyek diminta untuk menghabiskan banyak waktu menghasilkan dokumentasi standar. Beberapa organisasi memiliki fungsi sentral untuk perencanaan, manajemen finansial, pengadaan dll., yang dapat menyediakan bantuan dalam keadaan seperti ini.
Dengan dukungan sponsor, manajer proyek dari proyek kecil dan berdiri sendiri (stand-alone) harus mencari sebanyak mungkin bantuan administrasi setiap hari. Melakukan percepatan (shortcut) administrasi bahkan pada proyek yang paling kecil sering terjadi kegagalan.
Berdasarkan manajemen proyek setiap hari, manajer proyek harus menyediakan dukungan lainnya. Ini mencakup CPD melalui komunikasi praktis, nasihat karier, atau mengelola transisi antara satu proyek ke proyek berikutnya. Di bagian ini, dukungan untuk profesi dan disiplin manajemen proyek disediakan oleh infrastruktur tata laku (governance).
Program atau proyek kompleks yang besar, cukup besar untuk membawa overhead fungsi dukungan dan juga bisa memiliki akses fungsi pendukung sentral. Fungsi pendukung program harus memiliki keahlian melakukan layanan tambahan yang diminta. Ini secara khusus meliputi dukungan manajemen perubahan, manajemen manfaat, dan bagian proyek.
Tim manajemen program memutuskan bagaimana mengatur organisasi pendukung di seluruh program, misal, apakah seseorang mendukung fungsi yang akan melakukan program dan semua proyek komponennya, atau apakah beberapa, atau semua, proyek akan memiliki fungsi pendukung proyek secara terpisah.
Beberapa organisasi memiliki banyak departemen atau portofolio regional, sedangkan yang lainnya memiliki portofolio tunggal, dan portofolio dengan organisasi luas. Pada kasus berikutnya, portofolio dan infrastruktur tata laku merupakan hal yang sama secara efektif. Ini sering diacu sebagai PMO dan juga struktur organisasi permanen yang tujuannya diputuskan oleh apakah portofolio standar atau terstruktur.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
