Umum
Kata memimpin berasal dari kata pimpin, yaitu istilah umum dari bahasa Eropa Bagian Utara seperti Anglo-saxon, Belanda, dan Swedia. Kata ini berarti jalur, jalan,perjalanan, atau kapal di laut. Dengan demikian, pemimpin berarti seseorang yang menjadi pemandu dalam perjalanan karier.
Namun, pemimpin memiliki banyak definisi karena kata ini dicoba digunakan di berbagai konteks. Secara sederhana dalam konteks manajemen P3, kepemimpinan didefinsikan sebagai seseorang yang:
- memberikan fokus dan berkomitmen mencapai tujuan;
- memberi inspirasi kepada anggota tim untuk mencapai tujuan.
Teori kepemimpinan berkisar antara seorang pemimpin dan yang dipimpin. Hubungan manajerial yang paling mendasar dijelaskan oleh McGregor dalam uraiannya tentang Teori X dan Teori Y serta manajernya yang dilibatkan dalam gagasan transaksional dan pemimpin.
Seorang pemimpin yang berdasarkan pada perintah dan terstruktur (transaksional) yakin bahwa persyaratan yang disetujui akan mendapatkan penghargaan dan hukuman atas pencapaiannya serta dipahami, demikian sebaliknya bila ada kekurangannya. Ini adalah proses timbal-balik yang dilakukan agar sesuai dengan tujuan yang ditetapkan, mengkomunikasikan rencana, dan menjelaskan apakah anggota tim atau penyedia akan menerima sesuai dengan usaha yang dilakukan. Pendekatan ini utamanya menyesuaikan tujuan utama keemimpinan dan dicerminkan di banyak bidang manajemen P3, seperti manajemen persyaratan, proses definisi dan manajemen kontrak.
Pemimpin transformasional adalah seseorang yang bekerja dengan cara apa pun yang memungkinkannya membantu orang lain memperoleh apa yang menjadi hak mereka dan menjadi pemimpin mereka. Mereka membantu orang lain bertranformasi dan mencapai lebih dari yang telah ditetapkan. Pendekatan ini mengarah pada tujuan kedua dan ditunjukkan di banyak model kepemimpinan yang berhubungan dengan gaya pemimpin untuk mengembangkan tim yang dipimpinnya.
Lingkungan P3 berdasarkan definisi bersifat sementara. Tim bersatu untuk mencapai tujuan dan dibagi menjadi beberapa tim untuk menyelesaikan satu pekerjaan. Model tim kerja menjelaskan bagaimana tim bekerja melalui tahap pengembangan tertentu. Banyak model kepemimpinan seperti Hersey dan Blanchard, serta Blake dan Mouton, memperlihatkan bagaimana gaya pemimpin harus selaras dengan gaya tim. Ini sering disebut kepemimpinan situasional.
Tentu saja, tim terdiri atas beberapa individu dan individu-individu tersebut diberi motivasi dengan berbagai macam hal. Prinsip-prinsip dasar motivasi dijelaskan dalam model seperti Maslow dan Hertzberg dan manajer P3 perlu memahami setiap individu dalam tim dan perkembangan bersama mereka.
Variabel unik lainnya dalam P3 adalah siklus hidup. Tim yang berbeda dapat ditarik dari siklus hidup yang berbeda dan tim yang memiliki jarak fase yang berbeda dapat bereaksi dengan cara yang berbeda. Keahlian penting setiap pemimpin adalah manajemen konflik. Sifat alami konflik juga dipengaruhi oleh urutan pekerjaan melalui fase siklus hidup yang berbeda.
Aspek-aspek ini didasarkan pada hal-hal yang perlu dilakukan oleh seorang pemimpim sesuai model tindakan kepemimpinan terpusat yang dikemukakan oleh Adair. Model kepemimpinan ini memperlihatkan bagaimana menyeimbangkan komponen pekerjaan (objektif), tim, dan individual yang berbeda.
Pada akhirnya, posisi pemimpin ‘dijamin’ oleh pengikut yang akan mengikuti apa yang telah diputuskan. Keputusan dipengaruhi oleh pemimpin menggunakan gaya kepemimpinan yang sesuai yang harus diperhitungkan dalam berbagai situasi dan juga kesiapan orang yang akan mengikuti.
Kesiapan anggota tim untuk mengikuti pemimpin tergantung pada tingkat persepsi mereka pada ‘kekuasaan’ pemimpin. Namun, ini tidak semurni pemimpin transaksional seperti yang dijelaskan oleh Montana dan Charnov yang penerapannya disamakan dengan pada gaya-gaya kepemimpinan transaksional.
Setiap individu memiliki gaya kepemimpinan yang diinginkan dengan caranya sendiri. Ini adalah gaya yang digambarkan secara otomatis dalam banyak situasi. Gaya ini digambarkan dalam teori McGregor, yaitu Teori X dan Teori Y. Bagian terberat dari kepemimpinan seorang manajer P3 menggambarkan gaya kepemimpinan yang berbeda untuk tim yang berbeda pada fase yang berbeda dalam siklus hidup. Sebagian besar gaya kepemimpinan ini tidak diinginkan.
Proyek, program, dan portofolio
Hubungan antara seorang pemimpin dengan timnya terbentuk pada saat pengembangan proyek. Pproyek kecil dengan tim kecil menghasilkan situasi yang berbeda untuk calon pemimpin. Manajer proyek dalam proyek kecil dan tidak kompleks membangun hubungan dalam tim dengan cepat. Situasi ini sering diperparah dengan fakta yang ada. Dalam situasi tertentu, proyek dalam suatu organisasi matriks yang terdiri atas beberapa anggota tim memiliki manajer dari departemen yang berbeda.
Manajer departemen ini gagal memperoleh ‘kekuasaan yang sah’ dan sebagian besar ‘kekuasaan penghargaan (reward power)’ dijelaskan oleh Montana dan Charnov. Manajer proyek harus mencari cara untuk mengembangkan kekuasaan sah mereka sepanjang ‘kekuasaan pakar (expert power)’ dan kemungkinan ‘referent power’. Kewenangan ini harus mendapatkan sponsor kuat yang berkomitkmen untuk melihatnya secara objektif.
Nilai yang diinginkan pengikut seharusnya jangan dianggap remeh, terutama dalam konteks proyek kecil. Maturitas kemampuan organisasi sangat penting di lingkungan proyek kecil karena dalam suatu organisasi yang matang, kemampuan organisasi sudah lebih dikenal dalam konteks manajemen proyek dan memiliki tingkat yang lebih tinggi sebagaimana oleh Hersey dan Blanchart disebut ‘kesiapan pengikut’.
Seiring semakin kompleknya suatu proyek akan ada lebih banyak waktu untuk membangun hubungan antara pemimpin-pengikut. Tim yang memiliki waktu untuk membangun hubungan sesuai dengan model tim kerja dan manajer P3 berpeluang untuk menerapkan prinsip-prinsip kepemimpinan situasional.
Ketika pemimpin meminta pengikut untuk mematuhi peraturan, mereka sendiri juga harus mematuhinya. Proyek akan menjadi bagian dari program atau portofolio yang juga memiliki pemimpin. Seorang manajer proyek selain harus menjadi pemimpin yang kuat, ia juga harus mampu menjadi anggota tim yang efektif baik pada program maupun portofolio.
Pada progam, portofolio, dan proyek yang lebih besar, masalah utama kepemimpinan adalah waktu. Manajer P3 mungkin akan lebih terisolasi dibandingkan beberapa anggota tim atau seluruh tim. Meskipun beberapa aspek kepemimpinan manajerial didelegasikan, kepemimpinan dengan visi tingkat tinggi harus disediakan untuk proyek, program, atau portofolio secara keseluruhan. Salah satu aspek kepemimpinan manajer P3 adalah berbagi dengan sponsor dan kemitraan secara efektif dan jelas sehingga memperbesar peluang sukses.
Sifat alami program juga memengaruhi gaya kepemimpinan. Berikut ini ditetapkan dalam program:
- tujuan harus lebih visioner dibandingkan penetapan proyek;
- banyak orang perlu dipimpin oleh pemimpin mereka sendiri;
- manajemen perubahan mempengaruhi cakupan pemangku kepentingan yang luas.
Visi lebih sulit dikomunikasikan dibandingkan penetapan spesifikasi produk. Seorang manajer program harus memperoleh kredibilitas dan kewenangan melalui kekuasaan pakar dan bukan melalui kepemimpinan visioner (kekuasaan karisma) yang layak utuk semua program dan anggota tim proyek.
Seorang manajer program harus memiliki keahlian kepemimpinan yang kuat sehingga dapat mengambil keputusan secara kredibel bersama tim manajer proyek dan manajer perubahan bisnis. Ini berlaku terutama bila tindakan terbaik untuk melayani program berbeda dengan tindakan manajer proyek atau manajer perubahan bisnis yang memiliki ketertarikan bisnis seperti biaya terbaik.
Kepemimpinan portofolio yang terstruktur merupakan kepemimpinan paling visioner dalam hal sifat alaminya sebagai portofolio tunggal untuk mencapai tujuan strategi organisasi itu sendiri. Jelasnya, kekuasaan yang menjadi rujukan sangat penting dalam hal ini dan membangun komitmen pengikut untuk menetapkan visi portofolio hampir sama dengan komitmen untuk strategi dan visi perusahaan. Jenis hubungan di sini secara khusus merupakan suatu organisasi yang matang.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
