Per raggiungere i livelli 4 e 5 di maturity l’organizzazione deve essere in grado di valutare quantitativamente le proprie prestazioni e di utilizzare queste informazioni per migliorare continuamente.
Il principio guida del livello 4 è che la prestazione viene misurata quantitativamente. Salendo dal livello 3 al livello 4 di maturity, un’organizzazione sposta la sua attenzione dall’essere efficace al diventare efficiente, pur rimanendo efficace.
Al livello 4 sarebbe possibile identificare gli attributi dei singoli processi, ma i principi della misurazione quantitativa delle prestazioni sono comuni a tutti i processi.Nell’approccio alla valutazione della capability maturity di Praxis, queste funzioni di alto livello sono valutate come parte dei processi di gestione del portfolio
Praxis utilizza quattro funzioni di alto livello della sezione conoscenza per valutare la maturity ai livelli 4 e 5. Queste affrontano gli aspetti generali del contesto dei singoli progetti, programmi e portfolio, insieme alla professionalità di coloro che li consegnano.
Livello 4
Indicatori | Attributi di livello 4 |
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Prestazioni di consegna del progetto, programma o portfolio | È istituito un organismo che è il responsabile ultimo delle prestazioni di tutti i progetti, programmi e portfolio dell’organizzazione sede. La consegna degli obiettivi è misurata quantitativamente e registrata. | L’organismo ‘titolare’ di tutti I progetti, programmi e portfolio dell’organizzazione può assumere varie forme. Potrebbe essere un consiglio di amministrazione della società, un Comitato di Portfolio o un gruppo espressamente costituito come un Project, Programme e Portfolio Management Office (PMO). |
Comunità di Pratica | Esiste una comunità di pratica del project, programme e portfolio management. Questa comunità ha la responsabilità di definire e misurare i criteri di prestazione del project, programme e portfolio management. | Nelle organizzazioni più piccole sarà sufficiente una sola comunità di pratica che si occupa di tutto il project, programme e portfolio management. Quando la complessità dei progetti, programmi e portfolio aumenta, può essere opportuno avere comunità che si occupano di aree specialistiche, come la gestione del rischio o la garanzia. |
Gestione della conoscenza | Il sistema di gestione della conoscenza registra i dati della misurazione quantitativa delle funzioni e dei processi. Tale sistema può identificare i punti di forza, i punti di debolezza e le tendenze. | Molti sistemi di gestione della conoscenza sono destinati a gestire informazioni testuali, come le lezioni apprese. Al livello 4 il sistema deve permettere l’analisi quantitativa dei dati di prestazione. |
Apprendimento e sviluppo | I programmi di apprendimento e sviluppo includono valutazioni formali per quantificare i livelli individuali di conoscenza e di prestazione. | Questo non si riferisce a prove o qualifiche che sviluppano persone competenti, in quanto quelle sono un requisito di livello 2. L’apprendimento e sviluppo di livello 4 riguarda la valutazione collettiva per confermare che i livelli di conoscenza e competenza sono mantenuti e che ne è ben compreso il ritorno sull’investimento. |
Livello 5
Il principio guida del livello 5 è che le metriche di prestazione sono utilizzate per migliorare continuamente la consegna dei progetti, programmi e portfolio. Il miglioramento continuo può essere lento e incrementale oppure raggiunto per passi significativi. Quest’ultimo passerà di solito attraverso una rilevante innovazione e cambiamento dei processi di gestione.
Indicatori | Attributi di livello 5 | |
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Prestazioni di consegna del progetto, programma o portfolio | È presente un organismo che è responsabile del miglioramento continuo della consegna di tutti i progetti, programmi e portfolio dell’organizzazione sede. Questo organismo ha autorità nelle aree dell’organizzazione sede che costituiscono l’ambiente di ciascun progetto, programma o portfolio. | La capacità di realizzazione degli obiettivi è spesso condizionata da fattori esterni al cuore della disciplina e della professione dei progetti, programmi e portfolio. Per realizzare il miglioramento continuo l’organismo ‘titolare’ di tutti i progetti, programmi e portfolio deve avere un certo grado di autorità nell’ambiente esterno all’ambito dei progetti, programmi e portfolio. |
Comunità di Pratica | La comunità di pratica è coinvolta attivamente in comunità analoghe esterne all’organizzazione sede. Si occupa del benchmarking, dell’identificazione di approcci innovativi e dell’implementazione dei cambiamenti ai sistemi e ai processi dell’organizzazione sede. | La comunità (o le comunità) di pratica manterranno collegamenti esterni con altre organizzazioni e organismi professionali al fine di identificare innovazioni che possono realizzare un cambio di passo nel miglioramento continuo. |
Gestione della conoscenza | Il sistema di gestione della conoscenza viene utilizzato per identificare le aree di possibile miglioramento e per monitorare l’effetto dei cambiamenti ai sistemi, alle procedure e ai processi dell’organizzazione sede. | Il sistema di gestione della conoscenza può non includere strumenti di analisi ma deve rendere possibile un’interrogazione da cui estrarre dati idonei agli strumenti di analisi. |
Apprendimento e sviluppo | I programmi di apprendimento e sviluppo comprendono processi formali di sviluppo professionale continuo (CPD). | A questo livello l’organizzazione si aspetterà che i project, programme e portfolio manager si assumano la responsabilità del loro personale sviluppo e monitorerà l’impegno da essi profuso nel CPD. |
Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione
