Validação

Geral

A Validação é o conjunto de atividades sistemáticas destinadas a assegurar que os objetivos e processos de gestão de um projeto, programa ou portfólio sejam adequados ao seu propósito.

Os objetivos da validação são:

• revisar o planejamento de gestão;
• monitorar a eficácia das funções e processos;
• dar às partes interessads a confiança de que o trabalho está sendo gerenciado de forma eficaz e eficiente.

As metas de validação podem ser divididas em duas categorias simples: os objetivos do trabalho (produtos, resultados ou benefícios) e os processos (projeto, programa ou portfólio) projetados para alcançá-los.

Os objetivos geralmente serão objeto de técnicas de controle de qualidade, que serão definidas nos adequados planos de gestão. O papel da validação é auditar os planos de gestão para assegurar que os padrões apropriados tenham sido estabelecidos e verificar se os resultados do controle de qualidade foram cumpridos.

Seus processos e procedimentos também devem ser definidos nos planos de gestão. A função de validação deve verificar se os planos de gerenciamento apropriados estão em vigor, se os processos e procedimentos estão adequados ao propósito e se os recursos competente os estão aplicando.

A validação é de responsabilidade do patrono P3. Qualquer pessoa que execute a validação deve ser independente da gerência e das equipes de entrega, e reportar-se diretamente ao patrono. Os recursos para a validação frequentemente virão de uma organização de suporte ou de um PMO (PMO - Project Management Office). É responsabilidade do patrono utilizar os resultados da validação para resolver quaisquer problemas e gerar confiança na equipe de gestão.

O desempenho da validação é um indicador chave do nível de capacidade e maturidade de uma organização. Ela é aceita como uma função chave no desenvolvimento da qualidade da gestão P3, mas não é isenta de problemas.

Thamhain e Wilemon identificaram que os 'procedimentos' são uma das principais fontes de conflito nos projetos. Isto pode ser interpretado de diferentes maneiras, mas quando auditores independentes chegam para verificar se certos procedimentos estão sendo seguidos, isso pode definitivamente causar preocupação entre a equipe de gestão e potencialmente levar a conflitos.

Portanto, o patrono deve não apenas aceitar a responsabilidade de garantir que a validação aconteça, mas também que ela dê uma contribuição visivelmente positiva. Há várias maneiras de se conseguir isso, por exemplo:

• A validação deve ser baseada no risco. Isto significa que ela se concentra nas áreas mais arriscadas do que está sendo validado. Se um projeto tem partes interessadas particularmente difíceis ou está implementando tecnologia altamente inovadora, então a validação deve se concentrar nessas áreas e não passar por um laborioso exercício de "lista de tarefas" em áreas mais simples da gestão. Se um programa está sendo administrado por um gerente de programa menos experiente, então isso seria um foco de validação baseado no risco.

• A validação deve ajudar, assim como a averiguar. É mais provável que surja um conflito se as pessoas que fazem a validação simplesmente aparecerem, verificarem os procedimentos e saírem. O papel de validação deve ser o de auxiliar e aconselhar, assim como o de revisar. As pessoas nesta função passam de projeto para projeto e de programa para programa. Eles estão na posição perfeita para promover as boas práticas e divulgar as lições aprendidas.

• A validação deve ser vista como um sinal do compromisso da organização em desenvolver a disciplina e a profissão da gerência P3 em vez de apenas um meio de controlar as pessoas.

A abordagem pretendida para a validação, os recursos necessários e as revisões programadas são todos estabelecidos no plano de gestão da validação. Como é responsabilidade do patrono assegurar que a validação seja implementada, este plano tem que ser preparado por ele ou delegado a alguém não envolvido na gestão do trabalho a ser validado.

 

Projetos, programas e portfólios

Para projetos isolados, é relativamente simples definir o que constitui validação "independente", mas nos programas é mais complexo.

A organização do programa é frequentemente responsável por validar os projetos componentes. Portanto, as pessoas que validam os projetos podem ser membros da equipe de gestão do programa. Claramente, eles não podem ter a responsabilidade de validar o programa, de modo que outros recursos independentes devem ser utilizados.

Para aumentar esta complexidade, o gerente do programa frequentemente cumpre o papel de patrono de projetos componentes e, nesta posição, tem a responsabilidade de validar o projeto, ao mesmo tempo em que tem que permanecer independente da validação do programa.

Uma organização mais madura pode reunir todos os seus recursos de validação em uma organização como um PMO que seja independente de todos os projetos e programas - e potencialmente independente de quaisquer portfólios. Isto depende inteiramente da natureza da organização, da escala e complexidade de seus projetos, programas e portfólios, de sua maturidade e capacidade e também de seu ambiente.

Alguns ambientes mais complexos podem precisar de várias equipes de validação. Por exemplo, em um ambiente regulado, pode haver uma equipe interna que se concentra na gestão eficaz e eficiente e uma equipe externa que se concentra na conformidade com os regulamentos.

Nesses ambientes, cada equipe terá seus próprios procedimentos e escopo planejados para atender às necessidades de um grupo de partes interessadas. É possível que a carga de trabalho da validação se torne onerosa e até mesmo impraticável. Nessas circunstâncias, o patrono deve conseguir que as diferentes equipes trabalhem de forma coordenada , compartilhando informações sempre que possível e assegurando que todos os aspectos sejam cobertos. Esta abordagem é conhecida como validação integrada.

Os patronos de portfólios fazem frequentemente parte do principal conselho de administração da organização. Neste nível, a validação proporciona um elo vital para a governança organizacional. Normalmente, o comitê de auditoria da organização tem o dever geral de garantir que a diretoria tenha a validação de que precisa. Em uma organização madura, isso significa que a validação de projetos, programas e portfólios flui através da organização para o órgão responsável através da governança corporativa.