Gestão das partes interessadas

Geral

A gestão das partes interessadas assegura que estas estejam adequadamente envolvidas em todos os aspectos do projeto, programa ou portofólio. Seus objetivos são:

  • assegurar que as opiniões e predisposições de todas as partes interessadas sejam compreendidas;
  • influenciar as partes interessadas a apoiar o trabalho sempre que possível;
  • maximizar o impacto das partes interessadas favoráveis;
  • minimizar o impacto das partes interessadas contrárias.

Parte interessada é o nome dado a todo indivíduo ou grupo com interesse no projeto, programa ou portfólio porque estão envolvidos no trabalho ou são afetados pelos resultados.

A maioria dos projetos, programas e portfólios terá uma variedade de partes interessadas com interesses diferentes e às vezes concorrentes. Estes indivíduos e grupos podem ter influência significativa sobre o eventual sucesso ou fracasso do trabalho.
Dado que a compreensão das partes interessadas é tão importante para outras funções, vale a pena investir um esforço significativo nisso no início do processo de identificação. Isto garantirá um resumo  mais robusto e um início mais eficiente para o processo de definição

O trabalho com as partes interessadas é um componente vital de muitos procedimentos funcionais. Por exemplo, a gestão de requisitos é baseado nos desejos e necessidades das partes interessadas, e o contexto de risco (e portanto a gestão de risco) é baseado na compreensão do apetite e atitude das partes interessadas em relação ao risco.
O procedimento de gestão das partes interessadas tem seis etapas. Ele começa com a etapa de planejamento que define o escopo e os objetivos da gestão das partes interessadas e resulta no plano de gestão das partes interessadas. A etapa de iniciação é realizada uma vez aprovado o trabalho e mobilizados os recursos necessários para gerenciar as partes interessadas.

 

 

A identificação das partes interessadas pode envolver entrevistas, brainstorming, listas de verificação, lições aprendidas, etc. A compreensão das relações entre as partes interessadas e suas diferentes áreas de interesse é geralmente alcançada através do mapeamento das partes interessadas. Os tipos comuns de partes interessadas incluem:

  • pessoal, contratados e fornecedores que estão realizando o trabalho;
  • indivíduos e grupos que são afetados pela criação de produtos ou resultados;
  • proprietários, clientes ou financiadores da organização anfitriã;
  • órgãos estatutários, reguladores e governamentais.

Mapas mais detalhados das partes interessadas avaliarão cada uma em termos de seu interesse no trabalho e sua influência sobre a forma como ele é realizado. Aqueles que têm a capacidade de afetar diretamente os objetivos são às vezes destacados como sendo os principais interessados.

São questões típicas a serem consideradas ao avaliar cada parte interessada:

  • Como elas serão afetados pelo trabalho?
  • Elas serão abertamente a favor, contra ou ambivalentes ao trabalho?
  • Quais são suas expectativas e como podem ser administradas?
  • Quem e/ou quais são as principais influências sobre a impressão das partes interessadas sobre o projeto?
  • Quem seria a melhor pessoa para se envolver com a parte interessada?

Uma vez que as partes interessadas tenham sido avaliadas, os planos podem ser postos em prática para comunicar com elas com o objetivo de influenciar seu interesse e influência. Os princípios de como as partes interessadas serão abordadas são descritos no plano de gestão das partes interessadas, enquanto as comunicações detalhadas são apresentadas em um plano de comunicação.

Os planos de comunicação com as partes interessadas que têm altos níveis de interesse e influência serão diferentes daqueles que têm baixos níveis de interesse e influência. Da mesma forma, a comunicação com as partes interessadas que são naturalmente positivas sobre o trabalho será diferente daquelas que são negativas.

O planejamento das comunicações identificará as pessoas ideais para se envolver com cada parte interessada. Em muitos casos, o gerente P3 assumirá a tarefa, mas também é útil recorrer a colegas, gerentes sênior ou outros que possam estar melhor posicionados. Envolver-se com mais partes interessadas de alto nível é muitas vezes o papel do patrono.

A gestão das partes interessadas se torna mais complexa quando as opiniões, papéis ou lealdades das partes interessadas, etc., mudam ao longo do ciclo de vida. Por esse motivo, as etapas de gestão das partes interessadas devem ser repetidas durante todo o ciclo de vida.

 

Projetos, programas e portfólios

Em um projeto pequeno, o gerente do projeto provavelmente será capaz de identificar quem são todos os interessados, talvez com a ajuda do patrono. Um simples mapa das partes interessadas será suficiente e as atividades de comunicação poderão ser incluídas no plano do projeto. A gestão das partes interessadas é uma atividade importante, mesmo nos projetos menores. Os gerentes de projeto podem fazer uma grande diferença para o eventual sucesso do projeto simplesmente garantindo que eles entendam os interessados e que dediquem tempo para interagir com eles e influenciá-los.

Nos programas e projetos maiores, os mapas das partes interessadas devem ser criados em diferentes níveis e serão de responsabilidade dos gerentes de projeto e do gerente de programa, respectivamente. As partes interessadas só devem aparecer em mapas onde tenham um interesse ou influência identificável. Aqueles que têm interesse em um projeto devem estar no mapa de nível de projeto. Aqueles com interesse em múltiplos projetos, ou operações correntes sendo afetadas pelos projetos, também devem aparecer no mapa em nível de programa.

Quando as partes interessadas têm interesse em vários projetos, o mapa em nível de programa deve diferenciar claramente seus interesses e influência em cada um deles. Isto assegura que as partes interessadas apareçam em apenas um plano de comunicação e evita o perigo de mensagens cruzadas.

A equipe de apoio ao programa manterá a documentação das partes interessadas e poderá incluir um especialista em comunicação. Ela também manterá contato, conforme apropriado, com as comunicações corporativas ou com uma função de suporte de portfólio, quando houver.

Em um portfólio estruturado, a equipe de gestão precisa coordenar a atividade de gestão das partes interessadas de todos os projetos componentes, programas e áreas de negócios dentro ou afetado pelo portfólio. Têm também que manter um plano de gestão de partes interessadas em nível de portfólio que precisa cobrir aspectos como, por exemplo:

  • a política geral de gestão das partes interessadas, incluindo os principais grupos e interfaces;

  • como a política de gestão das partes interessadas será monitorada;

  • como será coordenada e apoiada a gestão das partes interessadas a nível de projetos e programas;

  • conquistar e divulgar o suporte da alta administração aos processos e conteúdos do portfólio.

A gestão das partes interessadas pode ser uma das atividades mais desafiadoras dentro de portfólios estruturados. A gestão de mudanças em todo o portfólio pode ser prejudicada se houver áreas locais de uma organização com pouco comprometimento das partes interessadas.

 

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