Gestión de interesados

General

Gestión de los interesados se asegura de que las partes interesadas participen adecuadamente en todos los aspectos del proyecto, programa o cartera. Sus objetivos son:

• Asegurar que se entienden las opiniones y actitudes de todos los interesados;
• Fomentar que la influencia de interesados sean de apoyo al trabajo siempre que sea posible ;
• Maximizar el impacto de los actores de apoyo; y
• Minimizar el impacto de los interesados negativos.

Las partes interesadas son individuos o grupos con un interés en el proyecto, programa o portafolio porque están involucrados en el trabajo o afectadas por los resultados. La mayoría de proyectos, programas y portafolios tendrán una variedad de interesados con intereses diferentes y a veces en competencia. Estos grupos individuales pueden tener una influencia significativa sobre el éxito o fracaso del trabajo.

Trabajo con interesados es componente vital de muchos procedimientos funcionales. Por ejemplo, gestión de requerimientos está basada en los deseos y necesidades de los interesados y el contexto de riesgo es basado en el entendimiento del apetito del interesado y su actitud hacia el riesgo.

El procedimiento de gestión de los interesados tiene seis pasos. Principia con el paso de planificación que define el alcance y los objetivos de la gestión que resultan en el plan de gestión de los interesados. El paso de iniciación es ejecutado una vez que el trabajo sea aprobado y los recursos necesarios para gestionarlos son movilizados.

 

 

 

La identificación de las partes interesadas puede incluir entrevistas, lluvia de ideas, listas de control, las lecciones aprendidas, etc. Entender las relaciones entre los actores y sus diferentes áreas de interés se logra por lo general a través de la gestión de mapas de los interesados. Los tipos más comunes de los grupos de interés incluyen:

• Personal, contratistas y proveedores que están realizando el trabajo;
• Personas y grupos que se ven afectados por la creación de productos o resultados;
• Propietarios, clientes o proveedores de fondos de la organización de acogida;
• Organismos legales, reglamentarios y gubernamentales.

Mapas más detallados de las partes interesadas evaluarán cada grupo de interés en función de su interés en el trabajo y la influencia sobre la forma en que se realiza. Los que tienen la capacidad de afectar directamente los objetivos a veces se destacaran por ser los principales interesados.

Los problemas típicos a tener en cuenta en la evaluación de cada uno de los interesados son:

• ¿Cómo van a ser afectados por el trabajo?
• ¿Serán abiertamente a favor, en contra o ambivalente con el trabajo?
• ¿Cuáles son sus expectativas y cómo pueden ser manejadas?
• ¿Quién y / o cuáles son las influencias principales en vista de las partes interesadas del proyecto?
• ¿Quién sería la mejor persona para interactuar con el actor?

Una vez que las partes interesadas han sido evaluadas, los planes se pueden poner en marcha para comunicarse con ellos con el fin de influir en su interés y actuaciones. Los principios de la forma en que se acercaron a las partes interesadas se describen en el plan de gestión de los interesados, mientras que las comunicaciones detalladas se establecen en un plan de comunicación.

Los planes para la comunicación con las partes interesadas que tienen altos niveles de interés e influencia serán diferentes de los que tienen bajos niveles de interés e influencia. Del mismo modo, la comunicación con las partes interesadas que son naturalmente positivas sobre el trabajo será diferente de los que son negativos.

La planificación de las comunicaciones identificará las personas ideales para comprometerse con cada grupo de interés. En muchos casos, el administrador de P3 se enfrentará la tarea, pero también es útil hacer un llamamiento a los compañeros, directivos u otras personas que pueden estar en mejores condiciones. Compromiso con más partes interesadas de alto nivel es a menudo el papel del patrocinador.

Gestión de los grupos de interés se vuelve más compleja cuando las opiniones, roles o lealtades etc. de los interesados cambian a lo largo del ciclo de vida. Por esa razón, las medidas de gestión de los grupos de interés deben repetirse a lo largo del ciclo de vida.

 

Proyectos, programas y portafolios

En un pequeño proyecto, el director del proyecto, probablemente será capaz de identificar todos los actores, tal vez con la ayuda del patrocinador. Un simple mapa de los interesados será suficiente y las actividades de comunicación pueden ser incluidas en el plan del proyecto. Gestión de los grupos de interés es una actividad importante, incluso en el más pequeño de los proyectos. Los gerentes de proyecto pueden hacer una gran diferencia para el éxito final del proyecto, simplemente asegurando que entienden sus grupos de interés y toman tiempo para participar e influir en ellos.

En los programas y proyectos grandes mapas de actores se deben crear en los diferentes niveles y estarán a cargo del gerente de programa y de proyecto, respectivamente. Los interesados sólo deben aparecer en los mapas en los que tienen un interés o influencia identificable. Los que tienen un interés en un proyecto debe estar en el mapa a nivel de proyecto. Los que tienen un interés en múltiples proyectos, o son afectados como-de-costumbre-en el negocio por los proyectos, también debe aparecer en el mapa a nivel de programa.

Cuando las partes interesadas tienen un interés en múltiples proyectos, el mapa a nivel de programa debe diferenciar claramente sus intereses e influencia en cada uno. Esto asegura que los actores aparecen en un solo plan de comunicación y evita el peligro de mensajes contradictorios.

Apoyo a los programas mantendrá la documentación de los interesados y puede incluir un especialista en comunicación. También se pondrá en contacto, según corresponda, ya sea con la comunicación corporativa o una función de apoyo de portafolio cuando exista.

En un portafolio estructurado, el equipo directivo tiene que coordinar la actividad de gestión de los interesados de todos los componentes de los proyectos, programas y business-as-usual áreas dentro del portafolio. También deben mantener un plan de gestión de los interesados de todo el portafolio que debe cubrir aspectos tales como:

• La política general de gestión de los interesados, incluidos los grupos de partes interesadas clave e interfaces;
• Cómo se monitoreará la política de gestión de los interesados;
• Cómo la gestión de las partes interesadas en el proyecto y el nivel de programa será coordinado y apoyado;
• Reunir y dar a conocer el apoyo de la alta dirección a los procesos de portafolio y su contenido.

Gestión de las partes interesadas puede ser una de las actividades más difíciles dentro de los portafolios estructurados. La gestión del cambio a través de la cartera puede ser socavada si hay áreas locales de una organización con un mal compromiso de las partes interesadas.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción