Qualitätssicherung

Allgemein

Zusicherung ist die Gesamtheit von systematischen Aktivitäten, die sicherstellen, dass Ziele und Managementprozesse eines Projekts, Programms oder Portfolios zweckmäßig sind.

Die Ziele der Zusicherung sind:

• Überprüfung der Managementplanung;
• Überwachung der Wirksamkeit von Funktionen und Prozesse;
• den Beteiligten die Gewissheit zu geben, dass die Arbeit effektiv und effizient durchgeführt wird.

Die Ziele der Zusicherung lassen sich in zwei einfache Kategorien unterteilen: (1) Ziele der Arbeit (Outputs, Ergebnisse oder Nutzen) und (2) Prozesse (Projekt, Programm oder Portfolio), mit denen Erstere erreicht werden sollen. Die Ziele sind in der Regel Gegenstand von Qualitätskontrollverfahren, die in den entsprechenden Managementplänen festgelegt werden. Die Aufgabe der Qualitätssicherung besteht darin, die Managementpläne zu prüfen, um sicherzustellen, dass angemessene Standards festgelegt wurden, und zu kontrollieren, dass die Ergebnisse der Qualitätskontrolle befolgt wurden.

Prozesse und Verfahren sollten auch in den Managementplänen dargelegt werden. Die Sicherungsfunktion sollte prüfen, ob entsprechende Managementpläne vorhanden sind, in denen Prozesse und Verfahren zweckmäßig dargestellt sind, sodass kompetente Arbeitskräfte diese anwenden können.

Für die Zusicherung ist ein P3-Sponsor zuständig. Jeder, der die Qualitätssicherung durchführt, muss von den Management- und Ausführungsteams unabhängig sein (ISO 9001) und direkt an den Sponsor berichten. Die Arbeitskräfte für die Qualitätssicherung werden häufig von einer speziellen Unterstützungsorganisation oder einem Projektmanagementbüro (PMO) gestellt. Es liegt in der Verantwortung des Sponsors, die Ergebnisse der Zusicherung zu nutzen, um etwaige Probleme zu lösen und das Vertrauen des Managementteams zu stärken.

Die Durchführung der Qualitätssicherung ist ein Schlüsselindikator für den Reifegrad einer Organisation und seinen Fähigkeiten. Sie wird als Schlüsselfunktion für die Entwicklung der Qualität des P3-Managements anerkannt, ist aber nicht unproblematisch.

Thamhain und Wilemon stellten fest, dass "Verfahren" eine der Hauptquellen von Konflikten in Projekten sind. Dies kann unterschiedlich interpretiert werden, aber wenn unabhängige Prüfer kommen, um zu kontrollieren, ob bestimmte Verfahren eingehalten werden, kann dies definitiv Besorgnis im Managementteam auslösen und möglicherweise zu Konflikten führen.

Daher sollte der Sponsor nicht nur die Verantwortung dafür übernehmen, dass die Zusicherung gewährleistet ist, sondern auch dafür, dass es einen sichtbaren positiven Beitrag leistet. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, dies zu erreichen, zum Beispiel:

• Die Zusicherung sollte risikobasiert sein. Das bedeutet, dass sie sich auf risikoreichere Bereiche des zu sichernden Vorhabens konzentriert sollte. Wenn ein Projekt besonders schwierige Probleme mit Interessenvertretern hat, oder eine hochinnovative Technologie einführt wird, dann sollte sich die Zusicherung auf diese Bereiche konzentrieren und nicht mühsame Fragebögen in einfachen Bereichen des Managements stellen. Wenn ein Programm von einem weniger erfahrenen Programmmanager geleitet wird, dann wäre dies ein Schwerpunkt von risikobasierter Sicherung.

• Zusicherung sollte sowohl unterstützen als auch kontrollieren. Es ist wahrscheinlicher, dass es zu Konflikten kommt, wenn die Personen, die die Zusicherungskontrolle durchführen, einfach auftauchen, vorhandene Verfahren überprüfen und wieder gehen. Die Rolle der Zusicherung sollte eine unterstützende, beratende und überprüfende sein. Die Mitarbeiter in dieser Funktion wechseln von Projekt zu Projekt und von Programm zu Programm. Sie sind in der idealen Position, um bewährte Verfahren zu fördern und gewonnene Erkenntnisse weiterzugeben.

• Zusicherung sollte als ein Zeichen des Engagements der Organisation für die Entwicklung der Disziplin und des Berufs des P3-Managements gesehen werden und nicht nur als ein Mittel zur Kontrolle von Mitarbeitern.

Der vorgesehene Ansatz zur Qualitätssicherung mit erforderlichen Arbeitskräften und geplanten Überprüfungen wird im Management Plan für die Zusicherung dargelegt. Da es in der Verantwortung des Auftraggebers liegt, sicherzustellen, dass die Zusicherung umgesetzt wird, muss dieser Plan vom Auftraggeber erstellt oder an jemanden delegiert werden, der nicht an der Leitung der zu assoziierenden Arbeit beteiligt ist.

 

Projekte, Programme und Portfolios

Bei Einzelprojekten ist es relativ einfach zu definieren, was eine "unabhängige" Bestätigung ist, aber bei Programmen ist es komplexer.

Die Programmorganisation ist häufig für die Sicherung von Teilprojekten verantwortlich. Daher kann es sich bei den Personen, die die Projekte sichern, um Mitglieder des Programmmanagement Team handeln. Natürlich können sie dann nicht die Verantwortung für die Sicherung des Programms allein tragen, sodass andere und unabhängige Sicherungskräfte eingesetzt werden müssen.

Zu dieser Komplexität kommt hinzu, dass der Programmmanager häufig die Rolle des Sponsors für Teilprojekte übernimmt und in dieser Position für die Projektsicherung verantwortlich ist, während er von der Programmsicherung unabhängig bleiben muss.

Eine reifere Organisation kann ihre gesamte Sicherungskapazität in einer Organisation wie einem PMO zusammenfassen, das von allen Projekten und Programmen - und möglicherweise auch von allen Portfolios - unabhängig ist. Dies hängt ganz von der Art der Organisation, dem Umfang und der Komplexität ihrer Projekte, Programme und Portfolios, dem Reifegrad ihrer Fähigkeiten und auch von ihrem Umfeld ab.

In einigen komplexeren Umgebungen können mehrere Sicherungsteams erforderlich sein. In einem regulierten Umfeld kann es beispielsweise ein internes Team geben, das sich auf die effektive und effiziente Verwaltung konzentriert, und ein externes Team, das sich auf die Einhaltung von Vorschriften konzentriert.

In solchen Umgebungen hat jedes Team seine eigenen Verfahren und seinen eigenen Aufgabenbereich, die auf die Bedürfnisse einer bestimmten Gruppe von Interessengruppen zugeschnitten sind. Es ist möglich, dass der Gesamtaufwand für die Qualitätssicherung lästig und sogar unpraktikabel wird. Unter diesen Umständen muss der Sponsor die verschiedenen Teams dazu bringen, koordiniert zu arbeiten, nach Möglichkeit Informationen auszutauschen und sicherzustellen, dass alle Aspekte abgedeckt sind. Dieser Ansatz wird als integrierte Prüfung bezeichnet.

Portfoliosponsoren sind oft Teil des Managementteams einer Organisation. Auf dieser Ebene ist die Zusicherung ein wichtiges Bindeglied zur Organisationsführung. In der Regel hat der Prüfungsausschuss der Organisation die allgemeine Aufgabe, dafür zu sorgen, dass der Vorstand die benötigte Sicherheit erhält. In einer ausgereiften Organisation bedeutet dies, dass die Sicherung von Projekten, Programmen und Portfolios letztlich durch die Organisation an das für die Unternehmensführung zuständige Gremium fließt.