Manajemen proyek, program, dan portofolio

Umum

Manajemen proyek, program, dan portofolio (MP3) merupakan penerapan metode, prosedur, teknik, dan kompetensi untuk mencapai penetapan tujuan yang telah ditentukan.

Tujuan manajemen P3 adalah untuk:

  • menyampaikan tujuan yang diinginkan kepada pemangku kepentingan dalam mengatasi
  • masalah yang direncanakan dan dikendalikan;

mengatur dan mengelola proses untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Investasi dalam manajemen P3 yang efektif akan memberikan manfaat baik pada organisasi maupun orang-orang yang terlibat dalam pencapaian tujuan pekerjaan. Ini akan:

  • menambah kemungkinan pencapaian hasil yang diinginkan;
  • meyakinkan penggunaan sumber daya yang efektif dan efisien;
  • memenuhi kebutuhan para pemangku kepentingan yang berbeda.

Pendekatan yang konsisten terhadap manajemen P3, yang digabung dengan penggunaan sumber daya komponen merupakan alat utama untuk mengembangkan maturitas kemampuan organisasi. Organisasi yang matang akan mencapai tujuan dengan sukses.

 

Manajemen proyek dan program

Proyek dan program memiiki pengertian yang sama dalam hal keunikan dan usaha sementara dilakukan untuk mencapai satu penetapan tujuan. Perbedaan antara proyek dan program terutama dalam hal kemampuan mengakomodasi tingkat kompleksitas lingkup yang berbeda-beda. Perbedaan dalam manajemen proyek dan manajemen program mencerminkan hal tersebut.

Unsur penting manajemen proyek dan program adalah:

  • memiliki alasan yang jelas mengapa pekerjaan perlu dilakukan;
  • mencapai persyaratan, fokus pada tujuan, memperkirakan sumber daya dan skala waktu;
  • mempersiapkan kasus bisnis untuk menjelaskan bahwa pekerjaan sesuai dengan yang diinginkan, dapat dicapai dan layak;
  • menjamin pendanaan pekerjaan;
  • mengembangkan dan melaksanakan rencana manajemen;
  • memimpin dan memotivasi tim manajemen dan pencapaian tujuan;
  • memata dan mengendalikan lingkup, jadwal, keuangan, risiko, dan sumber daya;
  • menjaga hubungan yang baik dengan pemangku kepentingan;
  • menutup proyek atau program yang bermasalah yang pengendaliannya tidak dapat disesuaikan.

Komponen yang berhubungan dengan kompleksitas lingkup sehingga karakteristuk manajemen program khusus adalah:

  • koordinasi proyek: mengidentifikasi, memulai, mempercepat, memperlambat, menetapkan ulang, dan mengakhiri proyek dalam program;

  • mengelola interdependensi di antara proyek, dan antar kegiatan manajemen perubahan proyek;

  • transformasi: mencapai hasil proyek dan mengelola perubahan dalam bisnis seperti biasa sehingga output mencapai tujuan outcome;

  • manajemen manfaat: menetapkan, mengkuantifikasi, mengukur, dan memantau manfaat.

Sponsor dan manajer membagi tanggung jawab untuk unsur-unsur ini dengan sponsor yang akhirnya bertanggung jawab atas pencapaian kasus bisnis.

Manajer bertanggung jawab atas perjalanan harian proyek atau program dan harus kompeten dalam enam aspek pencapaian tujuan:

dan jika ada relevansinya dengan lingkup pekerjaan:

Kompetensi dalam keahlian antarpersonil seperti kepemimpinan, pengaruh, komunikasi, dan manajemen konflik juga sangat penting.

Bila lingkup pekerjaan termasuk manfaat terdiri atas perubahan organisasi, manajer perubahan bisnis bertanggung jawab atas keberhasilan transisi dan realisasi manfaat.

 

Manajemen portofolio

Dalam standar portofolio, manajemen portofolio fokus pada peningkatan efektivitas dan efisiensi manajemen proyek dan manajemen program tentang berbagai (multiple) proyek dan program dengan tujuan yang independen.

Komponen inti manajemen portofolio standar adalah:

  • menetapkan infrastruktur untuk mendukung proyek dan program;

  • menentukan prosedur dan proses manajemen yang digunakan secara terus-menerus untuk proyek dan program;

  • koordinasi sumber daya terbatas, dengan menyesuaikan permintaan dan persediaan dan mengoptimalkan alokasi sumber daya yang tersedia.

Selain itu, struktur portofolio dapat mengkoordinasikan proyek dan program yang bersama-sama merealisasikan tujuan strategi organisasi. Tujuannya adalah menyeimbangkan pelaksanaan perubahan dan memelihara bisnis seperti biasa ketika mengoptimalkan pengembalian investasi (RoI).

Penambahan unsur inti struktur manajemen portofolioadalah:

  • menjaga portofolio yang diseimbangkan selaras dengan tujuan strategi dalam kondisi perubahan;

  • meningkatkan pencapaian tujuan proyek dan program melalui koordinasi, pandangan luas risiko portofolio, sumber daya, ketergantungan, dan jadwal;

  • mengoordinasikan perlunya perubahan dengan kapasitas bagian yang berbeda dari organisasi terhadap perubahan;

  • mengurangi biaya dengan menghilangkan biaya yang tumpang tindih dan bentuk pelaksanaan proyek dan program yang buruk.

Manajemen struktur portofolio harus secara terus-menerus mengkaji keseimbangan investasi dan manfaat, menciptakan, dan menutup proyek dan program bila perlu.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
24th March 2015Link to Italian page added

Manajemen proyek, program, dan portofolio

Kembali ke atas