Umum
Teknik penjadwalan waktu digunakan untuk membuat dan menyajikan jadwal yang menunjukkan kapan pekerjaan akan ditetapkan dan kapan produk dikirim. Tujuan penjadwalan waktu adalah untuk:
- membuat model penggunaan analisis numerik;
- menghitung tanggal komponen kerja;
- menentukan di mana terdapat fleksibilitas dalam jadwal.
Prosedur penjadwalan waktu ada tiga langkah.
Ketika pekerjaan telah diindentifikasi, maka model dibangun sehingga mencerminkan urutan pekerjaan dan waktu yang diminta untuk menyelesaikan setiap komponen. ‘Model logika’ ini harus ditambah dengan hambatan eksternal seperti keputusan eksternal (misal, persetujuan regulasi atau pengiriman komponen yang dihasilkan). Jika model mencerminkan logika internal pekerjaan dan hambatan eksternal, maka jadwal dihitung.
Kenyataan, langkah-langkah ini dilakukan tanpa pemahaman urutan. Model akan disesuaikan, hambatan akan dikaji dan penghitungan diulang sehingga dapat mencapai jadwal optimal.
Cakupan ketersediaan teknik pada model, jadwal, dan laporan pekerjaan dilakukan pada proyek, program, atau portofolio yang sangat luas. Pilihan teknik yang sesuai sangat tergantung pada konteks dan seberapa banyak informasi tersedia pada titik ketika penjadwalan sedang dilakukan. Misalnya, faktor-faktor yang memerngaruhi pilihan teknik akan berpengaruh pada:
- penjadwalan yang dilakukan dalam tahap identifikasi atau tahap pengiriman siklus hidup;
- lingkup pekerjaan ditetapkan dengan baik atau fleksibel (pendekatan tradisional versus agilitas).
- jadwal menunjukkan ringkasan jadwal lainnya;
- output ditujukan pada anggota tim pengiriman atau pemangku kepentingan eksternal;
- pekerjaan bersigat inovatif atau tidak pasti.
Penggunaan metode penjadwalan yang tidak sesuai dengan kebutuhan proyek, program, atau portofolio dapat menyebabkan masalah signifikan. Pendekatan yang terlalu kompleks akan menjadi semakin buruk dengan pendekatan yang sederhana, sehingga harus diperhatikan untuk memastikan teknik sudah sesuai dan diterapkan dengan benar.
Mekanisme paling umum untuk bangunan moel adalah diagram jaringan (network diagram) yang dibuat untuk semua kegiatan yang saling berhubungan untuk mencapai tujuan. Ini merupakan dasar untuk memperkirakan dan menjadwalkan pekerjaan dengan kecanggihan yang semakin bertambah. Bentuk penghitungan yang paling sederhana dari satu jadwal adalah critical path analysis (CPA). Menghitung CPA pada tanggal mulai dan tanggal berakhir tergantung pada kegiatan dalam jaringan. Beberapa kegiatan memiliki fleksibilitas (disebut melayang (float)) dan yang lainnya tidak. Urutan kegiatan tanpa kegiatan mengambang disebut critical path.
CPA memiliki banyak kelemahan. Pertama, CPA tidak memperhitungkan dampak pada jadwal dengan sumber daya terbatas. Ini disesuaikan dengan analisis lebih lanjut dalam penjadwalan sumber daya. Kedua, ini mengasumsikan estimasi waktu yang diminta untuk membentuk setiap kegiatan. Perkiraan merupakan ilmu tidak pasti dan ini jauh lebih realisistis dengan menggunakan cakupan durasi perkiraan daripada perkiraan titik tunggal. Ini disebut tkenik statistik seperti PERT atau Monte Carlo.
Setiap teknik yang digunakan untuk menghitung tanggal kegiatan, hasilnya secara khusus ditunjukkan sebagai satu bagian bar chart yang disebut Gantt chart.
Kelebihan utama diagram jaringan adalah dapat diperbarui sesering mungkin dengan informasi terbaru dan penghitungan ulang yang cepat. Ini merupakan proses yang berlangsung selama siklus hidup dan menggunakan informasi perkembang aktual untuk menyelesaikan pekerjaan.
Kegiatan dalam diagram jaringan mengalokasikan biaya dan waktu. Teknik yang mengombinasikan dampak waktu dan biaya sebagai bagian dari kendali proyek yaitu earned value management. Ini mengukur perkembangan dalam bentuk nilai yang dicapai melebihi alokasi waktu dan digunakan untuk memperkirakan perkembangan di masa mendatang yang lebih akurat dan penyelesaian berdasarkan pada perkembangan terhadap waktu.
Proyek, program, dan portofolio
Diagram jaringan paling mudah diterapkan pada proyek dibandingkan pada program, tetapi bahkan ini tidak menjadikannya pendekatan terbaik. Diagram jaringan secara ideal diterapkan dalam proyek tradisional di mana terdapat spesifikasi output yang unik. Dua contoh situasi di mana mereka tidak digunakan adalah:
-
proyek yang menghasilkan banyak produk berulang, misal proyek untuk membangun perumahan baru. Dalam kasus ini, teknik yang digunakan adalah garis keseimbangan yang bisa lebih sesuai.
-
proyek agilitas adalah kinerja kegiatan yang lebih mencair dan spesifikasi yang jelas tidak tersedia pada model dalam proses definisi. Proyek agilitas fokus pada teknik seperti timeboxes dan MoSCoW.
Kebanyakan penjadwalan waktu dihasilkan dengan bantuan paket perangkat lunak spesialis. Paket ini menyediakan kemampuan untuk membangun dan menganalisis model-model canggih suatu proyek, dan juga menyediakan kapasitas untuk membangun model yang sangat besar. Proyek menjadi semakin besar kompleks karena adanya godaan besar untuk membangun model yang lebih besar karena ketersediaan komputer saat ini yang membuat analisis dapat dilakukan dengan sangat cepat.
Namun, seni manajemen P3 mengandung pemahaman sebab dan akibat dari penerapan pekerjaan yang sedang dikelola. Dengan model yang lebih besar dan lebih canggih, manajer akan berusaha lebih keras dan memiliki perasaan yang baik atas sebab dan akibat ketika mengambil keputusan. Analisis kepekaan dapat berguna untuk menilai dampak faktor-faktor yang berbeda pada jadwal.
Membuat model homogen tunggal untuk program jarang berhasil. Program dan proyek yang lebih besar, harus membuat jadwal yang berlapis bisa dihubungkan dengan tahapan pencapaian penting atau diatur sebagai suatu hierarki. Idealnya, seri jadwal antar hubungan ini mencerminkan struktur organisasi menjadi beberapa tingkat sehingga individu-individu dapat menjadwalkan pekerjaan yang menjadi tanggung jawab mereka, walaupun tanpa jadwal tetap dan otomatis berubah dengan adanya pemutakhiran jadwal orang lain.
Tentu saja, jadwal ini tidak beroperasi namun harus diakomodasi dalam bentuk isolasi dan antar ketergantungan diantara mereka. Ini artinya bahwa sumber daya perencanaan spesialis muncul menjadi mereka sendiri, atau mungkin sebagai bagian dari kantor pendukung. Para spesialis dapat menilai dampak satu jadwal pada jadwal lainnya dengan menginterpretasikan dampak pada tim manajemen.
Ketergantungan logika antara proyek dengan program dalam portofolio harus diminimalkan. Jika ada ketergantungan signifikan antara dua proyek atau lebih, misalnya, tim manajemen portofolio harus mempertimbangkan apakah lebih efektif dikelola sebagai proyek tunggal atau program.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
