Umum
Delegasi adalah praktik memberikan wewenang dan tanggung jawab atas kegiatan khusus kepada seseorang atau kelompok sehingga bobot (kinerja) sama dengan yang lainnya. Tindakan delegasi tidak dialihkan secara transparan dan orang yang telah mendelegasikan pekerjaan sebagai sisa pekerjaan harus transparan.
Tujuan delegasi adalah untuk:
- mengalokasikan pekerjaan secara efektif kepada tim individu dan penyedia dalam proyek, program, atau portofolio;
-
menggunakan delegasi sebagai suatu perangkat motivasi dan pengembangan.
Dalam banyak cara, mendelegasikan suatu paket pekerjaan atau tugas merupakan suatu mikrokosmos lingkungan P3 yang lebih lebar. Ada banyak prinsip yang dibagi sebagaimana dijelaskan di bawah ini:
Langkah pertama adalah mendefinisikan tugas atau paket pekerjaan dan menyatakan bahwa ini kadang-kadang dapat didelegasikan. Satu tim atau individu kemudian dipilih tetapi kemampuan mereka untuk melakukan pekerjaan harus dinilai dan setiap pelatihan perlu diidentifikasi.
Alih pekerjaan secara jelas mengharuskan manajer untuk menentukan kebutuhan apa saja yang harus dilakukan, tetapi bukan produksi pekerjaan saja yang didelegasikan. Beberapa tingkat tanggung jawab dan wewenang juga dialihkan, sehingga manajer harus menjelaskan peran dan outputs.
Pada titik ini, dalam terminologi P3, mendelegasikan manajer secara sederhana telah menyediakan lingkup pekerjaan. Dua langkah berikutnya yaitu diskusi mengenai sumber daya yang dibutuhkan dan skala waktu yang diminta untuk pengiriman.
Jika pekerjaan sedang berjalan, manajer harus mencoba tingkat pengawasan yang sesuai dan menyediakan dukungan yang diminta.
Umpan balik berguna melalui prosedur tetapi diperlihatkan di bagian akhir ketika umpan balik pada hasil akhir dikirim.
Delegasi utama berarti pendistribusian pekerjaan pada berbagai kontributor P3, dan hal ini juga merupakan pengertian yang memotivasi tim dan individu-individu untuk mewujudkan potensi mereka. Delegasi memperkuat gaya manajemen yang mendorong anggota tim proyek untuk menggunakan dan mengembangkan keahlian dan pengetahuan mereka.
Model-model yang mengilustrasikan hubungan antara kepemimpinan dan kerja tim sering menghasilkan acuan untuk delegasi dalam konteks pemimpin yang memiliki keahlian dan tim yang memiliki kinerja tinggi. Sebagai contoh, rangkaian kesatuan (continuum) Tannenbaum dan Schmidt mengilustrasikan hubungan antara manajer P3 yang menggunakan kewenangan dan adanya kebebasan pada sumber daya yang didelegasikan.
Ada sejumlah gejala potensial pada jalur delegasi yang efektif, antara lain:
-
garis kompleks kewenangan dalam organisasi matriks;
-
kemampuan manajer P3 memilih anggota timnya;
-
budaya menyalahkan di mana ada intoleransi kesalahan yang membuat orang enggan menerima tanggung jawab;
-
keengganan mendelegasikan (‘Ketika saya menjelaskannya, saya telah dapat mengerjakannya sendiri’).
Delegasi merupakan komponen penting pengembangan tim berkinerja tertinggi dan manajer P3 yang kompeten perlu mengembangkan keahlian untuk mengatasi semua gejala organisasi dan personal.
Proyek, program, dan portofolio
Prinsip delegasi merupakan inti setiap metode proyek, program, atau portofolio.
Pekerjaan delegasi portofolio pada program dan proyek; program mendelegasikan produksi outputs proyek dan manajemen perubahan pada tim perubahan bisnis; proyek mendelegasikan paket pekerjaan kepada penyedia dan sub-proyek.
Dalam manajemen organisasi, tingkat manajerial yang berbeda didefinisikan sepanjang aliran delegasi. Pada proyek kecil yang tidak kompleks, ini hanya bisa disampaikan pada sponsor, manajer, dan tim pengiriman. Jika ukuran dan kompleksitas bertambah, maka lakukan tingkatan dalam organisasi.
Salah satu dampak dari tindakan ini adalah bahwa orang-orang dapat berperan sebagai pemberi delegasi atau penerima delegasi. Manajer program bisa menerima wewenang delegasi dari sponsor program tetapi kemudian bertindak sebagai sponsor proyek, dan dengan demikian mendelegasikannya kepada manajer proyek.
Setiap orang yang berhubungan dalam rangkaian ini harus secara hati-hati mempertimbangkan apa yang dapat dan apa yang tidak dapat didelegasikan. Inilah mengapa langkah pertama dalam prosedur delegasi merujuk pada perlunya menyatakan bahwa tugas merupakan ‘sesuatu yang dapat didelegasikan”. Contoh sederhana dari hal ini adalah bila sponsor akan mendelegasikan persiapan kasus bisnis kepada manajer tetapi tidak dapat mendelegasikan wewenang untuk menyetujui kasus bisnis tersebut.
Proses Praxi mencerminkan prinsip-prinsip dan prosedur delegasi dengan berbagai cara. Contoh paling sederhana adalah hubungan antara proses pengembangan dan proses pengiriman.
Salah satu unsur penting pendelegasian di lingkungan P3 adalah dampak perubahan pada rencana tujuan dan pengiriman. Tugas bisa didefinisikan dan didelegasikan dalam hubungan dengan banyak tugas lainnya dalam suatu proyek, program, atau portofolio, sehingga tunduk pada perubahan.
Setiap orang di lingkungan P3 pasti mengharapkan perubahan. Melawan dampak manfaat pendelegasian adalah perubahan yang tidak dapat dikendalikan. Pada tingkat proyek, kendali perubahan akan berubah di lingkup dan tingkat portofolio, proses koordinasi akan mengomunikasikan dampak hubungan di antara paket pekerjaan yang didelegasi.
Pada semua tingkat kompleksitas antara dua ektrem ini, pemberi delegasi harus menjaga apa yang diinformasikan dalam delegasi. Ini menjelaskan alasan perubahan pada pekerjaan yang didelegasikan dan juga perubahan pada pekerjaan itu sendiri.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
