Manajemen jadwal

Umum

Jadwal adalah daftar kegiatan (timetable) yang memperlihatkan pekerjaan yang dilibatkan dalam proyek, program, atau portofolio. Ini merupakan dokumen dinamis yang dibuat dan dipertahankan selama siklus hidup. Jadwal dapat dibuat dalam aspek pekerjaan yang berbeda dan terdapat pemahaman komunikasi yang penting dengan semua anggota tim dan pemangku kepentingan.

Agar realistis, jadwal harus menunjukkan dampak ketersediaan sumber daya, risiko, dan akurasi perkiraan kinerja pekerjaan. Tujuan manajemen jadwal adalah untuk:

  • menentukan skala waktu untuk pekerjaan;
  • menghitung laba permintaan sumber daya;
  • memperlihatkan laporan jadwal dalam format yang sesuai dengan pemangku kepentingan yang berbeda.

Prosedur manajemen jadwal beragam agar sesuai dengan konteks pekerjaan tetapi khusus prosedur tingkat tinggi mengikuti langkah-langkah berikut ini:

 

 

Langkah perencanaan menetapkan teknik dan pendekatan yang akan digunakan untuk mengidentifikasi, menjadwalkan, dan melaporkan langkah awal untuk memastikan meyakinkan sumber daya yang harus disediakan dan dimobilisasi.

Prinsip-prinsip yang sama dengan top-down dan bottom-up juga dapat diaplikasikan pada proyek besar yang bisa dibagi menjadi sub-proyek.

Penjadwalan dimulai dengan identifikasi dan definisi pekerjaan yang harus mencapai tujuan. Beberapa penetapan pekerjaan dapat dihasilkan sebagai bagian dari prosedur manajemen lingkup tetapi sekarang dikembangkan lebih rinci.

Identifikasi ini akan dihasilkan dengan baik melalui top down dan bottom up. Dalam portofolio atau program, pekerjaan akan diidentifikasi dalam komponen besar, misal proyek dan program dalam portofolio atau proyek dalam suatu program. Ini bisa mengidentifikasi tingkat hambatan tinggi yang dilalui hingga komponen program dan proyek.

Penjadwalan secara rinci didasarkan pada model analisis yang kemudian dilaksanakan pada tingkat proyek dengan umpan balik pada hasil hingga tingkat program atau portofolio yang levelnya tinggi.

Laporan jadwal mencakup bagan tahapan pencapaian yang sederhana untuk membuat statistik kompleksitas distribusi Monte Carlo. Laporannya adalah bagaimana menggunakan pada pemangku kepentingan yang berbeda yang dapat ditetapkan dalam rencana manajemen jadwal atau rencana manajemen pemangku kepentingan jika dibutuhkan.

Manajemen jadwal dipusatkan pada aspek waktu hambatan tiga kali. Ini saling berhubungan dengan fungsi yang sesuai dengan dua aspek lainnya, misal, manajemen lingkup dan manajemen keuangan (biaya).

Dalam beberapa konteks (contoh konstruksi tradisional dan rekayasa) lingkup pertama dan waktu didefinisikan, dan biaya diturunkan dari  konteks ini. Yang lainnya, waktu dan/atau biaya bisa menjadi hambatan utama dengan lingkup yang menjadi tergantung pada waktu dan ketersediaan biaya. Ini diketahui sebagai pendekatan agilitas (agile).

Pendekatan untuk membuat jadwal harus mencerminkan hubungan antara waktu, biaya, dan lingkup. Dalam beberapa kasus, teknik yang akurat dapat digunakan sebagai model pekerjaan dan menghitung waktu secara rinci. Dalam kasus-kasus lainnya, perkiraan awal yang luas dibuat sehingga perkiraan lebih baik sebanding dengan ketersediaan informasi yang lebih.

Model yang rinci diuraikan dalam jadwal waktu dan jadwal sumber daya yang dapat digunakan untuk menguji skenario yang berbeda. Selama proses penetapan, ini bisa berhubungan dengan solusi alternatif, dengan tujuan memahami konsekuensi jadwal pencapaian tujuan dengan cara yang berbeda. Selama proses pengiriman, skenario yang berbeda dapat menguji cara alternatif untuk menghasilkan output atau merespons kejadian risiko. Menguji skenario teoretis dengan cara ini biasanya disebut penjadwalan ‘what-if?

Faktor-faktor yang memengaruhi cara penyajian jadwal secara khusus meliputi:

  • tingkat penjadwalan rinci yang diminta;
  • apakah informasi jadwal harus dikombinasikan dengan informasi sumber daya dan/atau lingkup;
  • konteks pekerjaan;
  • audiensi untuk informasi.

Lebih jauh, sebagian besar cara penyajian umum informasi jadwal merupakan salah satu bentuk bagan balok (bar chart) yang disebut Gantt chart. Ini secara sederhana dapat memperlihatkan kinerja kegiatan pada skala waktu horisontal atau ini dapat dikombinasikan dengan ketergantungan logika antara kegiatan, penggunaan sumber daya, atau informasi perkembangan.

Praxis menghasilkan perbedaan antara rencana pengiriman dan rencana manajemen. Yang pertama berkaitan dengan waktu, apakah akan dilakukan, sedangkan yang kedua adalah bagaimana pekerjaan dipenuhi.

Sementara itu, jadwal utamanya adalah mengenai waktu, kombinasi waktu dengan informasi lain, atau yang lebih umum merujuk pada pada suatu rencana.

Rencana pengiriman sangat penting bagi teknik pengendalian yang harus dilakukan dalam memilih teknik pemodelan dan penghitungan yang paling sesuai untuk konteks pekerjaan. Ada sejumlah perangkat lunak yang dapat bekerja untuk menyelesaikan penjadwalan dan dapat menyajikan dengan berbagai cara. Bagaimana penjadwalan dihasilkan dan perangkat mana yang harus digunakan menetapkan rencana manajemen jadwal jika kompleksitas pekerjaan dapat menyesuaikannya.

 

Proyek, program, dan portofolio

Sebagian besar penjadwalan yang lebih rinci menempatkannya pada tingkat proyek di mana output dihasilkan. Secara tradisional, jadwal proyek terpusat pada kegiatan teknis untuk menghasilkan produk tetapi lebih dari itu, kegiatan manajemen juga tercakup. Sebagaimana kompleksitas pekerjaan yang semakin bertambah dan menjadi tidak dapat dipraktikkan untuk menjaga jadwal tunggal yang lebih rinci.

Proyek berskala besar sering menggunakan perencanaan gelombang bergulir (rolling wave planning), di mana hanya waktu jangka pendek yang diperlihatkan secara detil dengan pekerjaan jangka panjang yang diperlihatkan pada rangkuman. Sebagaimana jumlah kegiatan manajemen yang semakin bertambah, in membuat rencana pengiriman secara terpisah untuk bidang yang berbeda seperti rencana komunikasi atau rencana realisasi manfaat dapat berguna.

Perlunya rencana juga harus diperkirakan seiring dengan penambahan kompleksitas. Dalam program misalnya, akan ada komponen-komponen yang beragam seperti:

  • proyek dalam perkembangan yang memiliki rencana pengiriman yang lebih rinci atas mereka sendiri;
  • proyek yang belum dimulai;
  • kegiatan manajemen (contoh komunikasi, pengadaan, dll.)
  • kegiatan manajemen perubahan.

Pada tingkat program, harus ada rencana pengiriman yang meringkas rencana-rencana komponen. Agar hal ini bisa efektif, tim manajemen harus memastikan bahwa kebijakan penjadwalan serupa digunakan selama program. Kebijakan ini bisa menjadi penetapan dalam rencana manajemen jadwal.

Untuk menghindari rencana program tingkat atas semakin rumit, maka digunakan rangkaian ‘kegiatan’ yang dapat menunjukkan porsi investasi (tranche) atau proyek. Informasi lain yang bisa ditunjukkan sebagai tahapan pencapaian kunci dipisah dari rencana yang lebih rinci.

Variasi informasi perencanaan yang paling besar berada pada portofolio. Rencana portofolio harus ditunjukkan dengan satu cara yang memungkinkan pemangku kepentingan memahami informasi apa yang menjadi konsekuensi dari jadwal yang lebih rinci dan hal-hal apa yang lebih spekulatif.

Aspek manajemen portofolio yang penting adalah perencanaan kapasitas. Ini memastikan sumber daya yang perlu dihasilkan untuk mencapai portofolio. Hambatan (bottleneck) dan konflik permintaan atas sumber daya yang terbatas juga harus dihindari. Ini berarti jumlah sumber daya yang diperhitungkan dan waktu efektivitas penggunaan (utilisasi) mereka harus diperkirakan. Jadwal harus sesuai dengan cara mereka untuk memperkirakan kegiatan dan mengalokasikan sumber daya sehingga akumulasi (aggregation) pada tingkat portofolio menjadi akurat.

Proses manajemen portofolio harus seimbang secara terus-menerus dengan mengubah permintaan sumber daya dan memprioritaskan alokasi sumber daya yang terbatas. Melaksanakannya secara efektif tergantung pada informasi jadwal yang diakumulasi dari proyek dan program komponen.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
No history has been recorded.

Manajemen jadwal

Kembali ke atas