Manajemen kontrak

Umum

Manajemen kontrak terdiri dari negosiasi, pembuatan dan administrasi dari suatu kontrak antara dua atau lebih pihak. Tujuannya adalah:

• mendukung pengadaan dengan negosiasi syarat dan ketentuan;
• dokumen perjanjian kontraktual;
• memonitor kinerja kontraktual;
• sesuai dengan kontrak.

 

 

Prosedur mulai dengan langkah perencanan yang mendefinisikan lingkup dan obyektif manajemen kontrak dan, jika perlu, hasil di dalam suatu rencana manajemen kontrak. Langkah inisiasi dibentuk sekali pekerjaan disetujui dan sumber daya dibutuhkan untuk mengelola kontrak dimobilisasi. Kecuali manajemen kontrak adalah suatu fungsi mayor di dalam suatu proyek, program, atau portofolio, hal ini sama dengan langkah-langkah ini menjadi bagian dari prosedur manajemen sumber daya yang lebih luas. 

Langkah khusus pertama adalah melakukan negosiasi syarat kontrak dengan penyedia. Suatu kontrak adalah suatu perjanjian yang dibuat antara dua atau lebih pihak yang menciptakan kewajiban yang mengikat secara hukum diantara mereka. Kontrak menetapkan kewajiban tersbut dan tindakan yang dapat dilakukan jika tidak ada kesepakatan.

Kontrak dinaungi oleh hukum kontak. Saran dari spesialis harus dicari untuk meyakinkan bahwa akibat dari setiap kontrak yang diusulkan benar-benar dipahami.

Ketiaka aturan mengatur setiap kontrak maka akan tergantung pada yuridiksi yang dapat diaplikasikan, ada prinsip-prinsip umum yang universal. Sebagai contoh, pasti ada:

• suatu tawaran dibuat oleh satu pihak, yang diterima oleh pihak lainnya atau piha tanpa kualifikasi;

• suatu niatan untuk membuat suatu hubungan yang resmi (legal) antara para pihak dan untuk pihak-pihak untuk diikat oleh kewajiban di dalam kontrak;

• sebuah pertimbangan yang lewat dari satu pihak ke pihak yang lain dan kembali ke ketentuan dari barang atau jasa yang diatur dalam kontrak;

• syarat-syarat jelas dan pasti yang menguraikan kondisi atas kesepakatan para pihak;

• legalitas dan keabsahan, dengan hanya perusahaan yang tergabung dengan baik atau orang yang berkompeten yang mengerti dengan kontrak.

Suatu kontrak diminta kapan saja barang dan jasa dihasilkan dari penyedia ekternal. Ini bisa saja merupakan penerimaan persyaratan dan ketentuan standar atau pembuatan kontrak spesialis. Rencana manajemen sumber daya harus menetapkan kondisi tingkat tinggi yang membutuhkan kontrak agar dapat diimplementasikan. Sebaai contoh, jika rencana menetapkan bahwa risiko harus dibagi antara para pihak, kontrak membutuhkan kerjasama dalam metode pembayaran yang relevan dan didraft untuk membuat yakin bahwa risiko dibagi.

Banyak industri telah memiliki bentuk kontrak yang standar, sepeti NEC3 yang mencakup konstruksi dan rekayasa. Beberapa organisasi besar seperti UK’s National Health Service juga memiliki sistem untuk pembuatan kontrak dari komponen-komponen standar. Keuntungan utama penggunaan bentuk standar kontrak adalah bahwa kontrak-kontrak tersebut telah mempertimbangkan praktik terbaik yang telah ditetapkan di dalam sektor industri atau organisasi tertentu. Kerugiannya adalah mungkin kontrak standar tidak dapat mencakup seluruh area yang diperlukan oleh rencana manajemen sumber daya untuk proyek atau program tertentu.

Kontrak-kontrak standar tidak selalu bekerja di semua situasi. Seringkali kontrak harus disesuaikan sedemikian rupa atau dibuat dari awal. Kontrak seperti ini sering disebut dengan kontrak bespoke dan mereka dapat merefleksikan konteks dan isi pekerjaan khusus. Manajer P3 akan perlu memastikan bahwa kontrak dilaksanakan dengan baik dan memastikan bahwa mereka dikenakan kendali versi

Apakah kontrak standar atau bespoke, semua kontrak memiliki informasi umum dan ‘ketentuan’ yang sama, seperti:

• informasi umum mengenai para pihak yang terkait dengan kontrak;
• uraian pekerjaan atau jasa;
• sistem legal yang kontrak akan gunakan;
• tanggung jawab penyedia untuk desain, persetujuan, pemberian beberapa tanggung jawab dan sub kontrak;
• milestones (Pencapaian) yang disetujui dan tanghal penyelesaian;
• kendali perubahan, kendali mutu, pengujian dan perbaikan;
• metode dan prosedur pembayaran;
• transfer risiko dan pembagian risiko, asuransi;
• kepemilikan aset selama masa waktu kontrak, transfer kepemilikan termasuk kekayaan intelektual dan hak cipta;
• prosedur dan kompensasi manajemen sengketa (yaitu non-kinerja).

Sebuah pernyataan pekerjaan atau statement of work (SoW) yang mendefinisikan kegiatan, produk pengiriman, penjadwalan dan harga dapat menjadi lampiran yang berguna pada kontrak utama (hal ini sering direferensikan pada suatu jadwal dan tidak dicampur dengan jadwal waktu P3). SoW harus diperikas untuk meyakinkan bahwa tidak terjadi konflik dengan isi utama dari kontrak dan prioritasnya harus jelas.

Jika semua para pihak melakukan kinerja sebagaimana diharapkan, maka pihak tersebut tidak perlu mengacu pada kontrak sebagai pemecahan suatu sengketa, namun tentu saja hubungan berubah dan kinerja kadang-kadang jauh dari harapan. Untuk manajer P3, kontrak dapat menjadi suatu perangkat manajemen konflik, atau lebih khusus lagi, menjadi penyelesai konflik. Manajer P3 tidak seharusnya tergesa-gesa merujuk pada ‘surat hukum’ dan harus melakukan pendekatan konflik kontrak dengan cara yang sama seperti pada setiap bentuk konflik lainnya. Akan ada suatu peristiwa mitigasi dan dampak untuk merusak hubungan dengan penyedia harus dibobotkan terhadap manfaat penyelesaian sengketa dalam cara lain.

Manajer P3 harus meyakinkan bahwa tim manajemen mengerti terhadap bagaimana kewajiban kontraktual dapat dibuat secara tidak sengaja dengan cara komunikasi yang buruk atau tindakan-tindakan yang tidak pantas. Kasus hukum mengkonfirmasikan bahwa perubahan pada kontrak dapat dibuat tanpa mengeluarkan instruksi legal yang resmi.

Saat kontrak selesai, maka manajer P3 harus mengkonfirmasikan bahwa kewajiban legal yang dibuat berdasarkan pada kontrak telah terpenuhi. Item-item seperti jaminan peralatan dan tanggung jawab kecacatan akan perlu diadministrasikan berbulan bulan, atau bertahun-tahun, setelah kontrak selesai. Tanggung jawab untuk administrasi kewajiban jangka panjang harus dipertimbangkan dan kalau sesuai, terdokumentasi dalam laporan yang terkait dengan tindakan-tindakan lanjutan.

 

Proyek, program dan portofolio

Prinsip-prinsip dasar hukum kontrak sama terlepas dari bagaimana pekerjaan itu dikelola, yaitu apakah ditetapkan sebagai proyek, program atau portofolio.

Proyek-proyek atau pekerjaan yang sederhana dan dilakukan sepenuhnya menggunakan sumber daya internal bisa saja tidak memerlukan kontrak sama sekali. Pada situasi yang lebih kompleks, hubungan internal bisa didefinisikan dengan menggunakan perjanjian tingkat pelayanan atau service level agreement (SLAs) antara departemen operasional dengan pelaksana proyek, program atau portofolio. SLA ini bisa mengadopsi banyak prinsip-prinsip kontrak.

Saat kompleksitas pekerjaan bertambah, manajer P3 akan membutuhkan tingkat dukungan yang berbeda dalam pembuatan dan pemeliharaan kontrak. Di dalam beberapa situasi, spesialis pengadaan harus berkompeten untuk menulis dan menjaga dokumentasi kontrak.

Saat pekerjaan melibatkan masalah legal yang tidak biasa atau kompleks, pengacara kontrak bisa diperlukan.

Saat skala dan kompleksitas pekerjaan meningkat, koordinasi sangat dibutuhkan antara beberapa kontrak. Pada tingkat program atau portofolio, pekerjaan seringkali lebih baik untuk dilakukan berdasarkan pada kerangka kontrak dengan penyedia yang terlibat pada beberapa proyek daripada memiliki kontrak yang dinegosiasikan secara terpisah untuk proyek atau paket pekerjaan.

Dalam program, portofolio dan proyek-proyek yang lebih besar di mana ada kontrak yang banyak, manajer P3 harus memahami antar ketergantungan diantara mereka. Tindakan-tindakan dari satu penyedia dapat berpengaruh buruk terhadap yang lain karena adanya sengketa kontrak Semua antar ketergantungan ini harus dipertimbangkan dan kontrak harus disesuaikan.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.