Umum
Sponsorship menyediakan kepemilikan dan akuntabilitas, kasus bisnis, dan memastikan bahwa pekerjaan diatur secara efektif.
Tujuan sponsorship adalah untuk:
- menyediakan kepemilikan kasus bisnis;
- bertindak sebagai juara untuk mencapai tujuan proyek, program, atau portofolio;
- membuat keputusan go/no go pada titik yang relevan dalam siklus hidup;
- mengatasi hal-hal di luar lingkup otoritas manajer;
- mengawasi jaminan;
- memberikan dukungan ad-hoc pada tim manajemen.
Ada berbagai nama yang diberikan pada peranan yang menyediakan sponsorship, seperti: eksekutif, senior bertanggung jawab pada pemilik atau klien. Dalam Praxis, peranan merujuk pada sponsor.
Kegagalan dalam organisasi yang sedikit matang terjadi ketika peran sponsor tidak dilakukan secara serius. Ini menjadi satu peran aktif yang diisi sepenuhnya oleh seseorang yang berkomitmen membentuk kegiatan penetapan dalam proses sponsorship.
Ini tergantung pada konteks pekerjaan apakah sposorship disediakan oleh individu sendiri atau dengan dukungan individu lainnya.
Bila sponsor didukung oleh manajer lain yang secara umum merujuk pada proyek atau program secara luas. Sponsor mempertahankan kepemilikan dan akuntabilitas kasus bisnis.
Sementara itu, peran utama sponsor adalah memastikan bahwa kasus bisnis berlanjut untuk menyesuaikannya dengan pekerjaan selama siklus hidup. Ini tidak mungkin tanpa hubungan pekerjaan yang efektif dengan manajer proyek.
Lebih lanjut, jika kasus bisnis berhenti menghitung investasi selanjutnya, maka sponsor harus bekerja dengan manajer untuk mendefinisikan ulang atau menghentikan secara dini proyek atau program.
Hubungan digambarkan dengan hubungan antara proses sponsorship dengan proses lainnya. Faktanya adalah terdapat hubungan yang dekat antara hubungan tersebut dengan setiap tujuan sponsorship.
Sponsor biasanya memiliki tanggung jawab kepada yang lainnya dengan organisasi sendiri atau pada klien eksternal. Tanggung jawab ini termasuk memastikan bahwa pekerjaan dikelola secara efektif. Sponsor melakukan ini melalui jaminan, yang menjadi kajian manajemen pekerjaan independen.
Sponsor haruslah seseorang yang:
- memiliki kredibilitas untuk memberikan kepemimpinan dalam menghadapi perusahaan dengan departemen-departemennya.
- antusias secara alami tentang tujuan proyek atau program;
- mampu dan memiliki keinginan untuk berkomitmen terhadap waktu dan energi untuk mengisi peranannya.
Walaupun sponsor tidak harus bekas manajer proyek atau bekas manajer program, tugasnya akan lebih mudah melakukan kesepakatan yang besar jika mereka memiliki pemahaman yang baik tentang peran manajer.
Proyek, program, dan portofolio
Peran sponsor harus mencerminkan konteks dan kompleksitas pekerjaan. Idealnya, sponsor akan ditunjuk segera setelah ada mandat. Peranan kemudian berlanjut hingga akhir siklus hidup. Pada proyek yang tidak kompleks, ini merupakan akhir output yang telah diselesaikan dan diserahterimakan. Pada proyek dan program yang termasuk manfaat dengan lingkupnya pada sponsor yang secara khusus akan ditempatkan hingga pada proses realisasi penyelesaian manfaat dan kasus bisnis telah tercapai.
Ketika proyek dibentuk oleh organisasi penyedia atas nama klien, sering terjadi bahwa sponsor berasal dari organisasi klien dan manajer berasal dari penyedia (supplier). Dalam situasi ini, akan berguna bila memiliki seorang perwakilan senior dari penyedia yang bekerja dengan sponsor pada pengurus proyek atau program.
Lingkungan pemangku kepentingan pada proyek atau program independen atas kompleksitas lingkupnya. Bahkan proyek kecil dapat memiliki pemangku kepentingan yang sulit untuk melakukan kesepakatan. Senioritas dan kredibilitas sponsor harus mencerminkan kompleksitas lingkungan pemangku kepentingan. Komunikasi terbaik dan keahlian memengaruhi akan sangat dibutuhkan, terutama ketika ada perlawanan untuk berubah.
Dalam lingkungan program dan portofolio, seorang individu dapat mengombinasikan peran sponsorhip dengan manajerial. Sebagai contoh, seorang manajer program bisa bertindak sebagai sponsor pada proyek komponen program. Faktanya, pada proyek kompleks yang besar, hubungan antara keseluruhan manajer proyek dengan manajer proyek dari penyedia ‘sub-proyek’ serupa dengan hubungan sponsor-manajer.
Pada tingkat portofolio, peran sponsorship biasanya berlebih sehingga mencakup aspek tata laku yang lebih luas. Oleh karena itu, proses korespondensi disebut sebagai proses tata laku portofolio.
Sementara itu, sangat tidak biasa untuk portofolio, dengan situasi tunggal, yang dititikberatkan pada kasus bisnis, sponsor portofolio bertanggung jawab pada seluruh efektivitas proyek dan program komponen. Ini sama banyaknya dengan pendukung dan meningkatkan disiplin dan profesional manajemen P3, serta sebanyak tujuan proyek atau program individu.
Sponsor portofolio harus memastikan bahwa bentuk portofolio secara terus-menerus terbentuk sehingga dapat mencapai tujuan strategi organisasi sendiri. Salah satu cara mencapai ini adalah menggunakan kerangka maturitas kemampuan sebagai pendorong peningkatan.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
