Teknik risiko

Umum

Teknik risiko digunakan dalam penilaian identifikasi dan merespons langkah-langkah perencanaan prosedur manajemen risiko sebagaimana diperlihatkan di bawah ini:

 

 

Beberapa teknik yang diuraikan bersifat unik pada manajemen P3 tetapi semua disesuaikan dan diterapkan sehingga cocok dengan konteks P3.

Identifikasi menjelaskan berbagai sumber informasi. Semua fungsi manajemen P3 lainnya akan menurunkan risiko yang ada hubungannya dengan informasi dan terdapat teknik dalam prosedurnya, terdapat pengaruh, terhadap manajemen risiko. Sebagai contoh:

• Manajemen pemangku kepentingan mengidentifikasi siapa pemangku kepentingan yang enggan mendukung tujuan dan bahkan bisa menentang mereka. Ini merupakan bentuk manajemen risiko yang diterapkan kepada orang yang dapat memengaruhi tujuan.

• Manajemen jadwal bisa mengidentifikasi dan memperkirakan ketidakpastian dan berdasarkan pada teknik penjadwalan seperti Monte Carlo atau rantai kritis (critical chain).

• Manajemen keuangan sama-sama bisa mengidentifikasi dan mengestimasi ketidakpastian dalam memperkirakan dan mengakomodasi biaya melalui kontinjensi dan manajemen pencadangan.

Identifikasi risiko membutuhkan pengetahuan mengenai unsur-unsur risiko, integrasi dengan fungsi-fungsi lain, dan mengambil semua sumber risiko.

Banyak teknik identifikasi menunjukkan berbagai cara mengenai pemilahan risiko yang berkaitan dengan informasi dari orang yang memiliki pengetahuan pekerjaan dan konteksnya. Ini dapat menjadi dasar satu lawan satu atau dalam kelompok dalam pelatihan (workshop) risiko.

Individu yang memiliki dengan pengetahuan atau keahlian khusus bisa diwawancara, sementara kelompok dapat dibawa bersama-sama untuk sesi diskusi (brainstorming) atau menggunakan koordinasi teknik Deplhi.

Penggunaan informasi dari proyek, program, dan portofolio sebelumnya tidak boleh diabaikan dan melibatkan laporan pembelajaran (lesson learned) dan pengarsipan daftar risiko. Di banyak organisasi yang matang, ini dapat disusun dan distrukturkan dalam bentuk daftar cek dan daftar cepat sebagai bagian dari sistem manajemen pengetahuan.

Teknik untuk menilai risiko biasanya dibagi menjadi kualitatif dan kuantitatif walaupun garis pembeda antara keduanya kadang-kadang kabur.

Penilaian risiko kualitatif menitikberatkan pada kejadian risiko individu dan utamanya berdasarkan pada opini terdidik dan masukan pakar. Teknik kualitatif didasarkan pada dua sifat kejadian risiko: probabilitas (atau kemungkinan yang akan terjadi) dan dampaknya pada tujuan jika ini terjadi karena sifat-sifat ini sulit dikuantifikasi, dan sering subjektif, yang tekniknya berdasarkan pada kemungkinan dan dampak yang diketahui sebagai kualitatif.

Beberapa pendekatan untuk menilai kemungkinan adanya dampak dengan  memperkenalkan unsur kuantitatif yang semakin meningkat hingga menghasilkan data kuantitatif secara potensial seperti nilai yang diharapkan. Ini sangat berguna untuk menghitung cadangan kontinjensi karena ini didasarkan pada data kualitatif.

Penilaian risiko kuantitatif lebih dititikberatkan pada ketidakpastin dan memperkirakan ketidakpastian dalam hal tertentu. Teknik kuantitatif khusus pada hal-hal ketidakpastian dalam jadwal dan atau perkiraan biaya termasuk PERT, Monte Carlo, dan analisis kepekaan.

Teknik kuantitatif juga dapat digunakan untuk menghitung bentuk tindakan yang berbeda termasuk pengaruh eksternal yang tidak pasti. Pohon keputusan (decision trees) dapat juga digunakan untuk membandingkan secara kuantitatif pengaruh seri kejadian yang terjadi atau yang tidak terjadi. Ini berguna untuk menghitung secara sekunder dengan cara tertentu, atau bahkat tersier, risiko dan pengaruh keputusan yang diambil dalam perencanaan respons risiko.

Prinsip perencanaan respons serupa dengan semua jenis risiko, baik ketidakpastian umum, kejadian risiko spesifik (ancaman atau peluang).

Respons risiko yang memungkinkan ancaman dapat dihindari, dikurangi, dialihkan, atau diterima. Tindakan ini sangat berbeda dengan kemungkinn bahwa risiko akan terjadi  dibandingkan dengan dampak yang akan terjadi sebagai tujuan. Jika kejadian risiko merupakan suatu peluang, respons yang mungkin adalah mengeksploitasi, meningkatkan, membagi, atau menolaknya. Dua penetapan respons secara fundamental adalah sama, tetapi disesuaikan untuk meminimalkan dampak ancaman yang merugikan atau memaksimalkan dampak manfaat dari peluang.

 

Proyek, program, dan portofolio

Teknik risiko kualitatif biasaya dapat diterapkan dan dapat diskalakan di semua tingkat kompleksitas proyek, program, dan portofolio. Dasar daftar risiko yang dapat diterapkan pada proyek yang sederhana dapat ditambah dengan informasi untuk menyesuaikannya dengan proyek yang lebih kompleks.

Proyek kecil akan menghasilkan penggunaan analisis dampak kemungkinan tetapi tidak seperti menjamin teknik kuantitatif yang mengharuskan usaha yang signifikan untuk menggunakannya secara benar.

Proyek yang lebih besar dan lebih kompleks mencakup tingkat ketidakpastian yang signifikan. Akumulasi perkiraan ketidakpastian bisa jadi sederhana atau mungkin karena penggunaan teknologi inovatif.

Bahkan pekerjaan yang menggunakan teknologi yang ditetapkan bisa menjadi sumber ketidakpastian yang besar, jika digunakan dalam konteks yang tidak biasa atau jika tim pengiriman tidak memiliki pengalaman yang relevan. Situasi ini dapat membuat penggunaan teknik yang baik seperti Monte Carlo, terutama sejak perangkat lunak komputer yang dapat menghitung dengan volume tinggi, menjadi lebih mudah.

Isu utama yang dihadapi tim manajemen adalah ketika menggunakan teknik statistik dengan mengomunikasikan hasil pada pemangku kepentingan. Ketika seorang pemangku kepentingan menanyakan pertanyaan “kapan produk saya akan dikirim?”mereka mengantisipasi jawaban seperti “pada tanggal 12 Februari” bukan “50% kemungkinan akan dikirim pada tanggal 12 Februari dan 95% kemungkinan akan dikirim pada tanggal 21 Maret”.

Manajemen pemangku kepentingan harus memutuskan seberapa banyak informasi dikomunikasikan. Seberapa mudah hal ini akan menunjukkan dengan baik maturitas organisasi.

Rencana manajemen risiko untuk program dan portofolio akan menjelaskan penggunaan teknik dalam proyek, program komponen, dan kegiatan manajemen perubahan. Ini penting untuk menetapkan pedoman yang meyakinkan konsistensi. Tanpa konsistensi, sulit mengakumulasikan risiko dari berbagai bagian komponen untuk memperoleh nilai seluruh risiko program atau portofolio.

Semua teknik identifikasi dan respons bersifat umum dan dapat diterapkan, namun secara praktis beberapa teknik penilaian kuantitatif dapat diterapkan, misal jaringan berdasarkan analisis Monte Carlo, pada tingkat terkonsolidasi.

Portofolio menetapkan pedoman umum untuk menggunakan teknik manajemen risiko dan juga membangun sikap dan perilaku jangka panjang sehingga memastikan mereka digunakan sebaik mungkin.

Portofolio terstruktur dipengaruhi secara langsung oleh lingkungan eksternal. Mereka harus mengidentifikasi risiko dari lingkup yang paling luas dan bisa memanfaatkan teknik seperti PESTLE untuk menilai sumber risiko eksternal untuk tujuan strategi yang dirancang oleh mereka agar tercapai.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.