Pengadaan

Umum

Pengadaan mencakup akuisisi penyedia produk atau jasa yang diminta untuk menyelesaikan proyek, program, atau portofolio. Tujuannya adalah untuk:

• mengidentifikasi calon penyedia eksternal;
• memilih penyedia eksternal;
• mendapatkan komitmen terhadap kondisi sumber daya internal.

‘Sumber daya eksternal’ mewakili setiap penyedia dari luar organisasi. ‘Sumber daya internal’ adalah ‘departemen atau divisi dalam organisasi’.

Bila sumber daya eksternal merupakan pemisahan entitas legal, terminologi berdasarkan barang dan jasa yang dihasilkan merupakan bagian dari kontrak legal. Bila sumber daya merupakan bagian dari organisasi yang sama, pendekatan yang sedikit resmi seperti perjanjian tingkat pelayanan dapat digunakan.

Pengadaan umumnya merupakan bagian akuisisi dari:

• “off the shelf” barang dan jasa;
• modifikasi barang dan jasa (bespoke) yang dirancang dan disediakan secara khusus untuk pembeli (purchaser);
• pemberi nasihat atau konsultansi.

Prosedur pengadaan terdiri atas langkah-langkah berikut:

 

 

Penelitian mengidentifikasi penyedia yang memiliki kemampuan yang diminta dan hasilnya dicatat dalam suatu daftar panjang calon penyedia. Dalam beberapa kasus, organisasi telah mengkaji secara berkala dan memutakhirkan daftar penyedia yang disetujui untuk mengurangi pekerjaan yang dibutuhkan di sini.

Uji coba pra-kualifikasi bertujuan untuk mengurangi jumlah calon penyedia untuk menghasilkan ‘daftar pendek’. Ini dapat dicapai melalui berbagai pemahaman seperti mengirimkan kuesioner pra-kualifikasi. Ini dapat menjelaskan kapasitas penyedia, keinginan mereka atas tender, kestabilan finansial, dan pengalaman teknis mereka. Ini bisa juga mengharuskan adanya referensi untuk pekerjaan yang sama. Proyek dan program lainnya mungkin memiliki pengalaman penyedia yang sama dan pengalaman mereka harus diteliti.

Dalam organisasi yang matang harus ada referensi penyedia dalam sistem manajemen pengetahuan dan pembelajaran (lesson learned) mengenai hal-hal tertentu yang harus dikaji. Dalam suatu organisasi yang sedikit matang seorang manajer P3 harus seiring ketika mencari dan mengungkapkan kepada manajer lainnya dengan pengalaman yang relevan.

Hasil pra-kualifikasi dalam daftar singkat penyedia akan diminta untuk menyediakan suatu tender penuh sesuai dengan permintaan pekerjaan (statement of work) yang terdefinisi, yang dapat menjadi spesifikasi teknis dan fungsional. Pemilihan akhir sering didasarkan pada suatu tender resmi. Pelaksanaan tender dapat menjadi suatu prosedur yang luas sesuai dengan hak mereka, khususnya dalam beberapa industri sejenis, dan seorang manajer P3 harus bisa mencari bantuan spesialis. Persyaratan harus jelas dan semua penyedia diberi kesempatan yang sama untuk memenangkan tender.

Catatan pengadaan harus dijaga dan diarsipkan dengan hati-hati untuk mengurangi risiko penyedia gagal melakukan pekerjaannya sehingga dapat dipertimbangkan ketika mengambil keputusan. Masukan untuk pemilihan seharusnya mencakup analisis risiko yang sesuai sebagai tambahan dalam pertimbangan biaya, waktu, dan kualitas sebagaimana didefinisikan dalam rencana manajemen sumber daya. Penyedia cadangan harus diidentifikasi. Untuk barang dan jasa dalam kontrak penting bisa dibagi di antara penyedia lainnya sebagai suatu bentuk meminimalkan risiko.

Penandatangan kontrak melibatkan negosiasi dan perjanjian kontrak. Selama prosedur pengadaan dilakukan untuk memastikan bahwa kontrak tidak secara langsung dapat disepakati, ini harus diperjelas dalam semua rapat dan dalam tambahan dokumen yang menyediakan pengaturan yang disebut ‘masih bisa dibuat kontrak (subject to contract)’.

Semua pengadaan memiliki risiko dan semua aspek rencana manajemen sumber daya harus disiapkan dengan manajemen risiko pada tahap awal. Salah satu contohnya adalah pemilihan metode pembayaran untuk penyedia eksternal.

Banyak sumber daya tidak dihasilkan dari penyedia eksternal dan tidak menjadi kontrak resmi. Akuisisi sumber daya internal sering tidak terlihat sebagai bentuk pengadaan dan tidak menghasilkan kontrak. Dalam beberapa cara, ini menghasilkan akuisisi sumber daya internal yang melekat yang lebih berisiko karena manajer P3 selaras dengan komitmen verbal  dan tidak mengikat dari manajer departemen untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan.

Ketika sedang melakukan tender dan kontrak legal tetapi tidak sesuai dengan sumber daya internal, manajer P3 harus melakukan langkah-langkah untuk meresmikan hubungan dengan penyedia internal. Konfirmasi, kuantitas, dan waktu pengadaan sumber daya yang disediakan dapat ditulis secara sederhana atau ini bisa menjadi perjanjian tingkat layanan yang lebih resmi. Negosiasi dan perjanjian kontrak harus melibatkan sponsor, yang dapat berfungsi sebagai senior jika terjadi masalah  karena tidak dilaksanakan hasil negosiasi dan perjanjian (non-performance).

Struktur pengelompokan paket (package breakdown structure), didasarkan pada hasil atau struktur pengelompokan kerja (work breakdown structure), yang memperlihatkan seberapa banyak pekerjaan akan diatur sehingga menghasilkan paket dari penyedia yang berbeda. Alokasi pekerjaan pada paket ini merupakan mekanisme penting untuk mengelola risiko.

Untuk setiap paket, tingkat penting dari waktu, biaya, dan kualitas yang relatif harus dipertimbangkan. Sebagai contoh, jika suatu paket pekerjaan termasuk dalam kategori penting, harus ada peningkatan performa dengan waktu pengerjaan yang lebih lama. Dengan maksud tersebut, faktor-faktor ini sangat memengaruhi bagaimana insentif dan tingkat pelayanan kontrakdirancang.

Namun, detail prosedur pengadaan, tim manajemen harus mampu memperlihatkan bahwa ini dilakukan secara etika.

 

Proyek, program, dan portofolio

Proyek skala kecil yang berdiri sendiri tidak dapat menyesuaikan infastruktur untuk pengadaan. Jika kebutuhan pengadaan lebih kompleks dibandingkan dengan skala yang dapat ditangani oleh manajer proyek dan sponsor , mereka harus menggunakan jasa organisasi.

Bila suatu proyek membutuhkan dukungan spesialis pengadaan, manajer harus mempertimbangkan implikasi pengadaan seawal mungkin dalam siklus hidup agar dapat dilaksanakan. Menunggu hingga proyek sepenuhnya diseujui pada akhir proses definisi, misal, hasil keterlambatan tender, dan penentuan waktu (lead time) yang lama akan memengaruhi jadwal. Pengadaan awal ini ditangani dengan kegiatan pekerjaan praotorisasi baik pada proses penetapan maupun proses hambatan (boundary).

Manajer proyek skala kecil memiliki peluang yang lebih kecil untuk mengembangkan hubungan dengan penyedia. Dalam beberapa situasi, pengadaan membutuhkan keyakinan bahwa mekanisme untuk menyediakan barang dan jasa merupakan sesuatu yang rutin dan berisiko rendah.

Pada tingkat program, tim manajemen harus memutuskan penyedia mana yang akan mengola suatu tingkatan proyek tertentu dan manakah yang akan dikelola penyedia pada tingkat program tertentu. Situasi ini biasanya mempertimbangkan:

• penyedia menyediakan barang dan jasa pada banyak proyek (multiple);
• penyedia khusus bekerja dalam satu proyek;
• kontrak yang berisiko memerlukan keahlian pengadaan spesialis;
• penyediaan rutin;
• pemeliharaan yang sedang berjalan mendukung realisasi manfaat.

Semua faktor ini akan dilakukan dalam suatu akun ketika mempersiapkan rencana manajemen sumber daya atau dalam pekerjaan yang melibatkan pengadaan yang kompleks, dengan rencana manajemen pengadaan khusus.

Program, portofolio, dan proyek besar yang kompleks memungkinkan perekonomian dalam skala tertentu terkonsolidasi dan terkoordinasi sehingga pengadaan dapat dilakukan dalam lintas paket pekerjaan yang independen. Seluruh rencana manajemen sumber daya mengendalikan koordinasi pengadaan.

Pada skala yang lebih besar, tim manajemen dapat memafaatkan kemitraan dan aliansi untuk menciptakan hubungan jangka panjang dengan penyedia. Ini juga bisa menetapkan kerangka kontrak yang menyetujui harga satuan (unit price) terhadap barang dan jasa yang dapat ditunda oleh proyek individu, sub-proyek, dan lain-lain. Ini akan meminimalkan usaha yang harus dilakukan untuk melakukan pengadaan di tingkat yang lebih rendah.

Kerangka kontrak tidak sesuai untuk semua barang dan jasa. Masih akan ada banyak penyedia yang harus dipilih secara lokal sehingga sesuai dengan kebutuhan khusus proyek dan program individu. Rencana pengadaan tingkat atas harus menetapkan pengadaan dasar yang dapat digunakan dan mempertahankan ringkasan untuk mengidentifikasi kebutuhan-kebutuhan umum.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.