Bidang ini meliputi fungsi-fungsi yang harus diperhatikan segera dalam pengiriman outputs, outcome, dan manfaat. Enam bagian yang sesuai dengan komponen yang menjadi dasar setiap proyek, program, dan portofolio:
Lingkup: apakah tujuan dan lingkup pekerjaan?
Jadwal: berapa lama pekerjaan akan diselesaikan?
Keuangan: apakah dana perlu diminta dan biaya dikelola?
Risiko: apa yang menjadi ancaman dan peluang di dalamnya?
Perubahan: bidang apa sajakah dari bisnis yang harus diubah untuk mewujudkan manfaat?
Sumber daya: bagaimana sumber daya harus diperoleh, dimobilisasi, dan dikelola?
Beberapa fungsi beroperasi di seluruh komponen dasar ini dan disatukan sesuai dengan tema umum manajemen integratif.
Sebagian besar fungsi di bagian ini terdiri atas prosedur yang menjelaskan langkah khusus yang harus diikuti. Ini sering bersifat interatif dan merupakan bentuk prosedur umum sebagaimana diperlihatkan di bawah ini:
Prosedur fungsional dibentuk secara berulang di setiap fase siklus hidup tetapi harus disesuaikan dengan keadaan. Tergantung pada fase siklus hidup, fokus merupakan langkah prosedur yang berbeda.
Pembentukan prosedur dengan cara yang sesuai dengan fase siklus hidup merupakan unsur kompetensi umum dan atribut kapabilitas level 3.
Semua prosedur umum terdiri atas langkah-langkah ‘rencana’ dan ‘permulaan’. Langkah perencanaan terdiri atas pembuatan rencana manajemen untuk fungsi yang menguraikan kebijakan, prosedur, perangkat, dan teknik yang harus digunakan untuk mengelola fungsi. Langkah permulaan mencakup mobilisasi sumber daya yang disyaratkan untuk membentuk prosedur.
Walaupun langkah-langkah rencana dan permulaan diperlihatkan secara terpisah untuk masing-masing fungsi, secara lebih luas mereka akan dibentuk bersama-sama untuk semua fungsi.
Langkah perencanaan biasanya merupakan bagian dari penyusunan dokumen tata laku yang baik (governance) dalam proses definisi. Langkah permulaan dibagi menjadi bagian proses definisi terakhir dan mulai dari proses pengiriman.
Langkah khusus berhubungan dengan pekerjaan yang menjadi masalah pada masing-masing fungsi, seperti menaksir biaya atau mengidentifikasi risiko, dan ini dilakukan secara berulang sepanjang pengiriman. Namun, langkah khusus juga akan dibentuk pada tingkat tinggi dalam proses identifikasi untuk menghasilkan ringkasan proses definisi sehingga menghasilkan dokumentasi definisi.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
