Proyek, program, dan portofolio adalah istilah yang digunakan untuk menjelaskan kombinasi kompleksitas khusus dan lingkungan yang mengharuskan pendekatan tata laku yang berbeda.
Istilah ini telah digunakan dengan berbagai cara sejak manajemen proyek modern tahun 1950-an. Banyak argumentasi bahwa ketiga istilah ini tidak berbeda dan istilah ‘proyek’ cukup untuk menjelaskan semua lingkup inisiatif di mana organisasi bisa melakukannya.
Staf kantor pusat sebuah perusahaan ditempatkan di berbagai kantor. Ini tampak tidak efisien dan tujuan perubahan situasi bisa diungkapkan dengan berbagai cara:
Ouput bisa berupa bangunan Kantor Pusat perusahaan dengan staf yang dipindahkan dan beroperasi di Kantor Pusat baru.
Hasil manfaat mencakup pengurangan perjalanan staf antar kantor dan pengurangan biaya manajemen fasilitas.
Penggunaan tiga istilah tersebut merupakan mekanisme yang berguna untuk menjelaskan tiga poin di dalam lingkup yang berkelanjutan; merujuk pada ‘warna’ dan fungsi waktu lainnya kadang-kadang berguna yang mencakup warna utama yaitu merah, biru, dan kuning. Dunia yang tampak seperti sejumlah warna dalam pot merupakan kombinasi ketiga warna utama.
Begitu juga dengan manajemen P3, permulaan dan pelaksanaan yang berbeda merupakan kombinasi proyek, program, dan portofolio. Seni manajemen P3 yaitu mengombinasikan karakteristik ketiga istilah tersebut yang disesuaikan dengan situasi setiap individu. Hal ini terjadi ketika pekerja yang kompeten bekerja di organisasi yang matang..
Proyek, program, dan portofolio (P3) adalah paket pekerjaan tersendiri yang dikelola agar mencapai tujuan yang didefinisikan. Cara pengelolaan paket pekerjaan tergantung pada konteksnya.
Mengatur pameran kecil menggunakan prinsip-prinsip dasar yang sama seperti mengatur Olimpiade, tetapi menunjukkan tantangan manajerial yang berbeda. Mengelola proyek konstruksi bagi klien membutuhkan suatu pendekatan yang berbeda dengan pengelolaan akuisisi secara internal.
Faktor perbedaan kunci antara proyek, program, dan portofolio adalah kompleksitas lingkup. Lingkup proyek, program, dan portofolio dinyatakan sebagai penetapan tujuan. Ini bisa dinyatakan sebagai output, outcome atau manfaat, walaupun outcome lebih dilihat sebagain batu loncatan dari output ke manfaat dan bukan tujuan akhir.
Pekerjaan menghasilkan output tunggal (contoh, kompleksitas lingkup rendah), merujuk pada proyek. Pekerjaan yang mengombinasikan berbagai proyek dengan manajemen perubahan untuk mencapai manfaat (contoh kompleksitas lingkup yang tinggi) menjadi suatu program.
Proyek dan program memiliki kesamaan dalam hal keunikan, usaha sementara, yang dilakukan untuk mencapai tujuan yang direncanakan. Kesamaan ini tercermin dalam fakta bahwa Praxis menentukan proses siklus hidup umum yang dapat digunakan di kedua kasus tersebut.
Portofolio berbeda dengan proyek dan program, yaitu kumpulan proyek dan program yang tujuannya bisa independen atau hanya berhubungan dengan tingkat strategi yang lengkap. Praxis menentukan dua jenis portofolio.
Perusahaan farmasi atau utilitas bisa memiliki suatu portofolio yang diatur dan yang tidak diatur (non-regulated). Kedua portofolio tersebut dapat distandarkan atau distrukturkan.
Perusahaan konstruksi bisa memiliki suatu portofolio dari proyek klien dan portofolio proyek internal. Portofolio klien memungkinkan menjadi suatu portofolio dengan standar internal sementara yang bisa distrukturkan.
Suatu ‘portofolio standar’ membandingkan penetapan proyek dan/atau program independen. Tujuan utama mengoordinasikan portofolio standar adalah memastikan bahwa proyek dan program komponen dikelola dengan cara yang efektif dan konsisten
‘Portofolio terstruktur’ membandingkan penetapan proyek dan/atau program yang disatukan oleh penetapan tujuan strategi umum. Portofolio terstruktur memiliki lebih banyak hubungan antar proyek dan program komponen dan tata laku harus lebih kuat. Salah satu contoh portofolio terstruktur adalah organisasi yang dilaksanakan secara berulang, tujuan siklus perencanaan strategisnya melalui siklus hidup portofolio bergulir.
Organisasi mungkin memiliki portofolio yang beragam seperti lingkungan, geografi, atau divisi operasi.
Kunci untuk mencapai maturitas kemampuan dalam manajemen P3 adalah menyesuaikan pendekatan dengan setiap penetapan keadaan. Langkah pertama adalah memilih pendekatan tata laku menyeluruh yang didasarkan pada kompleksitas lingkup. Dalam hal ini, prosedur, teknik, dokumen, dan kompetensi harus disesuaikan dengan setiap penetapan keadaan setiap individu.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
