Umum
Penjadwalan sumber daya adalah kumpulan teknik yang digunakan untuk menganalisis sumber daya yang diminta untuk mencapai tujuan pekerjaan dan kapan penjadwalan sumber daya tersebut akan diminta. Tujuan penjadwalan sumber daya adalah untuk memastikan:
- manfaat yang efisien dan efektif;
- kepercayaan bahwa jadwal realistis;
- identifikasi hambatan dan perbedaan kapasitas sumber daya lebih awal.
Penjadwalan sumber daya merupakan tambahan terhadap penjadwalan waktu, dan bukan merupakan suatu alternatif. Prosedurnya memiliki tiga langkah:
Model yang dikembangkan pada fungsi penjadwalan waktu digunakan sebagai dasar untuk alokasi sumber daya terhadap komponen pekerjaan yang berbeda. Ini memungkinkan permintaan sumber daya pada waktu lembur diakumulasi. Agar profil permintaan memiliki periode permintaan melebihi persediaan (supply) atau di mana sumber daya tidak berfungsi (idle) jarang diragukan. Maksud menghitung jadwal, menggunakan teknik penjadwalan dengan sumber daya yang terbatas adalah memodifikasi waktu agar dapat menyesuaikan dengan puncak dan melalui permintaan.
Dari sudut pandang penjadwalan ada dua bagian kategori sumber daya, yaitu sekali pakai (consumable) dan dapat digunakan kembali (reusable). Sumber daya sekali pakai biasanya berupa bahan. Sumber daya yang dapat digunakan kembali berupa orang dan mesin.
Langkah pertama adalah prosedur mengalokasikan sumber daya terhadap kegiatan. Langkah ini mempertimbangkan kuantitas sumber daya sekali pakai atau usaha yang diminta oleh sumber daya yang dapat dipakai kembali. Setelah sumber daya dialokasikan dan jadwal waktu dihitung, maka sumber daya dapat diakumulasikan. Hasil akumulasi biasanya diperlihatkan sebagai histogram sumber daya. Untuk sumber daya sekali pakai, histogram biasanya menunjukkan penggunaan kumulatif (juga diketahui sebagai Kurva-S). Untuk sumber daya yang dapat diapakai kembali, histrogram akan memperlihakan periode per periode yang digunakan (contoh, harian, mingguan, atau sesuai permintaan).
Jadwal sumber daya sekali pakai menghasilkan dasar pengadaan termasuk rincian yang bisa dimasukkan dalam kontrak, misalnya penjadwalanperngiriman. Jadwal bisa mengungkapkan masalah yang terjadi padabahan dan komponen yang harus dipesan dengan baik keberlanjutannya. Ini kadang-kadang dapat terjadi sesuai dengan situasi di mana pesanan ditempatkan sebelum pekerjaan disahkan (lihat kegiatan pekerjan prawewenang dalam proses definisi).
Sumber daya yang dapat digunakan kembali jarang terjadi, jika terjadi, tidak ada batas dan jadwal yang harus dikaji ulang untuk mendapatkan semua batasan yang diperhitungkan. Ada dua pendekatan penjadwalan sumber daya yang terbatas yang mempertemukan batasan sumber daya dengan hambatan waktu: perataan sumber daya (atau waktu penjadwalan sumber daya yang terbatas).
Perataan sumber daya menjadwalkan kembali kegiatan sambil mempertahankan tanggal akhir yang dihitung berdasarkan analisis jalur kritis. Hasil ini diperlihatkan dalam suatu historgram sumber daya di mana puncak dan titik rendah ‘stabil’ tetapi tidak dihilangkan. Jadwal yang rata bisa berguna bila memungkinkan dan umumnya menghasilkan sumber daya tambahan periode waktu.
Adanya tingkatan sumber daya memastikan bahwa permintaan sumber daya tidak pernah melebihi ketersediaan. Hasilnya biasanya berupa penambahan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dan sesuai bila ada batasan yang tegas pada sumber daya yang tersedia.
Proses perataan yang sederhana atau penyamarataan seluruh jadwal (‘sederhana’ karena ini merupakan pendekatan yang gagal dari kebanyakan penjadwalan paket perangkat lunak) yang tidak mencerminkan situasi yang benar. Kenyataannya, beberapa sumber daya memiliki fleksibilias ketika yang lainnya tidak berarti sehingga beberapa jadwal lainnya harus diratakan dan diseimbangkan. Jadwal bisa jadi lebih sensitif terhadap batasan wewenang sumber daya lainnya, tetapi dampak ini ditandai ketika semua sumber daya dijadwalkan secara bersamaan.
Pemahaman yang lebih baik dari hubungan antara batasan sumber daya dan jadwal dapat dicapai melalui satu bentuk analisis kepekaan di mana sumber daya dijadwalkan. Atau, teknik seperti rantai kritis (critical chain) dapat digunakan untuk menyelesaikan permasalahn tersebut dengan cara yang berbeda.
Proyek, program, dan portofolio
Kebanyakan teknik penjadwalan dengan keterbatasan sumber daya didasarkan pada model awal pada diagram jaringan (network diagram). Kerugian penskalaan dengan teknik ini berasal dari proyek kemudian pada program dan pada portofolio seperti yang dijelaskan dalam penjadwalan waktu.
Setelah seluruh jadwal untuk program atau proyek kompleks yang besar dibagi menjadi jadwal komponen, masing-masing dapat dianalisis secara rinci. Tentu saja, masalah di sini adalah bahwa keputusan lokal mungkin memiliki dampak yang lebih luas hingga kemudian menghilang. Keseimbangan harus ditemukan antara membuat suatu jadwal yang banyak dan detil yang tidak satu pun dapat mengelola secara efektif dan jadwal lokal tersendiri yang tidak menunjukkan adanya ketergantungan.
Bila pekerjaan cukup besar atau kompleks dapat menjamin jadwal yang banyak dari tim manajemen program atau portofolio, ini harus fokus pada perencanaan kapasitas. Dalam manajemen umum, kapasitas didefinisikan sebagai ‘jumlah pekerjaan maksimal yang dilakukan agar organisasi mampu menyelesaikannya sesuai dengan jangka waktu yang diberikan’.
Tim manajemen program dan portofolio harus mempertimbangkan kapasitas ketersediaan sumber daya atas pekerjaan mereka. Mereka bisa menggunakan kebijakan mengalokasikan sebagian sumber daya ini menjadi proyek komponen yang dilakukan dengan penjadwalan yang lebih rinci. Komponen jadwal bisa dikonsolidasikan sebagai kajian dan prosesnya diulang hingga mencapai suatu keseimbangan distribusi sumber daya. Ini merupakan bagian dari kegiatan keseimbangan dalam proses manajemen portofolio.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
