Umum
Negosiasi adalah kumpulan terminologi dalam berbagai mekanisme untuk mencari pemecahan yang berbeda antara individu, kelompok, atau perusahaan, tujuannya adalah untuk:
- menemukan solusi masalah yang melibatkan dua pihak atau lebih;
- membangun hubungan yang bermanfaat di antara dua pihak atau lebih.
Prinsip-prinsip negosiasi digunakan dalam banyak konteks yang berbeda. Dua penerapan nyata adalah dalam manajemen konflik dan pengadaan. Ada dua contoh yang menggambarkan beragam situasi di mana keahlian negosiasi harus diterapkan. Dengan menyesuaikan konflik personel yang sering melibatkan masalah emosional dan budaya, negosiasi pengadaan biasanya tentang terminologi kontraktual dan kondisi.
Apa pun konteksnya, ada faktor umum yang membuat seorang negosiasor dianggap sebagai negosiator yang baik.
- kemampuan untuk menguraikan tujuan dan hambatan umum;
- pengendalian emosi dan perlakuan yang sama semua pihak;
- keahlian mendengar dan berkomunikasi yang baik;
- teliti dalam melakukan tawar-menawar;
- memiliki kemampuan untuk menutup hasil negosiasi dengan cara yang meyakinkan.
Negosiasi sering dijelaskan sebagai bagian antara kompetisi atau kerja sama.
Negosiasi yang bersifat kompetisi yaitu bagaimana memperoleh kesepakatan terbaik dari satu pihak dan juga adanya kebutuhan serta ketertarikan pihak lain. Ini dapat dengan mudah berubah menjadi persaingan di mana pemenang dapat melakukan semuanya. Negosiasi yang bersifat kompetisi harus dihindari, karena ini tidak selalu bisa dilakukan.
Negosiasi kerja sama berusaha menciptakan skenario di mana semua pihak dilibatkan menjadi suatu bagian atau keseluruhan dari apa yang ingin mereka sepakati dalam negosiasi. Pendekatan ini cenderung menghasilkan solusi jangka panjang dan meminimalkan peluang terjadinya konflik di masa mendatang.
Setiap individu secara alami memiliki pilihan tentang bagaimana cara mereka akan melakukan negosiasi dan model R.G. Shell menggabungkan kerja sama dan kompetisi dengan tiga pilihan personel lainnya berdasarkan pada kisi-kisi manajerial Blake dan Mouton.
Dengan demikian apakah negosiasi bersifat kompetisi atau kerja sama, ini biasanya sesuai dengan prosedur khusus.
Merencanakan: Semua pihak harus sepenuhnya mempersiapkannya. Ini termasuk memperoleh informasi sebanyak mungkin; menetapkan tujuan untuk hasil (outcome) dan menyetujui jalur eskalasi jika negosiasi tidak berhasil. Setiap pihak harus berusaha memahami latar belakang budaya, komersial, dan etika dari pihak lainnya.
Diskusi: Menetapkan adegan, mengidentifikasi masalah utama, dan mengomunikasikan tujuan Serta nendengar, bertanya, dan memberikan umpan balik secara berkala untuk menyatakan pemahaman.
Maksud: Maksud suatu solusi harus jelas dan tidak ambigu.
Tawar-menawar (bargain): Mendisuksikan proposal; mengomunikasikan hambatan personel, dan bidang fleksibilitas.
Setuju: Mencapai perjanjian atas masalah inti; mendokumentasikan apa yang telah disetujui dan mencatat apa saja yang terjadi di sekelilingnya, itemitem yang istimewa dengan skala waktu untuk menghasilkan pemecahan masalah.
Implementasi: Mengomunikasikan hasil (outcome) negosiasi yang diperlukan, memutakhirkan setiap dokumentasi manajemen P3 yang berhubungan.
Negosiasi juga dapat dengan mudah terjadi kesalahan. Suatu kesalahan fatal (cardinal sin) dapat termasuk ke dalam negosiasi tanpa persiapan. Kesalahan dapat dengan mudah terjadi seperti membuka penawaran yang jelas-jelas tidak dapat diterima oleh pihak lainnya. Tekanan untuk mengakhiri negosiasi dan melanjutkan proyek atau program untuk mendapatkan hasil ketika diskusi sedang ramai membuat hasil negosiasi sulit dilaksanakan. Menenangkan diri dan mengetahui kapan waktunya istirahat sangat penting ketika kesepakatan tawar-menawar terjadi. Bila ini terjadi, hasil negosiasi akan menjadi akibat (repercussion) dari apa yang terjadi dalam siklus hidup, sehingga ini menjadi bernilai dalam investasi, dan investasi tersebut menjadi benar sebelum dilanjutkan lebih lanjut (atau sesuai dengan keadaan).
Proyek, program, dan portofolio
Manajer proyek paling sering dilibatkan dalam negosiasi karena mereka memiliki keterlibatan langsung dengan tim yang berusaha mencapai tujuan proyek.
Dalam fase identifikasi dan penetapan persyaratan siklus hidup yang sedang berlangsung ,dihasilkan rencana awal. Manajer proyek perlu menyeimbangkan persyaratan waktu, biaya, dan lingkup dengan negosiasi bersama pemangku kepentingan dengan mendapat dukungan dari sponsor.
Selama mobilisasi dan pengadaan, manajer proyek perlu melakukan negosiasi secara internal dengan manajer lainnya (line manager) dalam organisasi matriks dan melakukan negosiasi kontrak yang lebih formal dengan calon penyedia. Seiring perkembangan proyek, konflik antar anggota tim akan terjadi dan manajer proyek harus menegosiasikan solusi atas konflik yang terjadi.
Dalam beberapa kasus, mungkin ada spesialis yang dapat membantu ketersediaan dalam bentuk dukungan kantor. Bahkan jika tidak ada dukungan kantor, sangat penting untuk mengetahui kapan waktunya bertanya untuk mendapat pertolongan dari spesialis, misalnya SDM organsiasi atau depatemen hukum.
Dalam portofolio, program, dan proyek yang lebih kompleks memiliki skenario cakupan negoasiasi yang lebih luas. Manajer P3 yang berada dalam situasi yang lebih kompleks harus memahami negosiasi dalam konteks delegasi.
Dalam hal tertentu, bila suatu program atu portofolio dibuat dengan berbagai tim manajemen dengan delegasi kewenangan, keseimbangan harus diperoleh antara menghilangkan otonomi satu tingkat dan memperoleh keuntungan dengan negosiasi atas nama program atau portofolio secara bersama-sama dan secara keseluruhan.
Hierarki tim manajemen juga menyediakan suatu mekanisme terhadap eskalasi yang seharusnya menjadi bagian dari negosiasi di tingkat yang lebih rendah yang tidak berhasil. Ini harus dijelaskan dalam rencana manajemen yang relevan, khususnya rencana manajemen sumber daya.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
