Pengendalian

Umum

Pengendalian mencakup pelaksanaan pemantauan garis dasar (baseline) yang disetujui, pemutakhiran dokumen pengiriman, dan tindakan koreksi yang diperlukan. Pengendalian dilakukan sesuai dengan siklus hidup tetapi penjelasan utamanya ditujukan pada pengendalian proses pengiriman.

Tujuan pengendalian adalah untuk:

• meninjau pengendalian terhadap garis dasar;
• mengevaluasi dampak kinerja aktual pada rencana di masa mendatang;
• melakukan tindakan sebagaimana diminta untuk mencapai target perencanaan atau persetujuan dari target yang direvisi.

Teknik pengendalian dapat dibagi menjadi satu dari tiga kategori besar: cybernetic, go/no go, dan post.

Pengendalian cybernetic merupakan bagian dari manajemen sehari-hari pekerjaan; pengendalian go/no-go diterapkan pada titik keputusan kunci di dalam siklus hidup; pengendalian post dikonsentrasikan pada pembelajaran dari pengalaman sehingga manajemen P3 ditingkatkan secara berkelanjutan.

Terminologi ‘cybernetic’ berasal dari Yunani yang berarti pengemudi (helsman) dan manajer P3 menggunakan pengendalian cybernetic untuk ‘mengarahkan/menyetir’ proyek, program, atau portofolio sehari-hari. Secara tegas dikatakan bahwa, pekerjaan manajer P3 pertama-tama meminta pengendalian cybernetic, dan hubungan antara manajer P3 dan sponsor merupakan pengendalian cybernetic perintah kedua.

Unsur kunci pengendalian cybernetic adalah umpan balik (feedback). Sistem dipantau, umpan balik disediakan dan dibandingkan dengan sesuatu yang normal. Tindakan dilakukan untuk menyelaraskan sistem menjadi normal. Dalam manajemen P3, rencana garis dasar normal; pemantauan menyediakan umpan balik pada kinerja dan manajer P3 melakukan tindakan untuk mengikuti rencana garis dasar tersebut.

Toleransi adalah penyimpangan yang dapat diterima dari garis dasar. Jika kinerja tidak dapat dicapai, atau diperkirakan tidak tercapai, toleransi disetujui, ini diklasifikasikan sebagai masalah yang harus dieskalasi kepada sponsor. Sponsor dan manajer kemudian akan menyetujui tindakan perbaikan yang sesuai. Jika hasilnya adalah perubahan utama pada pekerjaan, maka garis dasar baru bisa disetujui dan bukan kinerja di masa depan yang dipantau.

Pengendalian go/no go digunakan pada titik keputusan kunci yang dibangun dalam siklus hidup. Ini secara khusus ditemukan pada akhir fase, tahapan, atau bagan pokok pekerjaan dan melibatkan kajian utama dari apa saka yang telah dikirim.

Pada titik keputusan ini, sponsor mempertimbangkan ketersediaan informasi dan memutuskan apakah akan memprosesnya dengan sisa pekerjaan. Dalam kasus proyek, program, yang ekstrem, atau bahkan portofolio, ini bisa ditentukan karena ini bukan sesuatu yang lama untuk disesuaikan.

Pengendalian post sepenuhnya restrospektif. Ini dititikberatkan pada pembelajaran dari pengalaman, missal melalui kajian pascaproyek atau pascaprorgam.

Metode pengendalian khusus digunakan sesuai dengan sifat alami dan kompleksitas dari apa yang sedang dikendalikan. Sebagai contoh:

Suatu metode umum untuk mengilustrasikan kinerja jadwal yaitu laporan RAG (Red, Amber, Green). Status hijau (green) berarti kinerja merupakan bagian dari toleransi dan perkiraan sisanya.  Kuning (amber) adalah bagian dari toleransi tetapi memperkirakan kelebihan mereka. Merah (red) menunjukkan kinerja telah melebihi toleransi.

Enam komponen pengiriman perlu dikendalikan. Sebagian teknik, seperti kendali perubahan dan kendali mutu, bersifat khusus untuk satu unsur, misal lingkup. Sebagian lainnya, seperti manajemen nilai peroleh (earned value management), bersama-sama menghasilkan unsur-unsur  berlipat (contoh jadwal dan biaya).

Dalam konteks pembuatan outputs, kendali lingkup secara efektif sama dengan kendali mutu. Kendali ini memiliki cakupan teknik yang beragam, yang terdiri atas inspeksi, pengujian, dan pengukuran. Pengiriman mengonfirmasi spesifikasi, yang sesuai dengan maksud dan harapan pemangku kepentingan. Sebagai contoh, teknik terdiri atas: sampel agregat beton yang digunakan pada fondasi bangunan, meninjau penggunaan sistem operasi (antarnuka) aplikasi komputer oleh pengguna, penggunaan las dengan sinar-X di lambung kapal dan mengikuti serangkaian uji untuk bagian perangkat lunak (software) baru. Inspeksi sering menghasilkan data empiris, dan perangkat seperti diagram scatter, bagan kendali, bagan alir dan diagram sebab akibat, semuanya membantu mengendalikan mutu sehingga dapat dikirim.

Pengendalian dapat juga dianggap sebagai pemicu peristiwa (event-driven) atau pemicu waktu (time-driven). Pengendalian go/no-go dan pasca adalah pemicu peristiwa dan peristiwa dapat menjadi dasar siklus hidup (penutup fase, tahapan, atau tonggak), atau berdasar umpan balik (ketika toleransi berlebih).

Pengendalian pemicu waktu merupakan pengendalian cybernetic yang lebih khusus dan terdiri atas laporan-laporan per minggu dan per bulan, tinjauan berkala, atau rapat kemajuan reguler. Mengumpulkan data kemajuan dan penyusunan laporan, dan bagian-bagian penting yang membutuhkan perhatian merupakan tanggung jawab manajer P3. Dalam beberapa kasus, pekerjaan ini akan dilakukan dengan fungsi pendukung, yang membebaskan manajer untuk berkonsentrasi mengambil keputusan dan mengimplementasikan tindakan perbaikan.

Tidak akan pernah ada kemajuan yang secara ketat dapat mengikuti rencana. Rencana yang baik terdiri atas unsur kontinjensi dan cadangan manajemen yang akan melindungi dampak pelaksanaanya. Sebagian cadangan ini akan berada dalam pengendalian manajer P3 dan sebagian lainnya dalam pengendalian sponsor.

 

Proyek, program, dan portofolio

Data kemajuan dikumpulkan dan dilaporkan, caranya tergantung pada teknik perencanaan yang digunakan untuk mengembangkan garis dasar.

Pada proyek kecil, jadwal garis dasar telah  disusun dan disajikan sebagai sebuah bagan Gantt yang sederhana, di mana pada kasus kemajuan jadwal bisa diperlihatkan sebagai slip chart. 

Ketika proyek menjadi semakin kompleks dan jadwal didasarkan pada diagram jaringan, model-model ini dapat digunakan dengan lebih canggih sebagai teknik pengendalian seperti manajemen nilai peroleh atau rantai kritis.

Metode yang lebih canggih dari pencatatan dan analisis kemajuan menghasilkan perkiraan kinerja di masa mendatang yang lebih akurat. Sebagai contoh, bila slip chart yang sederhana berdasarkan pada analisis jalur kritis tidak bisa memperkirakan kesenjangan toleransi di masa mendatang, perkiraan yang didasarkan pada manajemen nilai peroleh akan memperlihatkan kesenjangan. Ini terjadi karena analisisjalur kritis mengasumsi tingkat kemajuan di masa mendatang yang akan menyatu dengan rencana awal (original plan) di mana EVM mengasumsikan tingkat kemajuan di masa mendatang  yang akan menyatu dengan tingkat historis kemajuan.

Sistem pengendalian untuk proyek-proyek tradisional cenderung fokus pada lingkup terlebih dahulu. Pada produk-produk lingkungan yang aktif (agile), produk tersebut dikirim secepat mungkin dan teknik kendali yang lebih sesuai dalam pengendalian aliran kerja adalah teknik Kanbanare. Sejumlah produk cepat, bagan burn down merupakan salah satu cara yang lebih baik untuk mengilustrasikan kemajuan dibandingkan bagan Gantt.

Di dalam program dan portofolio akan ada tingkat pengendalian cybernetic yang berlapis. Manajer proyek pada suatu proyek akan memperoleh umpan balik berkala mengenai kemajuan dan melakukan tindakan perbaikan yang diminta. Bila proyek merupakan bagian dari program, manajer program bisa melakukan peran sponsor proyek dan menyediakan tingkat pengendalian kedua.

Jika program merupakan bagian dari portofolio, maka terdapat hubungan yang sama yang memperkenalkan tingkat pengendalian ketiga.

Ini tidak berarti bahwa ada tiga orang yang mengendalikan proyek sehari-hari. Setiap tingkat pengendalian menyetujui tingkat rinci yang berbeda dan memiliki durasi pengendalian yang berbeda. Dalam proyek atau program atau portofolio yang lebih besar, sistem pengendalian (kemungkinan ditata dalam rencana manajemen pengendalian) harus, untuk setiap tingkatan, sebagaimana dijelaskan berikut:

• toleransi akan ditetapkan;
• data kemajuan akan diperoleh dan dilaporkan;
• ketergantungan di antara rencana yang berbeda akan dipantau;
• informasi kemajuan akan dikonsolidasikan ke atas (upwards);
• keputusan akan dikomunikasikan ke bawah (downwards).

Sebagaimana pekerjaan yang menjadi semakin kompleks, sangat penting untuk fokus pada indikator kinerja kunci (KPI dan bukan pada pemantauan rincian yang lebih besar. Peran PSO (kantor pendukung proyek, program, dan portofolio) sangat diperlukan selain kompleksitas dan manajer yang harus tepat waktu dan akurasi informasi untuk mengambil keputusan yang baik.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.