Manajemen sumber daya

Umum

Manajemen sumber daya mencakup semua aspek penggunaan sumber daya untuk mencapai tujuan proyek, program, atau portofolio. Tujuannya adalah untuk:

• menentukan cara terbaik untuk menempatkan sumber daya pekerjaan;
• memperoleh dan memobilisasi sumber daya yang diperlukan;
• mengendalikan sumber daya selama siklus hidup;
• demobilisasi sumber daya pada akhir siklus hidup;
• menyelesaikan semua yang berkaitan dengan kontrak.

Sumber daya dibutuhkan oleh proyek, program, atau portofolio termasuk orang, mesin, bahan, teknologi, properti, dan apa pun yang diwajibkan untuk mencapai tujuan pekerjaan lainnya. Sumber daya bisa diperoleh secara internal dari organisasi sendiri atau dihasilkan dari sumber eksternal.

Ada tiga komponen manajemen sumber daya utama, yaitu:

• Pengadaan, utamanya dititikberatkan dengan mengidentifikasi dan memilih penyedia eksternal tetapi banyak prinsip dapat diterapkan untuk mengamankan penyedia internal. Tingkat yang diminta secara formal tergantung pada kompleksitas rantai pasokan dan risiko yang ditambahkan.

• Manajemen kontrak sepakat dengan hubungan yang berkelanjutan antara tim manajemen dengan penyedia. Ini bisa bergantian dalam hal kontrak hukum, yaitu perjanjian tingkat layanan internal atau mungkin perjanjian yang terdokumentasi secara sederhana untuk penyediaan.

• Mobilisasi adalah mengenai bagaimana memperoleh sumber daya yang tepat di tempat yang tepat dan pada waktu yang tepat. Ini juga mencakup penggunaan demobilisasi cadangan ketika sumber daya tidak lagi dibutuhkan.

Prosedur sederhana untuk mengelola sumber daya diperlihatkan di bawah ini:

 

 

Rencana manajemen sumber daya akan menetapkan sejak awal seberapa banyak sumber daya yang harus disediakan, dimobilisasi, dan dikendalikan sesuai dengan kebijakan organisasi. Ini mencakup kebijakan untuk melakukan tender, malakukan kontrak, dan manajemen matriks sumber daya internal.

Ini perlu untuk menghasilkan suatu rencana manajemen pendahuluan dan mengawali penelitian dengan pilihan sumber daya. Setelah keputusan diambil mengenai bagaimana manajemen sumber daya diterapkan pada konteks khusus, langkah perencanaan dan permulaan dapat dikaji ulang agar lebih rinci.

Langkah pengadaan mengandung penilaian apakah sumber daya dibutuhkan untuk menyelesaikan lingkup pekerjaan. Pekerjaan yang diikutsertaan dapat berupa proyek penting dan harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

• keputusan untuk membeli atau membuat;
• penggunaan penyedia yang terintegrasi secara tunggal atau beragam;
• pemilihan penyedia;
• hubungan dengan penyedia;
• ketentuan dan bentuk kontrak atau perjanjian;
• metode pembayaran, penggantian biaya, dan/atau pengalihan anggaran (cross-charging) internal.

Akuisisi dan sumber daya eksternal biasanya melalui prosedur pengadaan yang melibatkan tender dan hasilnya dituangkan dalam suatu kontrak untuk ketentuan barang dan jasa.

Manajer P3 ingin menghasilkan solusi untuk mendapatkan persyaratan yang kompleks dan inovatif yang tidak bisa secara tepat dapat mengetahui apa yang terbaik untuk mencapai persyaratan dan bisa terjadi suatu dialog dengan calon penyedia untuk membantu mengembangkan suatu solusi. Bila ini yang terjadi, aturan yang jelas untuk mengungkapkan informasi dari salah satu calon penyedia lainnya yang perlu ditetapkan dan diatur, baik untuk pembelian maupun pengaduan hukum.

Bila sumber daya didapat secara internal, akan ada pernjanjian tingkat layanan atau dalam hal referensi antara proyek, program, atau portofolio dan departemen atau fungsi penyediaan sumber daya.

Menetapkan infrastruktur manajemen dan mendapatkan sumber daya di tempat disebut mobilisasi. Proyek dan program merupakan organisasi sementara, di mana portofolio bisa jadi permanen atau semi-permanen. Oleh karena itu, ketika infrastruktur mengelola portofolio yang dimobilisasi, infrastruktur proyek dan program dimobiliasi akan secara berkala.

Bila kebutuhan sumber daya di tempat terkendali, ini akan melibatkan kegiatan seperti memantau perkembangan dan menjadwal ulang pekerjaan, mengkaji kontrak atau perjanjian tingkat layanan; merespons isu sumber daya; memperkenalkan sumber daya baru, dan mengakhiri kontrak.

Akhirnya, pada akhir pekerjaan, infrastruktur sumber daya harus dibongkar termasuk menghilangkan aset modal, mengakhiri kontrak, dan merelokasi staf internal.

 

Proyek, program, portofolio

Beberapa proyek akan diselesaikan secara internal, gambar harusnya digambarkan  sebagai sumber daya organisasi sendiri. Dalam hal tertentu, manajer proyek tidak harus seseorang yang sangat ahli dalam pengadaan dan prosedur kontrak resmi tetapi seseorang yang memiliki keahlian negosiasi yang baik dan memengaruhi untuk dapat mengatasi sumber daya yang terbatas. Sponsor proyek berperan penting dalam memastikan bahwa organisasi berkomitmen menyediakan sumber daya internal yang diperlukan.

Ini berarti bahwa pada akhir proses identifikasi ada sebuah firma yang berkomitmen untuk menyediakan sumber daya untuk proses penetapan dan perjanjian dengan prinsip menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk proses pencapaian tujuan.

Proyek yang lebih kompleks dan besar memanfaatkan baik sumber daya internal maupun eksternal. Manajer proyek sangat memerlukan dukungan dari spesialis yang memiliki keahlian dalam memilih penyedia dan negosiasi kontrak.

Unsur-unsur program yang berbeda memiliki berbagai kebutuhan sumber daya. Ini mungkin baik bahwa proyek menggunakan sumber daya eksternal yang lebih besar, sementara manajemen perubahan dan realisasi manfaat utamanya dilakukan oleh sumber daya internal.

Manajer program harus menetapkan bagaimana tanggung jawab mengelola sumber daya akan dibagi antara manajemen tingkat progam dalam rencana manajemen sumber daya tingkat program. Pendekatan harus dapat mengoordinasikan berbagai sumber daya ketika mendelegasikan wewenang yang cukup kepada proyek individu.

Manajer program harus mempertimbangkan faktor-faktor berikut ini:

• unsur-unsur infrastruktur manajemen yang dapat dibagi di antara proyek;
• peluang pengadaan program;
• proyek-proyek dengan persyaratan sumber daya khusus;
• menstrukturkan bagian investasi atau pinjaman (tranche) untuk membuat sumber daya berguna dan lebih efisien.

Proyek dan program kadang-kadang diawali tanpa implikasi sumber daya yang benar-benar dipahami. Terutama ketika program memiliki dampak yang cakupannya meluas pada organisasi itu sendiri melalui perlunya perubahan implementasi dan merealisasikan manfaat, dan juga mencapai tujuan output proyek. Semua aspek manajemen sumber daya harus diinvestigasi selama proses penetapan dan hasilnya dikomunikasikan kepada pemangku kepentingan.

Infrastruktur suatu portofolio biasanya permanen tetapi tidak perlu terus-menerus. Dalam suatu siklus, perencanaan portofolio bisa sangat meluas dan di lain pihak bisa sangat tidak diharapkan walaupun secara relatif. Permintaan sumber daya dari satu portofolio biasanya beragam secara paralel sesuai dengan jumlah proyek dan program. Dalam mengelola proses portofolio, tim manajemen harus secara terus-menerus menyeimbangkan komitmen terhadap proyek dan program dengan kapasitas organisasi itu sendiri untuk menyediakan sumber daya yang diperlukan. 

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.