Umum
Manajemen finansial mencakup semua aspek untuk memperoleh, menerapkan, dan mengendalikan sumber daya finansial. Tujuan manajemen finansial adalah untuk:
- menaksir biaya untuk mencapai tujuan;
- mengakses kemampuan untuk mencapai tujuan;
- mengamankan dana dan mengelola pengeluaran selama siklus hidup;
- menetapkan dan menjalankan sistem finansial;
- memantau dan mengendalikan pembelanjaan.
Manajemen finansial terdiri atas tiga bidang utama:
-
Penilaian investasi adalah prosedur di mana kelayakan pekerjaan dinilai. Ini merupakan salah satu masukan utama pada kasus bisnis.
-
Pendanaan dititikberatkan pada pengamanan investasi yang disyaratkan untuk menyelesaikan pekerjaan dan memastikan dukungan arus kas.
-
Anggaran dan kendali biaya ditaksir, arus kas diperkirakan, dan kemudian pengendalian pada pemantauan arus kas diterapkan.
Manajemen keuangan pada proyek, program, dan portofolio menghasilkan banyak bentuk tetapi prosedur yang sederhana diperlihatkan di bawah ini:
Prosedur dimulai dengan langkah perencanaan yang mendefisikan lingkup dan tujuan manajemen finansial dan hasil dalam rencana manajemen keuangan. Langkah permulaan dilakukan setelah pekerjaan disetujui dan sumberdaya yang dibutuhkan untuk mengelola keuangan dimobilisasi.
Langkah khusus pertama adalah menaksir apakah pekerjaan memerlukan biaya. Taksiran biaya dibuat dan harus sejalan dengan prosedur perencanaan lain yang menetapkan lingkup pekerjaan dan perkiraan jadwal, sumber daya, dan risiko.
Taksiran biaya diseimbangkan terhadap nilai manfaat (sebagaimana dihitung dalam prosedur manajemen manfaat) dan didokumentasikan dalam kasus bisnis. Pekerjaan disetujui jika memperlihatkan manfaat yang lebih besar dibandingkan biaya dan juga organisasi tidak mampu memperoleh pengembalian yang lebih baik bila berinvestasi dengan dana yang sama dengan yang lainnya.
Taksiran biaya akan dijaminkan dalam anggaran untuk aspek pekerjaan yang berbeda. Ini dikombinasikan dengan pengiriman jadwal untuk membuat informasi arus kas. Anggaran tambahan bisa dibuat sehingga sesuai dengan kontinjensi dan cadangan yang ditangani oleh sponsor.
Pelaksanaan pengamanan dana berlanjut bersamaan dengan langkah-langkah ini dan dengan fase siklus hidup yang berbeda. Sebagai contoh, ketika mandat mendorong fase identifikasi proyek atau program, ia harus mendapatkan dana yang cukup untuk menyelesaikan proses identifikasi.
Jika ringkasan ini disetujui pada akhir proses identifikasi, maka persetujuan tersebut harus disertai dengan dana yang cukup yang pada prinsipnya melengkapi proses definisi dan kecukupan dana, serta menyelesaikan pekerjaan.
Seiring hasil kerja dan sejumlah uang yang dibelanjakan yang semakin meningkat, sistem pengendalian finansial perlu diimplementasikan agar sesuai dengan volume dan sifat alami transaksi finansial. Sistem ini akan bekerja bersamaan dengan sistem manajemen jadwal untuk memperkirakan arus kas dan kemudian melacak pengeluaran aktual terhadap anggaran.
Pendekatan manajemen finansial dalam proyek, program, atau portofolio sangat tergantung pada kebijakan, prosedur, dan standar yang digunakan dalam organisasi sendiri. Ini, pada gilirannya, dipengaruhi oleh lingkungan peraturan dan legislatif. Pada awalnya, prosedur finansial harus ditetapkan dalam rencana manajemen finansial agar sesuai dengan semua standar dan kemungkinan pertukaran informasi dengan sistem finansial organisasi sendiri.
Proyek, program, dan portofolio
Sistem manajemen finansial harus sesuai dengan skala dan kompleksitas pekerjaan. Ini bisa berlangsung dari proyek kecil dalam suatu departemen hingga portofolio, proyek, dan program internasional yang sangat kompleks yang dimiliki oleh organisasi mitra. Terlepas dari skala kompleksitas, prinsip dasarnya adalah bahwa biaya harus dikendalikan dan diperiksa untuk memastikan nilai manfaat yang diharapkan.
Proyek yang lebih kecil tidak akan membenarkan investasi dalam sistem finansial sendiri dan akan menggunakan sistem organisasi sendiri. Ini dapat menyebabkan masalah bila sistem finansial dikonfigurasi untuk melaporkan secara operasional dan tidak mudah memfasilitasi jenis rincian biaya yang diperlukan untuk proyek.
Organisasi yang lebih matang akan memastikan bahwa sistem finansial perusahaan dapat bertukar data dengan sistem proyek penjadwalan.
Proyek dan program yang lebih besar mungkin menyesuaikan sistem manajemen finansial yang berdedikasi dan portofolio saat ini seharusnya memiliki kemampuan ini. Sistem-sistem ini perlu mengkonsolidasikan data finansial dari sumber yang berbeda, seperti proyek komponen, kegiatan bisnis normal, dan infrastruktur manajemen tingkat atas.
Kebijakan keuangan dan akuntansi harus konsisten dan merupakan tantangan khusus bila pekerjaan bersifat internasional, multinasional, atau keduanya.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
