Umum
Kata ‘pemerintahan’ jelas berasal dari praktik pemerintahan sebuah negara politik yang ada unsur pemerintahnya.
Dalam beberapa tahun terakhir, konsep tata kelola perusahaan telah mengambil istilah ini dan menerapkannya di dunia komersial.
Ada banyak definisi tata kelola yang berbeda, tetapi semuanya mencakup unsur-unsur tertentu, yang dapat disesuaikan dan diterapkan pada tata kelola proyek, program, dan portofolio. Tujuan tata kelola P3 adalah untuk:
- menyediakan sistem praktik yang baik di mana proyek, program, dan portofolio akan dikelola;
- menyeimbangkan berbagai kebutuhan semua pemangku kepentingan;
- memantau tindakan manajemen untuk mengatasi risiko tindakan yang tidak sesuai;
- mendefinisikan peran dan tanggung jawab yang jelas dan memastikan bahwa peran dan tanggung jawab dilakukan oleh orang-orang yang berkompeten.
- memastikan perilaku etis dan meningkatkan keterbukaan.
Tata laku P3 adalah komponen tata laku perusahaan yang diperlukan. Ini dapat semakin tergantung pada pemegang saham, klien, dan pemerintah. Organisasi harus mematuhi peraturan dan perundang-undangan eksternal (contoh, UK Corporate Governance Code and Sarbanes-Oxley in the USA).
Awalnya, tata laku bisa terjadi di lapisan birokrasi manajerial lainnya, tetapi manfaat tata laku yang baik mencakup optimalisasi investasi, penghindaran alasan umum untuk kegagalan dan motivasi staf.
Tata laku yang baik meminimalkan risiko yang terjadi dari perubahan dan akan membantu memaksimalkan manfaat. Ini juga meningkatkan displin dan profesi manajemen proyek, program dan portofolio yang berkelanjutan.
Semua topik dalam kerangka Praxis berkontribusi pada tata laku yang baik. Namun, bagian kunci yang tercakup di bagian ini adalah:
-
Manajemen P3 – metode untuk menyerahkan proyek, program, dan portofolio.
-
Manajemen pengetahuan – kemampuan organisasi untuk menangkap, mengembangkan, dan meningkatkan kemampuan dan maturitasnya.
-
Siklus hidup – struktur yang mendasari penyerahan.
-
Maturitas Kemampuan – pengembangan tingkat efektivitas dan efisiensi yang semakin meningkat.
-
Sponsorship – hubungan antara manajemen P3, manajemen strategi, dan bisnis normal.
Fungsi penting dari bagian lain terdiri atas:
Manajemen pemangku kepentingan - walaupun hal ini biasanya dibahas dalam konteks proyek dan program khusus, prinsipnya sama-sama dapat diterapkan pada pemangku kepentingan dalam proses manajemen P3;
Etika –memastikan bahwa semua anggota organisasi P3 bertindak atas dasar kepentingan pemangku kepentingan terbaik.
Tata laku dimulai dari organisasi itu sendiri yang dewan pengurusnya harus memastikan bahwa manajemen P3 terlibat dan dipromosikan secara proaktif.
Banyak struktur organisasi yang berbeda dapat dibentuk sehingga ‘memiliki’ manajemen P3 (atau aspek-aspeknya). Seperti PMO (project management office), P3O (project, programme and portfolio support office), layanan proyek, centre of excellence (CoE) atau komunitas praktisi (community of practice - CoP) semuanya digunakan secara umum.
Nama sering mencerminkan lingkup tanggung jawab. Sebagai contoh, project support office (PSO) memberikan dukungan administrasi dominan untuk sebuah proyek; pusat keunggulan biasanya akan berkonsentrasi pada peningkatan kedewasaan kemampuan dan pengembangan profesional berkelanjutan (continuing professional development/CPD) sementara PMO secara efektif sama dengan organisasi manajemen portofolio.
Proyek, program, portofolio
Penerapan prinsip-prinsip tata laku tidak tergantung pada pendekatan perusahaan. Hanya karena organisasi kurang matang dan tidak memiliki struktur tata laku P3 yang mapan, bukan berarti proyek dan program tidak dikecualikan dari penerapan tata laku yang baik.
Bila tidak ada tata laku yang terpusat, tim proyek atau program harus bertanggung jawab pada tata laku mereka sendiri.
Sponsor bertanggung jawab untuk memasikan bahwa mekanisme tata laku telah dijalankan. Pemeriksaan secara berkala penerapan ini disebut jaminan. Ini harus dilakukan oleh seseorang yang berada di luar tim manajemen yang melapor langsung ke sponsor.
Jalan menuju maturitas kemampuan bagi sebagian besar organisasi dimulai dengan tata kelola yang tidak konsisten di seluruh portofolio proyek dan mungkin program informal.
Seiring organisasi mengembangkan kemampuan P3, program akan dibuat yang mencakup proyek dengan pendekatan yang berbeda untuk pemerintahan. Demikian pula portofolio akan dihasilkan dari proyek dan program dengan pendekatan yang berbeda. Risikonya yaitu membiarkan proyek komponen atau program untuk terus berubah dan diimbangi dengan manfaat menggunakan pendekatan yang konsisten di seluruh program atau portofolio.
Beberapa organisasi mengembangkan satu portofolio yang terdiri atas program dan proyek yang mereka jalankan. Tata kelola portofolio akan mendorong tata kelola semua proyek komponen dan program.
Organisasi besar mungkin memiliki banyak portofolio dan ada alasan bagus untuk memiliki kerangka kerja tata kelola yang berbeda, yang mungkin karena konteks geografis, politik, atau peraturan.
Namun, nilai utama harus konsisten di seluruh organisasi dan sesuai dengan tata kelola organisasi.
Tata kelola bisa jadi rumit di mana dua atau lebih organisasi dengan budaya yang berbeda bergabung dalam usaha patungan untuk menjalankan portofolio. Dalam kasus seperti ini harus disepakati dengan hati-hati.:
-
pengaturan yang mencakup pengambilan keputusan dan wewenang bersama untuk mengelola kontrak bersama pemilik, pemangku kepentingan, dan pihak ketiga;
-
kasus bisnis yang mencerminkan pembagian risiko dan penghargaan;
-
pengaturan yang mengakui pengaturan tata kelola yang ada serta kekuatan dan kelemahan teknik pemilik bersama (co-owner);
-
mekanisme persetujuan yang memberikan peluang kepada pemilik untuk mengevaluasi ulang partisipasi mereka;
-
prosedur pelaporan, kajian yang independen dan penyelesaian sengketa.
Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.
