Manajemen pengetahuan

Umum

Manajemen pengetahuan mencakup identifikasi yang sistematis, pencatatan, dan pembagian wawasan dan pengalaman sehingga memungkinkan pengetahuan untuk diterapkan dalam situasi baru.

Tujuan manajemen pengetahun adalah untuk:

  • menyaring pengetahuan yang bermanfaat terhadap manajemen proyek, program, dan portofolio;
  • membuat pengetahuan dapat dipahami (tacit) dari praktisi yang berpengalaman;
  • mendukung manajemen untuk meningkatkan kemampuan dan memperbaiki manajemen P3 secara terus-menerus.

Contoh penggunaan pengetahuan yang paling umum dalam manajemen P3 adalah ‘pembelajaran/lesson learned’. Ini harus dicatat dalam log pelajaran selama satu siklus hidup yang menitikberatkan pada pemahaman mereka di akhir tahap selama kajian.

Mengkaji pembelajaan dari proyek dan program sebelumnya merupakan salah satu kegiatan selama proses identifikasi. Pengalaman dan wawasan dari pekerjaan sebelumnya yang tidak digunakan dapat menyebabkan kesalahan pada periode  sebelumnya terulang kembali.

Manajemen pengetahuan merupakan unsur penting dalam memperbaiki maturitas  kemampuan organisasi. Memahami suatu pembelajaran merupakan atribut kemampuan tingkat 3, sementara itu, pelaksanaan sistem manajemen pengetahuan yang terstruktur dan terintegrasi merupakan atribut maturitas tingkat 4.

Pengetahuan biasanya dijelaskan dalam salah satu bentuk berikut ini: tacit dan eksplisit.

Aspek manajemen pengetahuan sangat penting untuk merancang agar Praxis dapat mencapainya.

Taksonomi Praxis merupakan dasar-dasar pengetahuan tacit komunitas manajemen P3 yang sebagian besar dapat dicatat dan disusun secara eksplisit dalam suatu cara yang sangat mudah diakses.

Pengetahuan tacit mencakup pengalaman, wawasan, pengamatan, dan komunikasi yang dimiliki oleh setiap orang dalam ingatan mereka. Intinya, manajer P3 yang berpengalaman, sponsor, manajer perubahan bisnis dan lain-lain, harus memiliki pengetahuan mendalam tentang tacit dalam manajemen P3 yang mereka gunakan setiap hari untuk mencapai tujuan proyek dan program dengan sukses.

Salah satu peran penting manajemen pengetahuan adalah memahami pengetahuan tacit dan mengalihkannya dalam pengetahun eksplisit. Secara sederhana ini berarti setiap hal diungkapkan dan dicatat dengan cara yang memungkinkan orang lain yang ingin mengembangkan pengetahuan mudah mengaksesnya dan mereka dapat belajar dari pengalaman orang lain.

Pengguna pengetahuan eksplisit ini meliputi manajer proyek pemula hingga manajer portofolio yang berpengalaman yang menunjukkan tantangan baru. Organisasi yang matang harus mengembangkan budaya pembelajaran dan pengembangan dalam satu manajemen pengetahuan yang tak terpisahkan dari perangkat-perangkatnya.

Ada banyak teori dan model manajemen pengetahuan, misalnya teori dan model yang dikemukakan oleh Nonaka dan Takeuchi.

Dalam organisasi manajemen P3, langkah-langkah yang dilakukan untuk menetapkan manajemen pengetahuan adalah sebagai berikut:

  • memastikan manajemen senior berkomitmen untuk memahami prinsip-prinsip manajemen pengetahuan;

  • menjamin unsur-unsur metode P3 dapat menangkap dan memanfaatkan pengetahuan;

  • melaksanakan dan menjaga sistem untuk menyimpan dan memelihara pengetahuan.

Memahami pembelajaran yang dihasilkan dari pengetahuan eksplisit dan didasarkan terutama pada adanya pengetahuan tacit di dalam organisasi.

Selain itu, sumber pengetahuan eksternal harus dimiliki yang diperoleh melalui keterlibatan dengan komunitas praktisi seperti badan pofesional.

Manajemen pengetahuan meminimalkan risiko dalam manajemen proyek, program, dan portofolio melalui penggunaan metode dan teknik yang diakui dan menghindari perangkap yang diketahui.

Manajemen pengetahuan juga dapat memotivasi anggota tim manajemen untuk mengetahui bahwa ada sarana yang dapat membantu meningkatkan manajemen P3 hingga tingkat organisasi melalui kontribusi personel mereka.

 

Proyek, program, dan portofolio

Suatu organisasi harus memiliki sistem manajemen pengetahuan untuk semua proyek, program, dan portofolio yang dapat diakses.

Tanpa manajemen pengetahuan, peluang untuk melaksanakan proyek terbatas terutama untuk proyek besar dan kompleks. Proyek kecil dalam organisasi tingkat menengahdapat memberikan peluang yang tepat kepada anggota tim manajemen untuk menerapkan pengetahuan tacit mereka.

Dalam situasi ini, risiko yang dihadapi organisasi itu sendiri adalah hilangnya kemampuan untuk mengelola proyek bila ada staf yang tidak menerapkan keahlian mereka dalam proyek. Tindakan sederhana untuk mengatasi risiko ini adalah mencatat dalam buku harian proyek yang disimpan oleh organisasi dan manajer proyek meluangkan waktu untuk bertukar  pengalaman.

Berdasarkan definisi, program terdiri atas beberapa proyek dan memiliki peluang untuk mencatat pembelajaran dari proyek sebelumnya sehingga dapat diterapkan ke proyek selanjutnya. Ini dapat dilanjutkan oleh tim manajemen program dalam proyek berikutnya.

Peluang terbesar untuk mengembangkan manajemen pengetahuan berada pada portofolio. Pada tahap ini, tim manajemen harus memastikan pendanaan sistem manajemen pengetahuan jika organisasi secara keseluruhan belum siap. Ini biasanya dapat dilakukan selama berlangsunya proses inisiasi.

 

Terima kasih Lukas Sihombing untuk terjemahannya pada laman ini.

SHARE THIS PAGE
18th July 2015Italian translation added

Manajemen pengetahuan

Kembali ke atas