Allgemein
Wissensmanagement beinhaltet die systematische Identifizierung, Aufzeichnung und Verbreitung von Erkenntnissen und Erfahrungen, um sie in neuen Situationen einsetzen zu können.
Die Ziele des Wissensmanagements sind:
- nützliche Erkenntnisse aus dem Management von Projekten, Programmen und Portfolios zu gewinnen;
- stillschweigendes Wissen von erfahrenen Praktikern für alle zugänglich machen;
- Unterstützung des Reifegradmanagements und der kontinuierlichen Verbesserung des P3-Managements.
Die häufigsten Beispiele für nützliches Wissen im P3-Management sind die "Lessons Learned". Diese sollten während des gesamten Lebenszyklus in einem "Lessons Learned"-Protokoll festgehalten werden, wobei ein besonderer Schwerpunkt auf der Erfassung während der Überprüfungen am Ende einer Phase oder Tranche liegt.
Die Überprüfung der aus früheren Projekten und Programmen gezogenen Lehren ist eine Aktivität während des Identifizierungsprozesses. Wenn die Erfahrungen und Erkenntnisse aus früheren Arbeiten nicht genutzt werden, führt dies häufig dazu, dass die Fehler der Vergangenheit wiederholt werden.
Wissensmanagement ist ein wichtiges Element bei der Entwicklung des Reifegrads der Fähigkeiten einer Organisation. Die Erfassung der gewonnenen Erkenntnisse ist ein Attribut des Reifegrads 3, während die Implementierung eines integrierten und strukturierten Wissensmanagementsystems ein Attribut des Reifegrads 4 ist.
Wissen wird in der Regel als eine von zwei Formen beschrieben: stillschweigend und explizit.
Dieser Aspekt des Wissensmanagements ist die Essenz dessen, was die Praxis erreichen soll.
Die Taxonomie der Praxis ist die Grundlage, auf der stillschweigendes Wissen aus der gesamten P3-Management-Community erfasst und auf leicht zugängliche Weise explizit gemacht werden kann.
Stillschweigendes Wissen ist die Summe der Erfahrungen, Einsichten, Beobachtungen und Mitteilungen, die jeder Mensch in seinem Gedächtnis hat. Es liegt auf der Hand, dass erfahrene P3-Manager, Sponsoren, Manager für Unternehmensveränderungen usw. über große Mengen an stillschweigendem Wissen über das P3-Management verfügen, das sie jeden Tag nutzen, um Projekte und Programme erfolgreich durchzuführen.
Eine wichtige Aufgabe des Wissensmanagements besteht darin, dieses implizite Wissen zu erfassen und in explizites Wissen umzuwandeln. Das bedeutet einfach, dass es in einer Weise ausgedrückt und aufgezeichnet wird, die für diejenigen zugänglich ist, die ihr Wissen weiterentwickeln und von den Erfahrungen anderer lernen wollen.
Die Nutzer dieses expliziten Wissens reichen von unerfahrenen Projektmanagern bis hin zu erfahrenen Portfoliomanagern, die vor neuen Herausforderungen stehen. Eine reife Organisation fördert eine Kultur des Lernens und der Entwicklung, wobei das Wissensmanagement eines ihrer Instrumente ist.
Es gibt viele Theorien und Modelle des Wissensmanagements, wobei das von Nonaka und Takeuchi ein gängiges Beispiel ist. Innerhalb der P3-Management-Organisation sind die Schritte zur Einführung des Wissensmanagements folgende:
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Sicherstellung des Engagements der Unternehmensleitung für die Grundsätze des Wissensmanagements;
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Sicherung der Elemente der P3-Methode, die Wissen erfassen und nutzen;
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Einführung und Pflege eines Systems zur Speicherung und Pflege von Wissen.
Die Erfassung von Erfahrungen ist nur eine Möglichkeit, explizites Wissen zu schaffen, und beruht in erster Linie auf dem stillschweigenden Wissen, das in der Organisation vorhanden ist.
Dies sollte durch externe Wissensquellen ergänzt werden, indem man sich mit breiteren communities of practice einschließlich Berufsverbänden zusammenschließt.
Wissensmanagement verringert das mit der Verwaltung von Projekten, Programmen und Portfolios verbundene Risiko durch den Einsatz bewährter Methoden und Techniken und die Vermeidung bekannter Fallstricke.
Es kann auch die Mitglieder des Managementteams motivieren, die darin eine Möglichkeit sehen, durch ihren persönlichen Beitrag das P3-Management auf organisatorischer Ebene zu verbessern.
Projekte, Programme und Portfolios
In einer reiferen Organisation sollte es ein bestehendes Wissensmanagementsystem geben, auf das alle Projekte, Programme und Portfolios zugreifen können.
Ohne dies hat ein einzelnes Projekt nur begrenzte Möglichkeiten, Wissensmanagement zu betreiben, es sei denn, es ist groß und komplex. Kleinere Einzelprojekte in weniger ausgereiften Organisationen sind darauf angewiesen, dass einzelne Mitglieder des Managementteams ihr implizites Wissen anwenden.
In diesen Fällen besteht die Gefahr, dass die aufnehmende Organisation ihre Fähigkeit zur Projektverwaltung verliert, wenn qualifizierte Mitarbeiter ausscheiden. Einfache Maßnahmen zur Minderung dieses Risikos können die Verwendung von Projekttagebüchern sein, die von der Organisation aufbewahrt werden, und die Bereitstellung von Zeit, in der sich die Projektmanager zum Erfahrungsaustausch treffen können.
Ein Programm umfasst definitionsgemäß mehrere Projekte und bietet die Möglichkeit, die aus früheren Projekten gewonnenen Erkenntnisse festzuhalten, um sie auf spätere Projekte zu übertragen. Es ist die Aufgabe des Programmverwaltungsteams, diese Kontinuität zu gewährleisten.
Die größte Chance für die Entwicklung eines soliden Wissensmanagements liegt innerhalb eines Portfolios. Auf dieser Ebene sollte das Managementteam die Finanzierung eines Wissensmanagementsystems sicherstellen, wenn es nicht bereits in der gesamten Gastorganisation vorhanden ist. Dies geschieht in der Regel während des Initiierungsprozesses.
