Om de volwassenheidsniveau’s 4 en 5 te bereiken, moet de organisatie in staat zijn haar prestaties kwantitatief te beoordelen en deze informatie gebruiken om zich continu te verbeteren.
Het leidende principe van niveau 4 is dat de prestaties kwantitatief worden gemeten. In de overgang van niveau 3 volwassenheid naar niveau 4 volwassenheid verschuift een organisatie van een focus op effectief zijn naar een focus op efficiënt worden, terwijl ze effectief blijft.
In de Praxis-benadering voor het beoordelen van het competentieniveau, worden deze functies op hoog niveau beoordeeld als onderdeel van het portfoliomanagementproces.
Het zou mogelijk zijn om attributen voor individuele processen op niveau 4 te identificeren, maar de principes van kwantitatief meten van prestaties zijn gemeenschappelijk voor alle processen.
Praxis gebruikt vier functies uit de kennissectie om de volwassenheid op niveau 4 en 5 te beoordelen. Deze hebben betrekking op brede aspecten van de setting van individuele projecten, programma's en portfolio's, samen met de professionaliteit van degenen die ze uitvoeren.
Niveau 4
Indicatoren | Niveau 4 kenmerken | |
|---|---|---|
P3-opleveringsprestatie | Er bestaat een orgaan dat verantwoordelijk is voor de prestaties van projecten, programma's en portfolio's binnen de organisatie. De verwezenlijking van de doelstellingen wordt kwantitatief gemeten en geregistreerd. | Het orgaan dat alle projecten, programma's en portfolio's binnen de organisatie 'bezit' kan vele vormen aannemen. Het kan gaan om een ondernemingsraad, een portfoliobestuur of een speciaal samengestelde groep, zoals een P3-managementbureau (PMO). |
| Vakgroepen | Er bestaat een vakgroep voor P3-management. Deze vakgroep is verantwoordelijk voor het definiëren en meten van prestatiecriteria voor het P3-management. | In kleinere organisaties kan worden volstaan met één vakgroep die het gehele P3-management bestrijkt. Naarmate de complexiteit van projecten, programma's en portfolio’s toeneemt, kan het nodig zijn om vakgroepen te hebben die specialistische gebieden zoals risicomanagement of borging bestrijken. |
| Kennismanagement | Het kennismanagementsysteem registreert gegevens van de kwantitatieve meting van functies en processen. Zij kan sterke en zwakke punten en trends identificeren. | Veel kennismanagementsystemen zijn ontworpen om tekstuele informatie, zoals leerpunten, te beheren. Op niveau 4 moet het systeem een kwantitatieve analyse van prestatiegegevens mogelijk maken. |
| Leren en ontwikkelen | Leer- en ontwikkelingsprogramma's omvatten formele evaluaties om individuele kennis- en prestatieniveaus te kwantificeren. | Het gaat hier niet om tests of kwalificaties die zorgen voor bekwame mensen, aangezien dit een vereiste van niveau 2 is. Leren en ontwikkelen op niveau 4 gaat over collectieve beoordeling om te bevestigen dat het kennis- en competentieniveau op peil wordt gehouden en dat het rendement van investeringen wordt begrepen. |
Niveau 5
Uitgangspunt van niveau 5 is dat prestatie-indicatoren worden gebruikt om de oplevering van projecten, programma's en portfolio’s continu te verbeteren. Continu verbeteren kan langzaam en stapsgewijs of in significante stappen. Dit laatste zal meestal het gevolg zijn van belangrijke innovaties en veranderingen in de managementprocessen.
Indicatoren | Niveau 5 kenmerken |
|
|---|---|---|
P3-opleveringsprestatie | Er bestaat een orgaan dat verantwoordelijk is voor de continue verbetering van de oplevering van projecten, programma's en portfolio's binnen de organisatie. Dit orgaan heeft bevoegdheden op gebieden binnen de organisatie die de omgeving van elk project, programma of portfolio vormt. | Het vermogen om doelstellingen te realiseren wordt vaak beïnvloed door factoren buiten de P3-kerndiscipline en professie. Om continue verbetering te bereiken moet het orgaan dat alle projecten, programma's en portfolio's 'bezit' een zekere mate van autoriteit hebben in de omgeving buiten het P3-domein. |
| Vakgroepen | De vakgroep is actief betrokken bij soortgelijke vakgroepen buiten de organisatie. Het is betrokken bij benchmarking, de identificatie van innovatieve benaderingen en de invoering van veranderingen in de systemen en processen van de organisatie. | De vakgroep (of vakgroepen) zal externe banden met andere organisaties en beroepsorganisaties onderhouden om innovaties te identificeren die stapsgewijze verandering in de continue verbetering kunnen opleveren. |
| Kennismanagement | Het kennismanagementsysteem wordt gebruikt om verbeterpunten te identificeren en het effect van wijzigingen op de systemen, procedures en processen van de organisatie te volgen.
| Het kennismanagementsysteem bevat misschien analyse-instrumenten, maar moet bevraging mogelijk maken die geschikte gegevens levert aan analyse-instrumenten. |
| Leren en ontwikkelen | Leer- en ontwikkelingsprogramma's omvatten formele processen van continue professionele ontwikkeling (CPO). | Op dit niveau verwacht de organisatie van P3-managers dat zij verantwoordelijkheid nemen voor hun persoonlijke ontwikkeling en volgt de inspanningen die in continue professionele ontwikkeling wordt gestoken. |
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
