Gestione degli stakeholder

Aspetti generali

La gestione degli stakeholder assicura che gli stakeholder sia coinvolti in modo appropriato in tutti gli aspetti del progetto, programma o portfolio. Le sue finalità sono:

  • assicurare che siano compresi i punti di vista e i comportamenti di tutti gli stakeholder;
  • influire sugli stakeholder perché si facciano sostenitori del lavoro ovunque sia possibile;
  • massimizzare l’impatto degli stakeholder favorevoli;
  • minimizzare l’impatto degli stakeholder contrari.

Gli stakeholder sono singoli individui o gruppi portatori di un interesse rispetto al progetto, programma o portfolio in quanto coinvolti nel lavoro o impattati dai risultati.

La maggior parte dei progetti, programmi e portfolio avrà una grande varietà di stakeholder con interessi diversi e talvolta contrapposti. Questi individui e gruppi possono avere un’influenza significativa sull’eventuale successo o fallimento del lavoro.

Dato che capire gli stakeholder è molto importante per le altre funzioni, vale la pena impegnarsi a fondo in questa attività durante il processo di identificazione.

Ciò garantirà l’elaborazione di un brief più solido e una partenza più efficiente del processo di definizione.

Lavorare con gli stakeholder è una componente vitale di molte procedure. Per esempio, la gestione dei requisiti si basa sulle volontà e i bisogni degli stakeholder, mentre il contesto del rischio (e perciò la gestione del rischio) si basa sulla comprensione della propensione, e dell’atteggiamento, degli stakeholder nei confronti del rischio.

La procedura di gestione degli stakeholder ha sei passi. La stessa inizia con la fase di pianificazione che definisce l’ambito e gli obiettivi della gestione degli stakeholder e si traduce nel piano di gestione degli stakeholder. La fase di inizio si esegue una volta che è approvato il lavoro e che sono mobilitate le risorse necessarie per gestire gli stakeholder.

 

 

L’identificazione degli stakeholder può prevedere l’utilizzo di interviste, brainstorming, liste di controllo, lezioni apprese, ecc. La comprensione della relazione fra gli stakeholder e le loro diverse aree di interesse si ottiene di solito attraverso la mappatura degli stakeholder. Fra le tipologie comuni sono compresi:

  • il personale, gli appaltatori e i fornitori che eseguono il lavoro;
  • i singoli individui e i gruppi che subiscono un impatto dalla creazione dei prodotti e dei risultati;
  • proprietari, clienti o finanziatori dell’organizzazione sede;
  • organi statutari, organismi di regolamentazione ed enti governativi.

Mappe più dettagliate degli stakeholder valuteranno ciascuno stakeholder in termini di interesse specifico nel lavoro e di influenza rispetto al modo in cui questo viene eseguito. Coloro che hanno la capacità di incidere direttamente sugli obiettivi vengono talvolta messi in evidenza come stakeholder chiave.

Le questioni classiche da considerare quando si valuta ogni singolo stakeholder sono:

  • In che modo sarà impattato dal lavoro?
  • Sarà apertamente favorevole, contrario o indeciso rispetto al lavoro?
  • Quali sono le sue aspettative e come possono essere gestite?
  • Chi o che cosa rappresenta il fattore che influenza principalmente l’opinione che lo stakeholder ha del progetto?
  • Quale potrebbe essere la persona migliore per relazionarsi con lo stakeholder?

Una volta che gli stakeholder sono stati valutati, per comunicare con essi si possono mettere in atto dei piani con una strategia per influire sui loro interessi e sulla loro stessa influenza. I principi riguardanti il come saranno approcciati gli stakeholder sono descritti nel piano di gestione degli stakeholder mentre le comunicazioni dettagliate sono stabilite in un piano delle comunicazioni.

I piani di comunicazione con gli stakeholder che hanno alti livelli di interesse e di influenza saranno diversi da quelli attinenti agli stakeholder con bassi livelli di interesse e di influenza. Analogamente, la comunicazione con gli stakeholder che sono in sé favorevoli al lavoro sarà differente rispetto a quella con coloro che sono contrari.

La pianificazione delle comunicazioni identificherà la persona ideale per relazionarsi con ciascuno stakeholder. In molti casi sarà il project, programme o portfolio manager a portare avanti questa attività, ma è utile anche coinvolgere colleghi, dirigenti o altri soggetti che potrebbero trovarsi in una posizione migliore. Relazionarsi con gli stakeholder più importanti è spesso compito dello sponsor.

La gestione degli stakeholder diventa più complessa quando i punti di vista, i ruoli o la lealtà degli stakeholder, ecc. cambiano nel corso del ciclo di vita. Per questa ragione, i passi della gestione degli stakeholder devono essere ripetuti per tutta la durata del ciclo di vita.

 

Progetti, programmi e portfolio

In un progetto piccolo, il project manager sarà probabilmente in grado di identificare tutti gli stakeholder, magari con l’aiuto dello sponsor. Sarà sufficiente una semplice mappa degli stakeholder e le attività di comunicazione potranno essere incluse all’interno del piano di progetto. La gestione degli stakeholder è un’attività importante, anche nel più piccolo dei progetti. I project manager possono fare una grande differenza sull’eventuale successo del progetto semplicemente assicurandosi di capire i propri stakeholder e dedicando del tempo alla instaurazione di un rapporto coinvolgente con essi e ad esercitare su di essi un’influenza.

Nei programmi e nei progetti grandi si dovrebbero creare mappe degli stakeholder a diversi livelli e la responsabilità dovrà fare capo rispettivamente ai programme manager o ai project manager. Gli stakeholder dovrebbero apparire solo nelle mappe in cui hanno un interesse identificabile o un’influenza. Quelli che hanno un interesse in un progetto dovrebbero essere inseriti a livello di mappa di progetto. Quelli che hanno un interesse in molteplici progetti, o nelle attività operative ordinarie impattate dai progetti, dovrebbero altresì apparire nella mappa a livello di programma.

Laddove gli stakeholder hanno un interesse in molteplici progetti, la mappa a livello di programma deve distinguere in maniera chiara i loro interessi e la loro influenza in ciascuno di tali progetti. Questo garantisce che gli stakeholder appaiano in un solo piano di comunicazione ed evita il pericolo di messaggi misti.

Il supporto al programma conserverà la documentazione degli stakeholder e potrebbe includere fra i suoi membri uno specialista della comunicazione. Collaborerà inoltre, se opportuno, sia con le comunicazioni aziendali sia con una funzione di supporto al portfolio, ove esistente.

In un portfolio strutturato il team di gestione deve coordinare l’attività di gestione degli stakeholder di tutti i progetti, programmi e aree dell’attività operative ordinarie del portfolio che ne fanno parte. Tale team deve inoltre mantenere un piano di gestione degli stakeholder dell’intero portfolio che copra i seguenti aspetti:

  • la politica generale di gestione degli stakeholder, compresi i gruppi chiave di stakeholder e le interfacce;
  • come sarà monitorata la politica di gestione degli stakeholder;
  • come verranno coordinate e supportate la gestione degli stakeholder a livello di progetto e di programma;
  • l’acquisizione e la pubblicizzazione del supporto della dirigenza rispetto ai processi e al contenuto del portfolio.

La gestione degli stakeholder può rappresentare una delle attività più sfidanti nell’ambito dei portfolio strutturati. La gestione del cambiamento all’interno del portfolio può subire un danno se ci sono aree dell’organizzazione nelle quali c’è uno scarso coinvolgimento degli stakeholder.

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione

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