Mobilização

Geral

A mobilização assegura a existência de infraestruturas organizacionais e técnicas apropriadas para a aquisição e distribuição de recursos. Também assegura que estes sejam desmontados ou redistribuídos quando não forem mais necessários.

Os objetivos da mobilização são garantir que:

  • os bens de capital estejam operacionais e acessíveis;
  • os instalações estejam operacionais e acessíveis;
  • os membros da equipe de entrega sejam competentes e capazes;
  • todos os recursos sejam redistribuídos, retornados ou descartados no final do trabalho.

A mobilização ocorre em vários pontos do ciclo de vida. A forma como a mobilização opera dentro dos processos do ciclo de vida é abordada pelas atividades correspondentes no processo de definição de processo de fronteira.

Durante o processo de identificação e de definição será necessária alguma mobilização para colocar em funcionamento equipes, e possivelmente instalações, que possam completar o trabalho. A mobilização da infraestrutura completa do projeto ocorrerá uma vez que a autorização tenha sido dada (embora alguma mobilização limitada possa ocorrer mais cedo para encurtar o cronograma geral). Ela também é utilizada em menor nível à medida que cada parcela ou estágio é iniciado e terminado.

 

 

Em projetos e programas maiores, alguma mobilização será executada no início de cada estágio ou parcela. Em um portfólio, a mobilização é simplesmente a decisão formal de seguir com um gerenciamento de portfólio, autorizando a criação de uma infraestrutura adequada.

O procedimento de mobilização pode cobrir qualquer um dos seguintes aspectos:

  • a equipe de gerenciamento;
  • premisas;
  • hardware de TIC e ferramentas de softwares;
  • plantas e maquinário;
  • recursos internos e externos; e
  • procedimentos de governança.

A organização de gerenciamento inicial é criada para executar as fases de identificação e definição de um projeto ou programa. A organização completa que irá gerenciar a fase de entrega é apontada durante o processo de definição e, após a aprovação do caso de negócio completo, os vários postos são preenchidos.

Em muitos casos, as equipes de gerenciamento estarão localizadas em locais pré-existentes. Estas equipes devem estar no mesmo local sempre que possível para melhorar a comunicação e o trabalho em equipe. Algumas vezes manter todos no mesmo local não é possível, por exemplo, porque várias empresas estão trabalhando em parceria ou porque o trabalho é gerenciado de diferentes países. Isto colocará uma pressão adicional na coesão da equipe de gerenciamento. Nesses casos a infraestrutura de TIC que facilita as equipes virtuais devem ajudar a aliviar esta situação.

A aquisição de recursos de fontes internas muitas vezes envolve negociações difíceis. Em uma organização matricial, por exemplo, os recursos podem continuar em seu departamento de origem e ter um papel em um projeto, programa ou portfólio. Os planos gerenciamento de recursos do gerente P3 podem entrar em conflito com as exigências das operações correntes ao tentar alocar esses recursos. É aí que a boa gestão de conflitos e a capacidade de influenciar virão à tona.

A natureza temporária dos projetos e programas significa que a mobilização será sempre seguida pela desmobilização uma vez que o trabalho esteja concluído. Isto tem um impacto em aspectos muito diferentes do trabalho:

  • onde for necessário investimento de capital em instalações e maquinário, devem ser tomadas decisões sobre a compra, com a revenda, locação ou aluguel em mente;
  • quando as equipes P3 estão sendo construídas, seus gerentes devem sempre ter em mente que a desmobilização que se aproxima afeta os ciclos tradicionais das equipes, como Tuckman.

Na medida que a necessidade de desmobilização se aproxima, devem ser elaborados planos para dispor de ativos, redistribuir o pessoal e, se necessário, reintegrar as instalações a suas condições anteriores.

 

Projetos, programas e portfólios

Em alguns projetospequenos , muito pouco será necessário sob a forma de mobilização de forma. As instalações estão todas no local e os recursos não precisam ser movimentados fisicamente. O que precisa ser feito gira mais em torno de trabalho de equipe do que mobilização.

No entanto,  Os modelos de trabalho em equipe são normalmente baseados em equipes semi-permanentes das operações correntes, como equipes normais, em vez das equipes transitórias encontradas em projetos e programas. Mesmo projetos pequenos precisam considerar a desmobilização da equipe.

Ao mobilizar programas e projetos grandes e complexos, a equipe de gerenciamento deve considerar as necessidades dos pacotes de trabalho ou projetos componentes. Enquanto a equipe de gerenciamento e sua infraestrutura ficarão ativas pela duração do trabalho, haverá componentes que precisam ser mobilizados e desmobilizados durante o curso do ciclo de vida.

Nessas situações, a equipe gerenciamento precisa considerar o impacto do cronograma geral sobre os requerimentos de infraestrutura. Algumas opções para a forma como o trabalho é estruturado podem ter um impacto significativo sobre os custos de infraestrutura. Por exemplo, a capacidade de compartilhar os custos de mobilização em múltiplos projetos deve ser ponderada em relação ao impacto sobre os benefícios e caso de negócio.

Uma organização de portfólio é mais permanente do que projetos e programas, embora um portfólio estruturada possa passar por múltiplos ciclos de planejamento e ser remodelado de acordo com as necessidades e revisões de um plano estratégico. A mobilização de portfólio é tipicamente um projeto único que estabelece a infraestrutura necessária para coordenar projetos e programas através de múltiplos ciclos.

Uma infraestrutura de portfólio dedicada forma a base para uma organização melhorar sua capacidade e maturidade. Ela pode ser criada para incluir estruturas organizacionais permanentes, tais como um escritório de gerenciamento de projetos(PMO), para fornecer apoio e governança. Também poderiam existir comunidades de prática para apoiar a melhoria contínua da competência individual, ou programas de desenvolvimento profissional para incentivar o profissionalismo.

A mobilização de um portfólio requer apoio e compromisso no nível da diretoria da organização sede para garantir que ela seja completa e resiliente. Somente então a infraestrutura do portfólio será incorporado à organização como a forma preferida de entrega de projetos e programas.

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