Movilización

General

Movilización se asegura de que las infraestructuras organizativas y técnicas adecuadas en el lugar para la adquisición y el despliegue de recursos. También asegura que éstos son desmantelados o se reasignan cuando ya no sean necesarios.

Los objetivos de la movilización son asegurar que:

  • bienes de capital están en funcionamiento y accesibles ;
  • las instalaciones están en funcionamiento y accesibles ;
  • los miembros del equipo de entrega son competentes y capaces ;
  • todos los recursos se redistribuyen, devuelven o se eliminan, al final de la obra.

Movilización se produce en varios puntos en el ciclo de vida. La forma en que opera la movilización dentro de los procesos del ciclo de vida se refiere a las actividades correspondientes en procesos de definición y limites.

Durante el proceso de identificación y definición alguna movilización es necesaria para poner en su lugar equipo y posiblemente facilidades que pueden completar el trabajo. Movilización total de la infraestructura tomara lugar cuando se logre la autorización. (aunque alguna movilización limitada puede tomar lugar más temprano para acortar el cronograma entero). Movilización es también utilizada en menor grado al comenzar y terminar etapas.

 


En los proyectos o programas más grandes alguna movilización se realizará al comienzo de cada etapa o tramo. En un portafolio es simplemente la decisión de operar formalmente la gestión del mismo la que autoriza la creación de una infraestructura adecuada.

El procedimiento de movilización puede cubrir cualquiera de lo siguiente:

  • el equipo de gestión;
  • locales;
  • ordenadores, herramientas de software y telecomunicaciones;
  • planta y maquinaria;
  • recursos internos y externos; y
  • procedimientos de gobierno.

La organización de gestión inicial se pone en marcha para ejecutar las fases de identificación y definición de un proyecto o programa. La organización completa que gestionará la fase de entrega se ha diseñado durante el proceso de definición y después de la aprobación del caso de negocio completo, los diferentes puestos se adjudican.

En muchos casos, los equipos de gestión estarán ubicados en locales existentes. Estos equipos de gestión deben ser colocados juntos siempre que sea posible para mejorar la comunicación y el trabajo en equipo. A veces, la co-localización no es posible, esto puede ser debido a que  varias compañías están trabajando en asociación o porque el trabajo se maneja en diferentes países. Esto pondrá una presión adicional sobre la cohesión del equipo directivo y de la infraestructura de informática que facilita que equipos virtuales puedan ayudar a aliviar esto.

La adquisición de recursos de fuentes internas a menudo implica una negociación difícil. En una organización matricial, por ejemplo, los recursos pueden retener su casa departamental, además de tener un papel en un proyecto, programa o portafolio. Planes de recursos del gestor de P3 pueden entrar en conflicto con las demandas de los negocios corrientes cuando se trata de asignar estos recursos. Es entonces cuando la buena gestión de conflictos y habilidades de influencia vendrán a la palestra.

La naturaleza temporal de los proyectos y programas significa que la movilización siempre será seguida por la desmovilización una vez que el trabajo esté completo. Esto tiene un impacto en aspectos muy diferentes de la obra:

  • donde se necesita la inversión de capital en instalaciones y maquinaria, las decisiones deben tomarse sobre si comprar, con la reventa en mente o arrendar o alquilar;
  • cuando se están construyendo equipos de P3, sus directivos deben siempre tener en cuenta que la desmovilización afecta ciclos de equipo tradicionales como Tuckman.

A medida que la necesidad de desmovilizar se acerca, los planes deben elaborarse para disponer de los bienes, redistribuir el personal y si es necesario, restablecer las instalaciones a su estado anterior. 


Proyectos, programas y portafolios

En algunos proyectos pequeños muy poco se necesitará en lista de movilización. Las instalaciones están todas en su lugar y los recursos no tienen que desplazarse físicamente. Lo que hay que hacer es más sobre la movilización del trabajo en equipo.

Sin embargo, los modelos de trabajo en equipo se basan normalmente en equipos corrientes de negocios en lugar de los equipos transitorios que se encuentran en los proyectos y programas.

Cuando se trata de la movilización de programas y proyectos grandes y complejos, el equipo directivo debe tener en cuenta las necesidades de los paquetes o proyectos de trabajo de los componentes. Mientras que el equipo de gestión y su infraestructura estarán en su lugar durante la duración de la obra, habrá componentes que deben ser movilizados y desmovilizados durante el transcurso del ciclo de vida.

En estas situaciones, el equipo de gestión debe tener en cuenta el impacto de la programación general y de los requerimientos de infraestructura. Algunas opciones de la forma en que la que la obra está estructurada puede tener un impacto significativo en los costos de la infraestructura. Por ejemplo, la capacidad de compartir los costos de movilización a través de múltiples proyectos debe sopesarse contra el impacto en los beneficios y el caso de negocio.

Una organización de portafolio es más permanente que la de los proyectos y programas, a pesar de que un portafolio estructurado puede ir a través de múltiples ciclos de planificación y ser reconfigurado de acuerdo a las necesidades de un plan estratégico revisado. La movilización del portafolio es típicamente un proyecto de una sola vez que pone en marcha la infraestructura necesaria para coordinar proyectos y programas a través de múltiples ciclos.

Una infraestructura de portafolio dedicada constituye la base para que una organización mejore su madurez de capacidad. Puede ser configurada para incluir estructuras organizativas permanentes, como una oficina de gestión de proyectos (PMO) que preste apoyo y gobierno. También podría haber comunidades de práctica para apoyar la mejora continua de la competencia individual, o programas de desarrollo profesional para fomentar el profesionalismo.

La movilización de un portafolio requiere apoyo y compromiso a nivel de directorio de la organización de acogida para asegurarse de que es profundo y resistente. Sólo entonces la infraestructura de portafolio estará integrada en la organización como la forma preferida de ejecución de proyectos y programas.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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