Capitalisation

Général

La capitalisation est le moyen par lequel le financement requis pour entreprendre un projet, un programme ou un portefeuille est sécurisé et mis à disposition pour effectuer le travail. Ses objectifs sont de :

• déterminer la meilleure façon de financer le travail;
• garantir l'engagement des détenteurs de fonds;
• gérer le déblocage des fonds tout au long du cycle de vie.

Les étapes typiques de la procédure de financement sont les suivantes :

 

 

La première étape de la procédure est d'identifier les sources possibles de financement. Il peut s'agir de sources internes ou externes ou d'une combinaison des deux. L'échelle de financement peut être aussi simple que l'allocation de fonds à partir d'un seul budget départemental ou aussi complexe que le financement international d'une coentreprise. Dans certains cas, on peut s'attendre à ce que le travail soit autofinancé, les revenus générés par les premières étapes du travail fournissant des fonds pour exécuter les étapes ultérieures.

Le financement interne consiste à couvrir tous les coûts des travaux des ressources existantes de l'organisation hôte en budgets opérationnels et en immobilisations. Il est peu probable que les conditions doivent être négociées pour le financement interne, mais des conditions peuvent être appliquées et enregistrées dans le plan de gestion financière.

Lorsque le financement est fourni par un organisme externe telle une banque ou par des actionnaires, les modalités doivent être négociées. Cela peut inclure les taux d'intérêt, les frais et les procédures de déblocage des fonds. Des arrangements de financement complexes peuvent avoir besoin de l'équipe de gestion pour avoir accès à une expertise spécialisée.

Tout au long du cycle de vie, au fur et à mesure que les plans sont définis de façon toujours plus détaillée et avec un niveau de confiance croissant, les fonds seront pleinement engagés et l'approbation sera donnée pour commencer le travail. L'administration des fonds implique donc de :

• initialement : engager des fonds pour le processus d'identification et réserver des fonds pour le processus de définition;

• à la fin de l'identification : engager des fonds pour la définition et réserver des fonds pour le processus de livraison;

• à la fin de la définition : engager des fonds pour la réalisation, ou du moins la première étape ou tranche de travail;

• à chaque revue : les fonds pour la phase ou la tranche suivante dépendront d'une analyse de rentabilité viable.

Qu'ils soient internes ou externes, bénéficiaires d'avantages ou non, les bailleurs de fonds doivent être traités comme des intervenants clés et gérés en conséquence.

 

Projets, programmes et portefeuilles

Les projets de moindre envergure ont tendance à exister à l'intérieur des limites départementales. Ils sont financés par un seul budget opérationnel départemental et le parrain du projet peut être le gestionnaire départemental qui détient ce budget. À mesure que les projets se développent, ils franchissent les frontières des départements et s'appuient sur des budgets multiples. Le parrain du projet est alors plus susceptible d'être quelqu'un qui est impartial et acceptable pour les différents détenteurs du budget. Un conseil directeur peut être formé pour représenter les principaux fournisseurs de fonds. La gestion de l'organisation prendra ces facteurs en compte lors de la conception de la structure organisationnelle.

Dans les situations où un entrepreneur exécute un projet pour le compte d'un client, le financement de l'entrepreneur provient du client (qui peut avoir ses propres sources externes à gérer). Les paiements du client au contractant sont habituellement basés sur des évaluations de travaux effectués sur des points convenus, soit à des jalons clés ou à des périodes régulières. L’entrepreneur aura souvent besoin d'un financement intermédiaire pour couvrir le délai entre le paiement des factures et la réception des fonds en fonction des évaluations.

Dans certains pays, des arrangements de financement ont été mis en place par le gouvernement pour établir des partenariats avec le secteur privé pour les grands projets d'infrastructures. Bon nombre d'entre eux sont principalement des outils d'acquisition, conçus pour exploiter la gestion, l'expertise et les ressources du secteur privé dans la livraison de services publics, tout en réduisant l'impact sur les emprunts du secteur public. D'autres sont des structures de propriété dans lesquelles le gouvernement conserve la participation dans l'actif.

Les mécanismes de construction, gestion, exploitation et transfert (BOOT) peuvent s'appliquer à une initiative du secteur privé et à une du secteur public et privé. Dans un projet BOOT, une organisation reçoit une concession de l'organisme de mise en service pour financer, construire, exploiter et éventuellement transférer une installation.

Les programmes sont susceptibles d'impliquer plusieurs budgets internes. Même dans les cas où un programme stratégique peut être financé par les ressources centrales de l'entreprise, il y aura une activité de gestion du changement dans les affaires courantes qui est habituellement financée par les départements concernés.

Ayant obtenu des fonds pour le programme, l'équipe de gestion du programme est responsable de la distribution des fonds aux modules de projet. Ils doivent toujours être conscients du fait qu'ils financent vraiment la livraison des avantages; les projets sont simplement les moyens de créer les réalisations qui permettent de réaliser les avantages. En mettant l'accent sur l’analyse de rentabilité globale, les fonds sont alloués et réattribués conformément aux avantages qu'ils procurent. Il peut s'agir de transférer des fonds entre des projets, de réaménager des projets ou même de les annuler afin d'utiliser plus efficacement les fonds.

Les portefeuilles standards sont souvent composés de projets livrés à des clients. La majeure partie du budget du portefeuille est simplement l'agrégation des différents budgets du projet. Cependant, la gestion des projets clients en tant que portefeuille peut fournir la possibilité d'utiliser le flux de trésorerie de certains projets pour combler le financement pour d'autres, évitant ainsi la nécessité de fonds externes plus onéreux.

Un portefeuille stratégique est financé dans le cadre du cycle de planification des activités. Idéalement, les objectifs du portefeuille sont livrés dans le même délai. Si ce n'est pas le cas, le portefeuille court le risque de voir son financement être modifié au cours du prochain cycle de planification des activités et, avec lui, le financement continu des projets et des programmes.

La hiérarchisation et l'équilibrage des projets et des programmes au sein d'un portefeuille stratégique dépendent, dans une large mesure, de la façon dont ils sont financés. Par exemple, il peut y avoir des niveaux d'incertitude quant à la disponibilité future du financement. Les fonds garantis à long terme doivent être utilisés pour les programmes plus longs et hautement prioritaires, tandis que les fonds à court terme sont adaptés à des projets à plus court terme ou à des programmes de moindre envergure.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.