Gestion des connaissances

Général

La gestion des connaissances implique l’identification systématique, l’enregistrement et la distribution des connaissances et des expériences qui permettent leur adoption dans de nouvelles situations.

Les objectifs de la gestion des connaissances sont de :

  • saisir les connaissances utiles du management des projets, programmes et portefeuilles;
  • mettre des connaissances tacites de praticiens expérimentés à la disposition de tous;
  • offrir le soutien à la gestion de la maturité des capacités et à l’amélioration continue de la gestion P3.

Les exemples les plus courants de connaissances utiles en gestion P3 sont les « leçons apprises ». Elles doivent être documentées tout au long du cycle de vie dans un registre des leçons avec un accent particulier sur leur capture lors d’examens à la fin d’une étape ou d’une tranche.

Analyser les leçons apprises des projets et des programmes précédents est une activité au cours du processus d’identification. Le fait de ne pas utiliser les expériences et les idées retenues de travaux antérieurs conduit souvent à une répétition d’erreurs passées.

La gestion des connaissances est un élément important dans le développement de la maturité des capacités d’une organisation. Collecter les leçons apprises est un attribut de la capacité de niveau 3 alors que la mise en œuvre d’un système de gestion des connaissances intégré et structuré est un attribut du niveau de maturité 4.

La connaissance est généralement décrite comme prenant l’une des deux formes : tacite et explicite.

Cet aspect de la gestion des connaissances est l’essence même de ce que Praxis est dédiée à accomplir.

La taxonomie de Praxis est le fondement sur lequel les connaissances tacites de la communauté de gestion P3 dans son ensemble peuvent être documentées et explicitées de manière très accessible.

La connaissance tacite est la somme des expériences, des perceptions, des observations et des communications que chaque personne tient dans son dossier. De toute évidence, les gestionnaires P3 expérimentés, les parrains, les gestionnaires de changement et autres ont de grandes connaissances tacites sur la gestion P3 qu’ils utilisent tous les jours pour mener à bien leurs projets et leurs programmes.

Un rôle clé de la gestion des connaissances est d’assembler cette connaissance tacite et de la convertir en connaissance explicite. Cela signifie simplement qu’elle est exprimée et documentée d’une manière à la rendre accessible à ceux qui souhaitent développer leurs connaissances et apprendre de l’expérience des autres.

Les utilisateurs de cette connaissance explicite vont de gestionnaires de projets novices à des gestionnaires de portefeuille expérimentés confrontés à de nouveaux défis. Une organisation mature favorisera une culture de l’apprentissage et du développement, la gestion des connaissances étant l’un de ses outils.

Il existe de nombreuses théories et de nombreux modèles de gestion du savoir, Nonaka et Takeuchi étant un exemple commun.

Au sein de l’organisation de gestion P3, les étapes de la gestion des connaissances sont les suivantes :

  • s’assurer que les cadres supérieurs s’engagent à respecter les principes de la gestion des connaissances;

  • s’assurer que les éléments de la méthode P3 collectent et utilisent les connaissances;

  • mettre en œuvre et maintenir un système de stockage et de maintenance des connaissances.

Collecter les leçons apprises n’est qu’un moyen de créer des connaissances explicites et est principalement basé sur les connaissances tacites disponibles au sein de l’organisation.

Ces ressources doivent être complémentées par des sources externes de connaissances grâce à la participation de communautés de pratique plus larges, y compris des organismes professionnels.

La gestion des connaissances réduit le risque inhérent au management de projets, de programmes et de portefeuilles grâce à l’utilisation de méthodes et de techniques éprouvées et à l’élimination des pièges connus.

Cela peut également motiver les membres de l’équipe de gestion qui voient un véhicule pour eux afin d’aider à améliorer la gestion P3 au niveau organisationnel grâce à leurs contributions personnelles.

 

Projets, programmes et portefeuilles

Dans une organisation plus mature, il doit y avoir un système de gestion des connaissances existant auquel tous les projets, programmes et portefeuilles peuvent avoir accès.

Sans cela, un projet individuel a des possibilités limitées pour mettre en œuvre la gestion des connaissances, à moins qu’elle ne soit importante et complexe. Les petits projets indépendants dans des organisations moins développées s’appuient sur des membres individuels de l’équipe de gestion pour appliquer leurs connaissances tacites.

Dans ces situations, l’organisation hôte risque de perdre sa capacité à gérer les projets lorsque le personnel qualifié quitte leur emploi. Des mesures simples à prendre pour atténuer ce risque peuvent inclure l’utilisation des registres du projet retenu par l’organisation et la fourniture de temps dans lequel les gestionnaires de projet peuvent se réunir pour échanger des expériences.

Par définition, un programme comprend plusieurs projets et a la possibilité d’enregistrer les leçons apprises de projets antérieurs afin de les appliquer à des projets ultérieurs. Il appartient à l’équipe de gestion du programme de fournir cette continuité.

La plus grande opportunité pour développer une gestion des connaissances solide réside dans un portefeuille. À ce niveau, l’équipe de gestion doit assurer le financement d’un système de gestion des connaissances s’il n’existe pas déjà au sein de l’organisation hôte dans son ensemble. Cela se fait habituellement au cours du processus d’initiation.

 

Merci à la SMaP pour la traduction.

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18th July 2015Italian translation added

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