Besturingsproces

Dit proces brengt alle besturings- en professionaliteitsfuncties samen en past ze toe over het hele portfolio. De doelen zijn:

• verlenen van sponsoring voor de doelstellingen van het portfolio;
• toezicht houden op de borging van het portfolio;
• bevorderen van de discipline en het beroep van P3-management.

Het is misleidend om deze functies als een processtroom te presenteren, aangezien ze allemaal samen gedurende de gehele looptijd van het portfolio worden toegepast.

Elke functie wordt individueel beschreven in het functionele framework. Om ze in het kader van het portfoliomanagementproces bij elkaar te brengen, kan het handig zijn ze drie activiteiten te beschouwen.

 

Klik op de componenten van het diagram voor meer details

 

 

Ondersteunen van het portfolio

Deze activiteit past de functies toe die betrekking hebben op de unieke kenmerken van elk portfolio, namelijk:

• Sponsorschap

• Sponsorschap van een portfolio omvat soortgelijke aspecten als sponsorschap van projecten en programma's, zoals het in overweging nemen van grote autorisatieaanvragen en het verlenen van ondersteuning aan de mensen die het portfolio managen.

• Daarnaast moet portfoliosponsorschap de bredere aspecten van de discipline en het beroep van P3-management verdedigen. De sponsor moet iemand zijn op het niveau van de raad van bestuur binnen de organisatie en het P3-management vertegenwoordigen op ongeveer dezelfde manier als een financieel directeur of HR-directeur hun afdelingen en beroepen zou vertegenwoordigen.

• Infrastructuur

• De portfolio-infrastructuur is opgezet om resources te leveren voor het management- en coördinatieproces. Dit wordt vaak een PMO genoemd, wat verschillend wordt omschreven als een projectmanagementbureau, programmamanagementbureau of een combinatie van beide.

• Wanneer wordt aangenomen dat het portfolio het volledige project- en programmamanagement binnen de organisatie omvat, omvat de infrastructuur de systemen en resources die nodig zijn om het beroep en de discipline van het P3-management te ondersteunen.

• Borging

• Borging wordt uitgevoerd op vele niveaus, waarvan de meeste binnen het portfolio zullen vallen. Er zal ook een zekere mate van borging worden uitgevoerd buiten het portfolio om. Dit kan accreditatie door professionele instanties door derden omvatten en zijn gebaseerd op normen zoals een model voor het competentieniveau’s.

 

Terug naar het diagram

 

Ondersteunen van het specialisme

Het beroep van P3-management omvat zijn mensen en de manier waarop zij het vak toepassen. Als een organisatie één portfolio definieert die al haar projecten en programma's omvat, dan is dat portfolio verantwoordelijk voor alle activiteiten die het beroep ondersteunen. Als een grote organisatie meerdere portfolio's definieert (misschien op geografische indeling of dochterondernemingen) dan kan de algehele verantwoordelijkheid voor de ondersteuning van het beroep boven de individuele portfolio's liggen.

Wanneer individuele portfolio's groot zijn en geen gemeenschappelijke context hebben, kan het zijn dat zij binnen hun mandaat verantwoordelijk zijn voor de ondersteuning van het beroep en is er geen coördinatie op een hoger niveau.

Ondersteuning van het beroep houdt in het toepassen van de functies van:

• Vakgroepen

• Bij het managen van een portfolio zal moeten worden beslist of de voordelen van vakgroepen het best kunnen worden bereikt door lokale vakgroepen op te zetten, door portfoliomedewerkers aan te moedigen betrokken te zijn bij externe groepen of een combinatie van beide.

• Competentie

• Het portfolio dient een framework vast te stellen en te bevorderen om ervoor te zorgen dat alle personeelsleden de competenties kunnen identificeren die zij in de verschillende stadia van hun loopbaan nodig zullen hebben. Het competentie framework moet afgeleid zijn van de doelstellingen die het portfolio op topniveau moet behalen en de waarden die het portfolio wil uitdragen.

• Ethiek

• In de hele portfolio moet een cultuur van ethisch gedrag worden gecommuniceerd, bevorderd en gecontroleerd. Naast de algemene onderbouwing van het werkklimaat kan dit zo worden ingericht dat het portfolio voldoet aan de wet- en regelgeving die van toepassing is op de context.

• Leren en ontwikkelen

• Een alomvattende aanpak van leren en ontwikkelen zal verschillende vormen van opleiding, coaching en mentorschap omvatten. De aanpak moet gebaseerd zijn op het competentie-framework en ervoor zorgen dat elke rol binnen het portfolio wordt uitgevoerd door iemand met de nodige competenties.

 

Terug naar het diagram

 

Ondersteunen van het vakgebied

De discipline van P3-management omvat de instrumenten, technieken en procedures die collectief onderscheidend zijn van andere vormen van management. Het ondersteunen van het vakgebied van P3-management houdt in:

• P3-management

• Hoewel projecten al millennia bestaan en P3-management formeel al decennialang bestaat, is er in sommige organisaties nog steeds een tendens om het als ondergeschikt aan andere disciplines te beschouwen en specifieke aandacht onwaardig te vinden.

• Het portfolio moet de duidelijke voordelen van een gestructureerde en gedisciplineerde aanpak van de uitvoering van projecten en programma's uitdragen.

• Kennismanagement

• De organisatie kan reeds beschikken over kennismanagementsystemen, in welk geval het portfolio deze gewoon kan toepassen op het P3-management. Als deze niet bestaan, moet het portfolio eigen systemen opzetten en onderhouden.

• Competentieniveau’s

• Het portfolio dient de beginselen van het niveau van competentieniveau’s toe te passen om een model voor organisatie-leren en -ontwikkeling te creëren op ongeveer dezelfde manier als competenties worden gebruikt om een kader voor individueel leren en individuele ontwikkeling te creëren.

• Het portfolio bewaakt de ontwikkeling van project- en programmamanagement en kan dit combineren met borging. Het portfolio kan zelf een beoordeling uitvoeren van zijn eigen competentieniveau.

• De behoefte aan externe beoordeling en certificering hangt af van de vraag of dit commerciële voordelen heeft voor de organisatie.

• Levenscyclus

• De levenscyclus van projecten en programma's fungeert als het skelet waarop het proces wordt gebouwd en methoden worden gedefinieerd. Het portfolio moet een aanpasbare maar consistente levenscyclus bevorderen voor de projecten en programma's die deel uitmaken van het portfolio. Door middel van borging zal het portfolio toezicht houden op de toepassing van op de levenscyclus gebaseerde processen.

 

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands