Organisatiemanagementplan

De behoefte aan een organisatiemanagementplan neemt toe naarmate de complexiteit van het werk toeneemt. Bij kleine projecten zal er een organisatie zijn voordat er enige managementplanning plaatsvindt, zodat het weinig zin heeft om een organisatiemanagementplan te ontwikkelen.

In een groot portfolio zullen op elk moment nieuwe project- of programmaorganisaties worden opgezet, bestaande worden aangepast of managementteams worden ontmanteld. In dit geval bevorderen beleid en procedures consistentie en efficiëntie in de manier waarop organisaties worden gemanaged.

Beleid

• Inleiding

• Het soort organisatie dat voor een project, programma of portfolio vereist is, is zeer gevoelig voor de context en de scope van het werk.

• Een P3-organisatie kan volledig intern zijn of partner organisaties omvatten; het kan hoofd- en onderaannemers omvatten; het kan fysiek op één locatie zijn gevestigd of virtueel zijn. Al deze factoren worden in de inleiding toegelicht.

• Rollen en verantwoordelijkheden

• Dit onderdeel gaat niet over de rollen en verantwoordelijkheden van mensen binnen de P3-organisatie. Het beschrijft wie verantwoordelijk is voor het ontwerpen, rekruteren en ontmantelen van de P3-organisatie zelf.

• Informatiemanagement

• Wil een organisatie effectief kunnen functioneren, dan moet elk individu binnen de organisatie begrijpen hoe ze erin passen en hoe ze met anderen moeten omgaan. In dit onderdeel wordt beschreven hoe deze factoren worden gedocumenteerd en gecommuniceerd aan alle betrokkenen.

• Borging

• Hier worden de criteria voor succesvol organisatiemanagement beschreven die bij borgingsreviews worden gehanteerd.

• Borging van de organisatiemanagementfunctie zal beoordelen hoe het beleid en de procedures worden geïnitieerd en uitgevoerd.

• Begroting

• De kosten van het managementteam worden vaak geabsorbeerd als bedrijfskosten of, in een contractomgeving, als onkosten van de activiteiten die deel uitmaken van het werk dat opgeleverd wordt.

• In sommige gevallen zullen de kosten voor het managen van een project, programma of portfolio afzonderlijk worden begroot en bewaakt. Dit kan zijn omdat een volwassen organisatie de prestaties van haar P3-managementfunctie meet, of het kan zijn dat er een contractvorm wordt gebruikt die op verschillende manieren betaald voor management- en opleveringsactiviteiten.

• Koppelingen

• Er zullen koppelingen zijn tussen het organisatiemanagementplan en andere managementplannen, maar in dit geval kunnen koppelingen ook betrekking hebben op relaties tussen verschillende afdelingen, bedrijven of personen die binnen de organisatie als geheel werken.

Procedure

• Ontwerp

• In dit onderdeel wordt uiteengezet hoe het managementteam moet worden ontworpen in reactie op de context.

• Identificeren

• Idealiter zijn alle leden van een managementteam gebaseerd op hun geschiktheid voor het specifieke project, programma of portfolio, inclusief hun competentie in de relevante functies en ervaring met de context.

• Eenvoudige beschikbaarheid is echter vaak een meer invloedrijke factor.

• In dit onderdeel moet worden beschreven hoe personen zouden moeten worden geworven en benoemd in de context van het werk.

• Onderhouden

• De organisatie is noch constant, noch permanent. In dit onderdeel moet worden uiteengezet hoe het managementteam gedurende de hele levenscyclus moet worden aangepast en moeten de mechanismen worden beschreven voor de introductie van nieuwe teamleden en de herplaatsing van degenen die niet langer nodig zijn.

Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands