Proyectos, programas y portafolios

Proyecto, programa y portafolio son terminus utilizados para describer combinaciones tipicas de complejidad y ambiente que requieren enfoques de gobernacion diferentes.

Los terminus han sido usados de varias formas desde los origenes de gestion moderna de proyectos en los anos 1950. Muchos discuten que no hay necesidad de distinguir entre los tres y que el termino ‘proyecto’ es suficiente para cubrir el alcance entero de iniciativas que una organización puede emprender.

El personal de la oficina principal de una compañía esta propagado en multiples oficinas. Esto es visto como ineficiente y los objetivos para cambiar la situación pueden ser expresados en caminos diferentes:

Una salida podria ser un edificio nuevopara la oficina principal con el resultado de que el personal estaria so-alocado y operacional en la nueva facilidad.

Los beneficios resultantes incluirian reduccion de viajes entre oficinas y reducción de costos de la gestion de facilidades.

El uso de los tres términos es un mecanismo útil para describir tres puntos en un alcance continuo; tanto como es a veces es útil el referirse a el ‘color’ y otras veces útil referirse a los colores primarios rojo, azul y amarillo. El mundo es visto como un numero extenso de colores que son combinaciones de los tres colores primarios.

Lo mismo pasa con la gestion de P3. Diferentes iniciativas y empresas son combinaciones de proyecto, programa y portafolio. El arte de la gestion de P3 es combiner las caracteristicas de de los tres para adaptarlos a a cada situación individual. Esto pasa cuando gente competente trabaja en una organización madura.

Proyectos, programas y portafolios (P3) son paquetes de trabajo discrretos que son gestionados para lograr objetivos definidos. La forma en la que un paquete de trabajo es gestionada depende de su contexto.
La organización de una pequeña exhibición comparte los mismos principios de una organización para los juegos olímpicos pero estos eventos presentan desafíos de gestion muy diferentes. Engtregar un proyecto de construccion a un cliente necesitara un enfoque diferente al de la gestion de una compra.

El factor clave de distinción entre un proyecto, un programa y un portafolio es la complejidad del alcance. El alcance de proyectos, programas y portafolios son inicialmente expresados como un conjunto de objetivos The scope of projects, programmes and portfolios are initially expressed as a set of objectives. Estos pueden ser productos, resultados o beneficios aunque los resultados son primariamente una piedra de paso de salidas a beneficios en vez de un fin en si mismos.

El trabajo que lleva a una sola salida (es decir, baja complejidad del ámbito de aplicación), se refiere típicamente como un proyecto. El trabajo que combina múltiples proyectos con la gestión del cambio para entregar beneficios (es decir, mayor complejidad de alcance) se considera que es un programa.

Los proyectos y programas son similares en que son, los esfuerzos transitorios únicos, realizadas para alcanzar los objetivos relacionados planificados. Esta similitud se refleja en el hecho de que Praxis define los procesos del ciclo de vida comunes que se pueden utilizar en ambos casos.

Los portafolios son diferentes, ya que son colecciones de proyectos y programas cuyos objetivos pueden ser completamente independientes o relacionados sólo a nivel estratégico. Praxis define dos tipos de portafolios.

Una compañía farmacéutica o utilidad puede tener un portafolio regulado y un portafolio no regulado. Cualquier portafolio podria ser estándar o estructurada.

Una empresa de construcción puede tener un portafolio de proyectos de clientes y un portafolio de proyectos internos. El portfafolio de clientes será probablemente uno estándar, mientras que el interno puede estructurarse.

Un "portafolio estándar" comprende un conjunto de proyectos y /o programas independientes. El principal objetivo de coordinar un portafolio estándar es asegurar que los proyectos y programas incluidos se gestionan de una manera muy efectiva.

Un "portafolio estructurado" comprende un conjunto de proyectos y /o programas que están unidos por un conjunto de objetivos estratégicos comunes. Portafolios estructurados tienen muchas interrelaciones entre los proyectos y programas y la gobernacion de ellos debe ser más riguroso. Un ejemplo de un portafolio estructurado sería una organización que implementó en varias ocasiones los objetivos de su ciclo de planificación estratégica a través de su ciclo de vida del portafolio vigente.

Una organización puede tener varios portafolios que se distinguen por el medio ambiente, la geografía o la división de operaciones.

La clave para lograr madurez de la capacidad en la gestión de P3 es adaptar el enfoque a cada conjunto de circunstancias. El primer paso es elegir el enfoque general de gobierno basado en la complejidad del ámbito de aplicación. Dentro de esto, los procedimientos, las técnicas, los documentos y las competencias deben ser adaptados a cada conjunto individual de circunstancias.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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13th February 2015Link to Italian translation added

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