Allgemein
Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement (P3M) ist die Anwendung von Methoden, Verfahren, Techniken und Kompetenzen, um eine Reihe von festgelegten Zielen zu erreichen.
Die Ziele des P3-Managements sind:
- den Beteiligten die geforderten Ziele auf geplante und kontrollierte Weise zu liefern;
- die Prozesse zur effektiven und effizienten Umsetzung der Ziele zu steuern und zu verwalten.
Investitionen in ein effektives P3-Management sind sowohl für die aufnehmende Organisation als auch für die an der Ausführung der Arbeiten beteiligten Personen von Vorteil. Es wird:
- die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass die gewünschten Ergebnisse erzielt werden;
- eine effektive und effiziente Nutzung der Ressourcen zu gewährleisten;
- die Bedürfnisse der verschiedenen Interessengruppen zu befriedigen.
Ein konsistenter Ansatz für das P3-Management in Verbindung mit dem Einsatz kompetenter Ressourcen ist von zentraler Bedeutung für die Entwicklung der Reife der organisatorischen Fähigkeiten. Eine reife Organisation wird ihre Ziele regelmäßig und vorhersehbar erreichen.
Projekt- und Programmmanagement
Projekte und Programme sind sich insofern sehr ähnlich, als es sich um einmalige, zeitlich begrenzte Unternehmungen handelt, die zur Erreichung einer Reihe festgelegter Ziele durchgeführt werden. Die Unterscheidung zwischen einem Projekt und einem Programm wird hauptsächlich getroffen, um den unterschiedlichen Komplexitätsgraden des Umfangs Rechnung zu tragen. Die Unterschiede im Projektmanagement und im Programmmanagement spiegeln diese Unterscheidung wider.
Die zentralen Elemente sowohl des Projekt- als auch des Programmmanagements sind:
- eine klare Begründung, warum die Arbeit notwendig ist;
- Erfassung der Anforderungen, Festlegung der Ziele, Schätzung der Ressourcen und des Zeitrahmens;
- Ausarbeitung eines Business Case, in dem dargelegt wird, dass die Arbeiten wünschenswert, realisierbar und durchführbar sind;
- Sicherstellung der Finanzierung der Arbeiten;
- Entwicklung und Umsetzung von Managementplänen;
- Führung und Motivierung der Management- und Lieferteams;
- Überwachung und Kontrolle von Umfang, Zeitplan, Finanzen, Risiken und Ressourcen;
- Pflege guter Beziehungen zu den Beteiligten;
- gegebenenfalls kontrollierter Abschluss des Projekts oder Programms.
Komponenten, die sich auf die Komplexität des Umfangs beziehen und daher typische Merkmale des Programmmanagements sind, sind:
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Projektkoordinierung: Identifizierung, Initiierung, Beschleunigung, Verlangsamung, Neudefinition und Beendigung von Projekten innerhalb des Programms;
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Verwaltung der Abhängigkeiten zwischen den Projekten und der Änderungsmanagementaktivitäten zwischen den Projekten;
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Transformation: Übernahme der Projektergebnisse und Management des Wandels im Rahmen der normalen Geschäftstätigkeit, so dass die Ergebnisse zu Ergebnissen führen;
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Nutzenmanagement: Definition, Quantifizierung, Messung und Überwachung des Nutzens.
Der Sponsor und der Manager teilen sich die Verantwortung für diese Elemente, wobei der Sponsor letztendlich für das Erreichen des Business Case verantwortlich ist.
Der Manager ist für den täglichen Ablauf des Projekts oder Programms verantwortlich und muss in den sechs Aspekten der Durchführung kompetent sein:
und wenn es für den Umfang der Arbeit relevant ist:
Kompetenzen im zwischenmenschlichen Bereich wie Führung, Einflussnahme, Kommunikation und Konfliktmanagement sind ebenfalls von entscheidender Bedeutung.
Wenn der Arbeitsumfang Vorteile beinhaltet, die auch organisatorische Veränderungen einschließen, sind die Manager für Unternehmensveränderungen für den erfolgreichen Übergang und die Realisierung der Vorteile verantwortlich.
Verwaltung des Portfolios
In einem Standardportfolio konzentriert sich das Portfoliomanagement auf die Steigerung der Effektivität und Effizienz des Projekt- und Programmmanagements bei mehreren Projekten und Programmen mit unabhängigen Zielen.
Die Kernkomponenten der Standardportfolioverwaltung sind:
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Schaffung einer Infrastruktur zur Unterstützung von Projekten und Programmen;
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Festlegung von Verwaltungsverfahren und -prozessen, die bei allen Projekten und Programmen einheitlich anzuwenden sind;
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Koordinierung der begrenzten Ressourcen durch Abstimmung von Angebot und Nachfrage und Optimierung der Zuweisung der verfügbaren Ressourcen.
Darüber hinaus koordiniert ein strukturiertes Portfolio Projekte und Programme, die gemeinsam die strategischen Ziele einer Trägerorganisation verwirklichen. Ziel ist es, ein Gleichgewicht zwischen der Umsetzung des Wandels und der Aufrechterhaltung des "Business-as-usual" herzustellen und gleichzeitig die Investitionsrendite zu optimieren.
Die weiteren Kernelemente der strukturierten Portfolioverwaltung sind:
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Aufrechterhaltung eines ausgewogenen, an den strategischen Zielen ausgerichteten Portfolios unter wechselnden Bedingungen;
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Verbesserung der Durchführung von Projekten und Programmen durch einen koordinierten, portfolioübergreifenden Überblick über Risiken, Ressourcen, Abhängigkeiten und Zeitpläne;
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Koordinierung der Notwendigkeit von Veränderungen mit der Fähigkeit der verschiedenen Teile der Organisation, Veränderungen zu absorbieren;
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Kostensenkung durch Beseitigung von sich überschneidenden und schlecht funktionierenden Projekten und Programmen.
Das Management eines strukturierten Portfolios muss das Gleichgewicht zwischen Investitionen und Nutzen ständig überprüfen und bei Bedarf Projekte und Programme einrichten und beenden.
