Gestión de proyecto, programa y portafolio

General

Gestión de proyecto, de programa y de portafolio (P3M) es la aplicación de métodos, procedimientos, técnicas y competencias para lograr un conjunto de objetivos definidos.

Los objetivos de la gestión de P3 son:

  • entregar los objetivos exigidos a los interesados de una manera planificada y controlada ;
  • gobernar y gestionar los procesos que entregan los objetivos con eficacia y eficiencia.

La inversión en la gestión eficaz P3 proporcionará beneficios tanto para la organización de acogida como para las personas involucradas en la entrega de la obra. Ellos serán:

  • aumentar la probabilidad de alcanzar los resultados deseados;
  • garantizar un uso efectivo y eficiente de los recursos;
  • satisfacer las necesidades de los diferentes grupos de interés.

Un enfoque coherente de la gestión de P3, junto con el uso de recursos competentes es fundamental para el desarrollo de madurez de la capacidad organisacional. Una organización madura entregará con éxito los objetivos de manera regular y predecible.

 

Gestión de proyecto y programa

Los proyectos y programas son muy similares en cuanto a que son, los esfuerzos transitorios únicos, realizadas para lograr un conjunto de objetivos establecidos. La distinción entre un proyecto y un programa se hace principalmente con el fin de adaptarse a los diferentes grados de complejidad de alcance. Las diferencias en la gestión de proyectos y gestión de programas reflejan esta distinción.

Los elementos centrales de ambos proyectos y la gestión de programas son:

  • tener una razón clara por la que es necesario el trabajo;
  • capturar requerimientos, especificación de objetivos, la estimación de los recursos y los plazos;
  • la preparación de un caso de negocio para explicar que el trabajo es deseable, factible y viable;
  • la obtención de fondos para la obra;
  • desarrollo e implementación de planes de manejo;
  • dirigir y motivar a los equipos de gestión y entrega;
  • seguimiento y control de alcance, cronograma, las finanzas, el riesgo y los recursos;
  • el mantenimiento de buenas relaciones con las partes interesadas;
  • cerrar el proyecto o programa de una manera controlada cuando sea apropiado.

Los componentes que se relacionan con la complejidad del alcance y por lo tanto, características típicas de la gestión del programa son:

  • Coordinación del proyecto: identificación, iniciación, aceleración, desaceleración, redefinición y terminación de los proyectos dentro del programa;

  • Gestión de las interdependencias entre proyectos y entre los proyectos y la actividad de la gestión de cambios;

  • Transformación: tomar los resultados del proyecto y gestión del cambio dentro de los negocios como de costumbre por lo que las salidas ofrecen resultados;

  • Gestión de beneficios: definir, cuantificar, medir y monitorear los beneficios.

El patrocinador y el administrador de estos elementos comparten responsabilidad pero es el patrocinador el que es responsable en última instancia por el logro de los argumentos comerciales.

El gerente es responsable de la gestión del día a día del proyecto o programa y tiene que ser competente en los seis aspectos de la entrega:

y si es relevante para el alcance de la obra:

La competencia del gerente en las habilidades interpersonales como el liderazgo, influencia, comunicación y gestión de conflictos también es de vital importancia.

Cuando el alcance del trabajo incluye beneficios que incluyen el cambio organizacional, gestores del cambio de negocio son responsables de la exitosa transición y la realización de beneficios.

 

Gestión de portafolio

En un portafolio estándar, gestión de cartera se centrará en aumentar la eficacia y eficiencia de los proyectos y la gestión de programas a través de múltiples proyectos y programas con objetivos independientes.

Los componentes básicos de la gestión estándar de portafolio son:

  • El establecimiento de una infraestructura de apoyo a los proyectos y programas;
  • Definición de procedimientos y procesos de gestión que se utilizarán consistentemente a través de proyectos y programas;
  • Coordinación de los recursos limitados, haciendo coincidir la demanda y la oferta y la optimización de la asignación de los recursos disponibles.

Además de esto, un portafolio estructurado coordina los proyectos y programas que realizan colectivamente los objetivos estratégicos de la organización de acogida. El objetivo es equilibrar la implementación del cambio y el mantenimiento de negocios--as-usual, mientras se optimiza la rentabilidad de la inversión.

Los elementos básicos adicionales de gestión de un portafolio estructurado son:

• El mantenimiento de un portafolio equilibrado alineados con los objetivos estratégicos en las condiciones cambiantes;

• Mejorar la prestación de los proyectos y programas a través de una visión coordinada en todo el portafolio de riesgo, recursos, dependencias y horarios;

• Coordinación de las necesidades de cambio, con la capacidad de las diferentes partes de la organización para absorber el cambio;

• Reducir los costos mediante la eliminación de la superposición y bajo rendimiento o  desempeño de los proyectos y programas.

La gestión de un portfolio estructurado debe revisar constantemente el equilibrio de la inversión y el beneficio, creando y cerrando proyectos y programas cuando sea necesario.

 

Gracias a Ignacio Manzanera por la traducción

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24th March 2015Link to Italian page added

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