Geral
A gestão de projetos, programas e portfólios (P3M) é a aplicação de métodos, procedimentos, técnicas e competências para alcançar um conjunto de objetivos definidos.
Os objetivos da gestão P3 são:
- entregar os objetivos necessários às partes interessadas de forma planejada e controlada;
- governar e gerenciar os processos que entregam os objetivos de forma eficiente eficaz.
O investimento em uma gestão P3 eficaz trará benefícios tanto para a organização anfitriã quanto para as pessoas envolvidas na realização do trabalho. Ele irá:
- aumentar a probabilidade de alcançar os resultados desejados;
- garantir o uso eficaz e eficiente dos recursos;
- satisfazer as necessidades das diferentes partes interessadas.
Uma abordagem consistente da gestão P3, aliada ao uso de recursos competentes é fundamental para desenvolver a capacidade e maturidade organizacional. Uma organização madura conseguirá atingir objetivos de forma regular e previsível.
Gestão de projeto e programa
Os projetos e programas são muito semelhantes, pois são esforços únicos, transitórios, empreendidos para alcançar um conjunto de objetivos declarados. A distinção entre um projeto e um programa é feita principalmente a fim de acomodar diferentes graus de complexidade de escopo. As diferenças na gestão de projetos e na gestão de programas refletem esta distinção.
Os elementos centrais tanto do gerenciamento de projetos quanto do programas são:
- ter uma razão clara pela qual o trabalho é necessário;
- capturar os requisitos, especificando objetivos, estimando recursos e prazos;
- preparar um caso de negócio para explicar que o trabalho é desejável, realizável e viável;
- assegurar financiamento para o trabalho;
- desenvolver e implementar planos de gestão;
- liderar e motivar as equipes de gestão e entrega;
- monitorar e controlar o escopo,o cronograma, os custos, o risco e os recursos;
- manter boas relações com as partes interessadas;
- encerrar o projeto ou programa de forma controlada e apropriada.
Os componentes que se relacionam com a complexidade de escopo e que, portanto, são características típicas da gestão de programas são:
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coordenação de projetos: identificação, início, aceleração, desaceleração, redefinição e encerramento de projetos dentro do programa;
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gestão de interdependências entre projetos, e entre projetos de atividades da gestão de mudanças;
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transformação: incorporar os produtos do projeto e gerenciar a mudança dentro das operações correntes para que os produtos produzam resultados;
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gestão de benefícios: definir, quantificar, mensurar e monitorar os benefícios.
O patrono e o gerente compartilham a responsabilidade por esses elementos, sendo o patrono o responsável final pela realização do caso de negócio.
O gerente é responsável pela execução diária do projeto ou programa e precisa ser competente nos seis aspectos da entrega:
e se relevante para o escopo do trabalho:
A competência em habilidades interpessoals tais como liderança, influência, comunicação e gestão de conflitos também é de importância vital.
Quando o escopo do trabalho inclui benefícios que envolve mudança organizacional, os gerentes de mudança de negócios são responsáveis pelo sucesso da transição e da realização dos benefícios.
Gestão de portfólio
Em um portfólio padrão, a gestão de portfólio se concentrará em aumentar a eficácia e eficiência da gestão de projetos e programas através de múltiplos projetos e programas com objetivos independentes.
Os componentes centrais da gestão de portfólio padrão são:
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estabelecer uma infraestrutura para apoiar projetos e programas;
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definindo procedimentos e processos de gestão a serem utilizados de forma consistente em projetos e programas;
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coordenação de recursos limitados, combinando a demanda e a oferta e otimizando a alocação dos recursos disponíveis.
Além disso, um portfólio estruturado coordena projetos e programas que realizam coletivamente os objetivos estratégicos de uma organização anfitriã. O objetivo é equilibrar a implementação da mudança e a manutenção das operações correntes e, ao mesmo tempo, otimizar o retorno do investimento.
Os elementos centrais adicionais da gestão de portfólio estruturado são:
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manter um portfólio equilibrado e alinhado com os objetivos estratégicos em condições de mudança;
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melhorar a entrega de projetos e programas através de uma visão coordenada e abrangente dos riscos, recursos, dependências e cronogramas;
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coordenar a necessidade de mudança com a capacidade das diferentes partes da organização de absorver a mudança;
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reduzir os custos através da eliminação de projetos e programas sobrepostos e com mau desempenho.
A gestão de um portfólio estruturado deve rever constantemente o equilíbrio entre investimento e benefício, criando e fechando projetos e programas conforme necessário.
