Project, Programme e Portfolio management

Aspetti generali

Il project, programme e portfolio management (P3M) è l’applicazione di metodi, procedure, tecniche e competenze per raggiungere un complesso di obiettivi definiti.

Gli scopi del project, programme e portfolio management sono:

• Consegnare agli stakeholder gli obiettivi richiesti in maniera pianificata e controllata;
• Dirigere e gestire i processi che realizzano gli obiettivi in maniera efficace ed efficiente.

Investire in un’efficace gestione dei progetti, programmi e portfolio fornirà benefici sia all’organizzazione sede dell’iniziativa (organizzazione “ospitante”) sia alle persone che prendono parte alla consegna del lavoro. Ciò:

• Aumenterà la probabilità di raggiungere i risultati desiderati;
• Assicurerà un uso efficace ed efficiente delle risorse;
• Soddisferà i bisogni di differenti stakeholder.

Un approccio coerente al project, programme e portfolio management, unitamente all’utilizzo di risorse dotate delle competenze appropriate, è fondamentale per sviluppare la capability maturity dell’organizzazione. Un’organizzazione matura realizzerà con successo gli obiettivi con una frequenza regolare e prevedibile.

 

Gestione di progetti e programmi

I progetti e i programmi sono molto simili fra loro per il fatto che sono unici, di natura temporanea e finalizzati al raggiungimento di un complesso di obiettivi dichiarati.

La distinzione fra progetto e programma viene fatta principalmente in funzione di differenti gradi di complessità dell’ambito. Le differenze fra il project management e il programme management rispecchiano questa distinzione.

Gli aspetti fondamentali che accomunano la gestione di progetti e programmi sono:

• avere un motivo chiaro del perché il lavoro è necessario;
• raccogliere i requisiti, specificare gli obiettivi, stimare le risorse necessarie e le tempistiche;
• preparare un business case per spiegare che il lavoro è auspicabile, realizzabile e fattibile;
• assicurare i finanziamenti necessari per il lavoro;
• sviluppare e implementare piani di gestione;
• guidare e motivare i team di gestione e di consegna;
• monitorare e controllare l’ambito, i tempi, i costi, i rischi e le risorse;
• mantenere buone relazioni con gli stakeholder;
• chiudere il progetto o il programma in maniera controllata quando appropriato.

I fattori relativi alla complessità dello scopo e che rappresentano perciò caratteristiche tipiche della gestione dei programmi sono:

• coordinamento dei progetti: identificazione, inizio, accelerazione, rallentamento, ridefinizione e chiusura dei progetti all’interno del programma;

• gestione delle interdipendenze fra progetti, e fra attività di gestione del cambiamento dei progetti;

• trasformazione: acquisire i prodotti del progetto e gestire il cambiamento nelle ordinarie attività operative (“business as usual”), in modo che quei prodotti generino risultati;

• gestione dei benefici: definire, quantificare, misurare e monitorare i benefici.

Lo sponsor e il manager condividono la responsabilità di questi elementi, restando in definitiva lo sponsor il responsabile finale (“accountable”) della realizzazione del business case.

Il manager è responsabile della gestione quotidiana del progetto o del programma e deve avere appropriate competenze nei sei aspetti di consegna:

• gestione dell’ambito;
• gestione dei tempi;
• gestione dei costi;
• gestione del rischio;
• gestione delle risorse;

e, se pertinente all’ambito del lavoro:

• gestione del cambiamento.

La competenza riguardante le abilità (skill) interpersonali, quali leadership, ascendente, comunicativa e gestione dei conflitti, è di altrettanto vitale importanza.

Laddove l’ambito del lavoro comprende benefici che riguardano il cambiamento, i manager del cambiamento di business sono responsabili del buon fine della transizione e della realizzazione dei benefici.

 

Gestione del portfolio

In un portfolio standard, la gestione del portfolio si focalizzerà sull’incremento dell’efficacia e dell’efficienza del project e programme management per una molteplicità di progetti e programmi con obiettivi fra loro indipendenti.

Gli elementi fondamentali della gestione di un portfolio standard sono:

• costituire un’infrastruttura per supportare progetti e programmi;
• definire procedure e processi di gestione da usare in maniera coerente in tutti i progetti e programmi;
• coordinamento delle risorse limitate, attraverso l’abbinamento di domanda e offerta e l’ottimizzazione dell’allocazione delle risorse disponibili.

Oltre a questi aspetti, un portfolio strutturato coordina progetti e programmi che nel loro insieme realizzano gli obiettivi strategici dell’organizzazione sede dell’iniziativa (organizzazione “ospitante”). Lo scopo è di raggiungere un equilibrio fra l’implementazione del cambiamento e il mantenimento delle ordinarie attività operative, ottimizzando nel contempo il ritorno dell’investimento.

Gli ulteriori elementi fondamentali del portfolio strutturato sono:

• mantenere un portfolio bilanciato allineato con gli obiettivi strategici in condizioni di cambiamento;

• migliorare la consegna dei progetti e dei programmi attraverso una visione coordinata e a tutto campo dei rischi, delle risorse, delle dipendenze e dei tempi;

• coordinare la necessità di cambiamento con la capacità di assorbirlo da parte di differenti aree dell’organizzazione;

• ridurre i costi eliminando i progetti e i programmi sovrapposti o con prestazioni scadenti.

Il management di un portfolio strutturato deve costantemente rivedere l’equilibrio fra investimento e beneficio, creando e chiudendo progetti e programmi secondo necessità.

 

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione