Unterstützung

Allgemein

Unterstützung (Support) besteht aus Fach- und Administrationsdienstleistungen, die im Auftrag von Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagern erbracht werden. Eine Support-Infrastruktur kann auf viele verschiedene Arten mit vielen verschiedenen Rollen im Bereich des P3-Managements aufgebaut werden. Es ist nicht möglich, eine endgültige Reihe von Zielen für die Unterstützung festzulegen, aber sie werden im Allgemeinen aus der unten aufgeführten Liste ausgewählt:

• administrative Unterstützung der P3-Manager;
• die Governance des P3-Managements zu unterstützen;
• fachliche technische Unterstützung bieten;
• Qualitätssicherung.

Bei allen Projekten, Programmen und Portfolios ist eine routinemäßige Administration erforderlich. Bei kleinen Projekten kann dies vom Projektmanager erledigt werden, aber bei mittleren und großen Projekten sowie bei allen Programmen und Portfolios benötigt ein P3-Manager Unterstützung bei der Abwicklung der täglichen Verwaltung.

Einige Projekte und die meisten Programme und Portfolios erfordern auch Fachkenntnisse in Bereichen wie Risiko, Qualität oder Finanzen.

Eine administrative Unterstützungsfunktion kann auf verschiedenen Ebenen tätig sein, je nachdem, wie sie beschaffen ist. Sie kann bieten:

• administrative Unterstützung in Bereichen wie Planung, Risikomanagement, Änderungskontrolle usw.;

• das Sekretariat für Sitzungen und logistische Dienstleistungen für die Mitglieder des Managementteams;

• technische Unterstützung, einschließlich Sammlung, Analyse und Präsentation von Fortschrittsinformationen, Management von Abhängigkeiten und Kommunikation mit den Beteiligten;

• Sicherstellung der Governance-Strukturen und der Standard-P3-Verwaltungspraktiken durch Audits, Gesundheitskontrollen und Überprüfungen am Ende der Phase.

Eine anspruchsvollere Unterstützungsfunktion kann auch umfassen:

Bereitstellung von Fachwissen, um sicherzustellen, dass alle erforderlichen Instrumente und Techniken zur Verfügung stehen;

Schulung, Coaching und Mentoring für das Projekt-, Programm- oder Portfoliomanagementteam;

Aufrechterhaltung der Infrastruktur, der Dynamik und des Antriebs zur Unterstützung von Support Communities;

Verbesserung, Einbettung und Messung von Fähigkeiten, um einen höheren Reifegrad zu erreichen;

der Besitz und Einsatz von Standardwerkzeugen und -techniken. Die P3-Unterstützungsinfrastruktur kann von einer einzelnen Person bis hin zu einem großen Team reichen, das viele verschiedene Funktionen und Spezialisten umfasst, unter anderem:

• Planer und Disponenten;
• Kosteningenieure;
• Fachexperten;
• Qualitätssicherer;
• Konfigurationsmanager.

Die Gesamtinfrastruktur kann in mehrere Büros unterteilt sein, von denen einige vorübergehend und andere ständig besetzt sind. Ein Unterstützungsbüro könnte zum Beispiel ein bestimmtes Projekt oder Programm administrativ unterstützen. Dieses Büro wird aufgelöst, sobald die Arbeit abgeschlossen ist. Im Gegensatz dazu hat ein organisationsweites Unterstützungsbüro eine permanente Unterstützungsfunktion, die unabhängig von der Erstellung und dem Abschluss einer einzelnen Arbeit ist.

Die Form der Infrastruktur wird ihren Kontext widerspiegeln, aber ihre Komponentengruppen müssen immer einen klar definierten Zweck und Umfang haben. Die Rollen und Befugnisse dieser Gruppen müssen dem/den Umsetzungsteam(s) mitgeteilt und in regelmäßigen Abständen verstärkt werden.

 

Projekte, Programme und Portfolios

Wenn ein Projekt Teil eines Programms oder Portfolios ist, wird die Projektunterstützung in der Regel vom Programm- oder Portfoliobüro geleistet.

Bei kleineren, eigenständigen Projekten, die den Overhead einer Unterstützungsorganisation nicht rechtfertigen können, wird die administrative Arbeit auf den Schultern des Projektleiters lasten. Dies kann zu einer Reaktion gegen die "Bürokratie" führen, wenn der Projektleiter aufgefordert wird, viel Zeit mit der Erstellung von Standarddokumenten zu verbringen. Einige Organisationen verfügen über zentrale Funktionen für Planung, Finanzmanagement, Beschaffung usw., die unter diesen Umständen Unterstützung leisten können.

Mit Unterstützung des Sponsors sollte der Projektleiter eines kleinen, eigenständigen Projekts so viel Hilfe wie möglich bei der alltäglichen Verwaltung in Anspruch nehmen. Auch bei der Verwaltung von Kleinstprojekten ist es oft zum Scheitern verurteilt, Abkürzungen zu nehmen.

Neben dem täglichen Management des Projekts sollte der Projektleiter auch andere Unterstützung erhalten. Dazu können Fortbildung durch Praxisgemeinschaften, Karriereberatung oder das Management des Übergangs von einem Projekt zum nächsten gehören. Diese umfassende Unterstützung für den Beruf und die Disziplin des Projektmanagements wird durch die Governance-Infrastruktur bereitgestellt.

Programme oder große, komplexe Projekte sind groß genug, um die Gemeinkosten einer Unterstützungsfunktion zu tragen, und können auch Zugang zu einer zentralen Unterstützungsfunktion haben. Programmunterstützungsfunktionen müssen über das nötige Fachwissen verfügen, um die zusätzlich erforderlichen Dienstleistungen abzudecken. Dazu gehören in der Regel die Unterstützung des Änderungsmanagements, des Nutzenmanagements und der Projektschnittstellen.

Das Programmverwaltungsteam entscheidet, wie die Unterstützungsorganisation für das gesamte Programm aussehen soll, z. B. ob eine Unterstützungsfunktion für das Programm und alle seine Teilprojekte zuständig sein soll oder ob einige oder alle Projekte separate Projektunterstützungsfunktionen haben sollen.

Einige Organisationen haben mehrere Abteilungs- oder Regionalportfolios, während andere vielleicht ein einziges, organisationsweites Portfolio haben. In letzterem Fall sind das Portfolio und die Governance-Infrastruktur praktisch ein und dasselbe. Dies wird oft als PMO bezeichnet und ist eine permanente Organisationsstruktur, deren Aufgabenbereich davon abhängt, ob das Portfolio standardisiert oder strukturiert ist.