Général
Le soutien est un ensemble de services spécialisés et administratifs exécutés pour le compte de gestionnaires de projets, de programmes ou de portefeuilles. Une infrastructure de soutien peut être constituée de différentes manières et comporte de nombreux rôles différents dans le domaine de la gestion P3. Un ensemble définitif d’objectifs de soutien est peu pratique, mais ils sont généralement tirés de la liste générale ci-dessous :
- fournir un soutien administratif aux gestionnaires P3;
- soutenir la gouvernance de la gestion P3;
- fournir un soutien technique spécialisé;
- assurance de la conduite.
Une administration de routine est requise pour tous les projets, programmes et portefeuilles. Dans le cas de petits projets, le gestionnaire de projet peut exécuter ces tâches, mais pour les projets de moyenne à grande envergure et tous les programmes et portefeuilles, un gestionnaire P3 a besoin de soutien pour gérer l’administration au jour le jour.
Certains projets et la plupart des programmes et portefeuilles exigent également des compétences spécialisées dans des domaines tels que le risque, la qualité ou la finance.
Une fonction de soutien administratif peut fonctionner à différents niveaux selon la façon dont il est constitué. Il peut fournir :
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une aide administrative dans des domaines tels que la planification, la gestion du risque, le contrôle des changements, etc.;
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le secrétariat des réunions et des services logistiques pour les membres de l’équipe de direction;
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le soutien technique, y compris la collecte, l’analyse et la présentation de l’information sur le progrès, la gestion des interdépendances et le traitement des communications avec les intervenants;
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l’assurance des structures de gouvernance et des pratiques de gestion P3 standards par le biais d’audits, de contrôles sanitaires et d’examens de fin de phase.
Une fonction de soutien plus sophistiquée peut également couvrir :
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la mise à disposition d’une expertise en la matière afin d’assurer l’accès à tous les outils et techniques nécessaires;
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la formation, l’encadrement et le mentorat pour le projet, l’équipe de management de programme ou de portefeuille;
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la maintenance de l’infrastructure, de l’élan et de la volonté de soutenir les communautés de pratique;
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l’amélioration, l’intégration et le mesurage des capacités pour atteindre des niveaux de maturité plus élevés;
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la maîtrise et le déploiement des outils et des techniques standards.
L’infrastructure de soutien P3 peut aller d’une seule personne à une grande équipe comprenant de nombreux rôles et spécialistes, parmi lesquels :
- planificateurs et ordonnanceurs;
- ingénieurs de coûts;
- experts spécialisés;
- personnel d’assurance;
- gestionnaires de configuration.
L’infrastructure globale peut être divisée en plusieurs bureaux, certains temporaires et certains permanents. Par exemple, un bureau d’appui peut fournir un soutien administratif à un projet ou à un programme spécifique. Il est ensuite dissout une fois le travail terminé. En revanche, un bureau d’appui à l’échelle de l’organisation a un rôle de soutien permanent indépendant de la création et de l’achèvement de tout travail individuel.
La forme de l’infrastructure reflète son contexte, mais ses composantes doivent toujours avoir un but et une portée clairement définis. Les rôles et les niveaux d’autorité de ces groupes doivent être communiqués à l’équipe de réalisation et renforcés périodiquement.
Projets, programmes et portefeuilles
Lorsqu’un projet fait partie d’un programme ou d’un portefeuille, la fonction de soutien au projet est habituellement fournie par le bureau du programme ou du portefeuille.
Sur les petits projets autonomes qui ne peuvent justifier les frais généraux d’une organisation de soutien, le travail d’administration tombe sur les épaules du gestionnaire de projet. Cela peut conduire à une réaction contre la « bureaucratie » lorsque le gestionnaire de projet est invité à passer beaucoup de temps à produire la documentation standard. Certaines organisations ont des fonctions centrales en matière de planification, de gestion financière, d'approvisionnement, etc., susceptibles de fournir une assistance dans ces circonstances.
Avec le soutien du parrain, le gestionnaire de projet d’un petit projet autonome doit chercher autant d’aide que possible dans l’administration quotidienne. Prendre des raccourcis dans l’administration même du plus petit projet est souvent une cause d’échec.
Au-delà de la gestion quotidienne du projet, le gestionnaire de projet doit recevoir d’autres types de soutien. Cela peut inclure le PPC à travers les communautés de pratique, les conseils de carrière ou la gestion de la transition entre un projet et un autre. C’est ce vaste soutien à la profession et à la discipline de la gestion de projet qui est fourni par l’infrastructure de gouvernance.
Les programmes ou les projets complexes de grande envergure sont assez grands pour supporter les frais généraux d’une fonction de soutien et peuvent également avoir accès à une fonction de support central. Les fonctions d’appui au programme doivent avoir l’expertise nécessaire pour couvrir les services supplémentaires requis. Ils comprennent généralement la gestion du changement, la gestion des avantages et les interfaces de projet.
L’équipe de management du programme décide de la façon de constituer l’organisation de soutien à travers le programme, par exemple si une fonction de soutien servira le programme et tous les projets qui le composent, ou si certain ou tous les projets auront des fonctions distinctes de soutien de projet.
Certaines organisations ont plusieurs portefeuilles sectoriels ou régionaux, tandis que d’autres ont un portefeuille unique à l’échelle de l’organisation. Dans ce dernier cas, le portefeuille et l’infrastructure de gouvernance sont effectivement la même chose. On parle souvent de BGP et c’est une structure organisationnelle permanente dont la mission est de décider si le portefeuille est standard ou structuré.
Merci à la SMaP pour la traduction.
