支持

总论

支持是一套代表项目、项目群与项目组合经理实施的专业和行政服务。支持的基础架构可以在项目、项目群与项目组合管理范畴内,由很多不同的角色以很多不同的方式构成。支持具有明确的目标是不切实际的,通常这些目标从更广范围的清单里提取出来,如下所示:

  • 为项目、项目群与项目组合经理提供行政支持;
  • 支持项目、项目群与项目组合管理的治理
  • 提供专业技术支持;
  • 实施保证

所有项目、项目群与项目组合都要求有例行行政管理。对于小规模的项目,这可能由项目经理来执行。但从中等规模到大型项目、以及所有的项目群和项目组合,项目、项目群与项目组合经理都需要支持来进行日常的行政管理。

一些项目与大多数项目群与项目组合也需要诸如风险、质量或财务等领域的专业技能。

行政支持功能,根据它的构成,可以在不同层面加以执行。它可以:

  • 在比如规划风险管理变更控制等领域提供行政帮助;

  • 为会议做好秘书工作,为管理团队成员做好后勤工作;

  • 提供技术性支持,包括收集、分析与呈现进展信息,管理项目间的相互依赖关系,处理与利益相关方之间的沟通。

  • 通过审计、健康检查与阶段收尾评审,保证治理架构与标准的项目、项目群与项目组合管理的实践。

更为复杂的支持功能可能包括:

  • 提供学科问题专家,以确保可以使用所有必需的工具与技术;
  • 为项目、项目群与项目组合管理团队提供培训、教练与辅导;
  • 维护基础架构、动力和驱动力支持实践社群;
  • 对能力进行改善、植入与衡量,以达到更高层级的能力成熟度;
  • 负责并分派标准工具与技术。

项目、项目群与项目组合支持功能的基础架构可能从单个人、到一个包含很多不同角色与专家的大团队,包括以下这些:

  • 规划人与进度安排人;
  • 成本工程师;
  • 学科问题专家;
  • 保证工作人员;
  • 配置经理。

整个基础架构可以划分成多个办公室,其中一些是临时的,一些是永久性的。比如,一个支持办公室可能为一个特定项目或项目群提供行政支持。一旦项目工作结束,这个办公室就被解散。相反,一个为整个组织提供支持的办公室就具有永久性支持角色,不依赖于任何单个工作的开始与结束。

基础架构的形状将反映它所处的情境,但构成它的诸多小组必须总要有清晰界定的目的与范围。这些小组的角色与职权层级,必须与诸多交付团队进行沟通、并阶段性地予以加强。

 

项目、项目群与项目组合

当项目是项目群或项目组合的一部分时,项目支持功能通常由项目群或项目组合办公室提供。

对于小规模独立的项目,不能验证支持性组织管理费用的合理性,行政工作将落到项目经理的肩膀上。当项目经理被要求花费很多时间来创建标准文档的时候,可能会引起反对“官僚主义”的反应 。一些组织具有规划、财务管理采购等中央功能,可能可以在这些情况下提供帮助。

在发起人的支持下,小型独立项目的项目经理应该寻求尽可能多的日常行政的帮助。对行政管理工作采取走捷径的方法,哪怕是对最小的项目,也经常是失败的原因。

超越项目的日常管理,应该为项目经理提供其他各类支持。这可能包括通过实践社群实现的CPD、事业发展建议或管理一个项目到另一个项目的转换。这是由由治理架构提供的、为专业人员与项目管理学科提供的广泛支持。

项目群或大型复杂项目规模足够大,可以承担支持功能的管理费用,可能还可以获取中央支持功能。项目群支持功能必须具有专业人士以覆盖所需要的额外服务。这些通常包括支持性的变更管理收益管理与项目界面。

项目群管理团队需要决定,如何在项目群内部构成支持性组织,例如是否一个支持功能服务项目群与所有它的构成项目,或者,是否一些或全部项目都有它们自己独立的支持功能。

一些组织具有多个部门或区域性项目组合,而其他组织可能只有一个单一的、组织范围的项目组合。后者这种情况,项目组合与治理基础架构应该是一回事 。这经常被称为项目管理办公室(PMO),是一个永久性组织架构,其职权范围由项目组合是标准的还是结构化的来决定。

 

 

 

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18th August 2015Italian translation uploaded

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