Supporto

Aspetti generali

Il Supporto è un insieme di servizi specialistici ed amministrativi portati avanti da parte di manager di progetto, programma o portfolio. Un’infrastruttura di supporto può essere costituita in molti modi diversi e con molti differenti ruoli nel campo del Project, Programme e Portfolio Management. Stabilire un insieme di obiettivi definitivo per il supporto è praticamente impossibile, ma normalmente questi vengono enucleati dall’ elenco generale che segue:

• Fornire supporto amministrativo ai project, programme e portfolio manager;
• Supportare la governance del project, programme e portfolio management;
• Fornire supporto tecnico specialistico;
• Eseguire la garanzia.

L’amministrazione di routine è necessaria per tutti i progetti, programmi e portfolio. Nei progetti piccoli la stessa può essere eseguita dal project manager, ma nei progetti di medie o grandi dimensioni ed in tutti i tipi di programmi e portfolio, un project, programme o portfolio manager ha bisogno di supporto per la gestione dell’amministrazione quotidiana.

Alcuni progetti e la maggior parte dei programmi e portfolio necessitano altresì di competenze specialistiche in aree quali il rischio, la qualità o la finanza.

Una funzione di supporto amministrativo può operare a diversi livelli a seconda di come è costituita. La stessa può fornire:

• Un aiuto di carattere amministrativo in aree quali la pianificazione, la gestione del rischio, il controllo dei cambiamenti, ecc.;

• La funzione di segreteria per le riunioni e i servizi logistici a favore dei membri del team di gestione;

• Il supporto tecnico comprensivo della raccolta, analisi e presentazione delle informazioni sullo stato di avanzamento, della gestione delle interdipendenze e del mantenimento delle comunicazioni con gli stakeholder;

• La garanzia delle strutture di governance e delle pratiche standard di project, programme e portfolio management attraverso audit, controlli sullo “stato di salute” (health check) e revisioni di fine fase.

Una funzione di supporto più articolata può riguardare anche:

• La messa a disposizione di specifiche competenze per garantire l’accesso a tutti gli strumenti e le tecniche necessarie;
• Formazione, pratica e mentoring per il team di progetto, programma e portfolio;
• Il mantenimento dell’infrastruttura, del “momentum” e della guida per supportare le comunità di pratica;
• Il miglioramento, l’ incorporazione e la misurazione delle capability per raggiungere livelli più elevati di maturity;
• Il possesso e la distribuzione di strumenti e tecniche standard.

La struttura di supporto del project, programme e portfolio management può variare da una singola persona fino a un team di grandi dimensioni con molti diversi ruoli e specialisti, inclusi, fra gli altri:

• pianificatori e schedulatori;
• tecnici della valutazione dei costi;
• esperti della materia;
• personale della garanzia;
• manager della configurazione.

La struttura complessiva può essere suddivisa in più uffici, alcuni temporanei e alcuni permanenti. Per esempio, un ufficio di supporto potrebbe fornire supporto amministrativo ad uno specifico progetto o programma ed essere poi dismesso una volta finito il lavoro. Al contrario, un ufficio di supporto rivolto all’intera organizzazione ha un ruolo di sostegno permanente che non dipende dalla produzione e dal completamento di alcun singolo lavoro.

La forma dell’infrastruttura rifletterà il contesto in cui si colloca, ma i gruppi che la compongono devono sempre avere uno scopo ed un ambito chiaramente definiti. I ruoli e i livelli di autorità di questi gruppi devono essere comunicati al/ai team di consegna e rafforzati periodicamente.

 

Progetti, programmi e portfolio

Nelle situazioni in cui un progetto è parte di un programma o di un portfolio, la funzione di supporto al progetto sarà di solito fornita dall’ufficio del programma o del portfolio.

Nei progetti più piccoli e indipendenti che non possono giustificare le spese generali di un’organizzazione di supporto, il lavoro di amministrazione ricadrà sulle spalle del project manager. Questa situazione può portare ad una reazione negativa nei confronti della “burocrazia” nel caso in cui sia richiesto al project manager di spendere molto del suo tempo nella produzione della documentazione standard. Alcune organizzazioni disporranno di funzioni centrali di pianificazione, gestione finanziaria, approvvigionamento, ecc., che sono in grado di offrire assistenza in queste circostanze.

Il project manager di un piccolo progetto indipendente dovrebbe cercare, con il sostegno dello sponsor, quanto più aiuto possibile per la gestione dell’amministrazione quotidiana. Tentare scorciatoie per la gestione dell’aspetto amministrativo, anche se dovesse trattarsi del progetto più piccolo possibile, è spesso motivo di fallimento.

Oltre che per la gestione quotidiana del progetto, il project manager dovrebbe poter disporre anche di altri tipi di supporto. Questo può includere il CPD (Continuing Professional Development – Sviluppo Professionale Continuo) per mezzo delle comunità di pratica, i pareri professionali o la gestione della transizione fra un progetto e quello successivo. È questo supporto generale alla professione e alla disciplina del project management che viene fornito dalla infrastruttura di governance.

I programmi o i progetti complessi di rilevanti dimensioni sono abbastanza grandi da poter sostenere le spese generali di una funzione di supporto e possono altresì avere accesso ad una funzione di supporto centrale. Le funzioni di supporto al programma devono avere le competenze necessarie a garantire i servizi aggiuntivi richiesti. Questi includono solitamente il supporto per la gestione del cambiamento, la gestione dei benefici e le interfacce di progetto.
Il team di gestione del programma decide come costituire l’organizzazione di supporto nell’ambito del programma, ad esempio se un’unica funzione di supporto sarà al servizio del programma e di tutti i progetti che lo compongono, o se invece alcuni o tutti i progetti avranno funzioni di supporto al progetto separate.

Alcune organizzazioni avranno molteplici portfolio di dipartimento o locali, mentre altre potrebbero avere un singolo portfolio che copre l’intera organizzazione. In quest’ultimo caso, il portfolio e la struttura di governance sono di fatto la stessa cosa. Di solito questo si chiama PMO (Project Management Office) ed è una struttura organizzativa permanente i cui compiti sono stabiliti in base al tipo di portfolio (standard o strutturato).

 

Grazie a E-quality Italia e a Project Management Europa per la traduzione