Algemeen
Ondersteuning betreft een reeks specialistische en administratieve diensten die worden uitgevoerd namens project-, programma- of portfoliomanagers. Een ondersteunende infrastructuur kan op veel verschillende manieren worden gevormd met veel verschillende rollen binnen het domein van P3-management. Een definitieve reeks doelen voor steun is onpraktisch, maar wordt over het algemeen ontleend aan de onderstaande brede lijst:
- verlenen van administratieve ondersteuning aan P3-managers;
- ondersteuning van de besturing van het P3-management;
- specialistische technische ondersteuning verlenen;
- verstrekken van waarborgen (borging).
Voor alle projecten, programma's en portfolio’s is een administratieroutine vereist. Op kleine projecten kan dit worden uitgevoerd door de projectmanager, maar op middelgrote tot grote projecten en alle programma's en portfolio’s heeft een P3-manager ondersteuning nodig bij de dagelijkse administratie.
Sommige projecten en de meeste programma's en portfolio’s vereisen ook specialistische vaardigheden op het gebied van risico, kwaliteit of financiering.
Een administratieve ondersteuningsfunctie kan op verschillende niveaus functioneren, afhankelijk van haar samenstelling. Het kan zorgen voor:
-
administratieve hulp op gebieden zoals planning, risicomanagement, wijzigingsbeheer, etc.;
-
het secretariaat voor vergaderingen en logistieke diensten voor de leden van het managementteam;
-
technische ondersteuning, met inbegrip van het verzamelen, analyseren en presenteren van informatie over de geboekte vooruitgang, het management van de onderlinge afhankelijkheid en de communicatie met stakeholders;
-
waarborging van bestuursstructuren en standaardpraktijken voor het managen van P3 door middel van inspecties, welzijnscontroles en eindreviews van fasen.
Een meer verfijnde ondersteunende functie kan ook omvatten:
-
terbeschikkingstelling van expertise op een bepaald gebied om ervoor te zorgen dat er toegang is tot alle noodzakelijke instrumenten en technieken;
-
opleiding, coaching en begeleiding van het project-, programma- of portfoliomanagementteam;
-
instandhouding van de infrastructuur, het tempo en de wil om vakgroepen te ondersteunen;
-
verbetering, integratie en meting van de capaciteiten om een hogere mate van volwassenheid te bereiken;
-
eigenaar zijn van standaard gereedschappen en technieken en deze inzetten.
De P3-ondersteuningsinfrastructuur kan variëren van één persoon tot een groot team met veel verschillende rollen en specialisten, waaronder:
- planontwerpers en planners;
- kosteningenieurs;
- materiedeskundigen;
- waarborgmedewerkers;
- configuratiemanagers.
De totale infrastructuur kan worden opgedeeld in meerdere bureaus, sommige tijdelijk en andere permanent. Een ondersteuningsbureau kan bijvoorbeeld administratieve ondersteuning verlenen aan een specifiek project of programma. Deze wordt na beëindiging van de werkzaamheden ontbonden. Een organisatiebreed ondersteuningsbureau heeft echter een permanente ondersteunende rol, onafhankelijk van de creatie en voltooiing van een individueel stuk werk.
De vorm van de infrastructuur zal de context ervan weerspiegelen, maar de samengestelde groepen moeten altijd een duidelijk omschreven doel en scope hebben. De rol en het niveau van bevoegdheid van deze groepen moeten aan het (de) opleveringsteam(s) worden meegedeeld en periodiek worden versterkt.
Projecten, programma's en portfolio's
Wanneer een project deel uitmaakt van een programma of portfolio, wordt de projectondersteunende functie gewoonlijk vervuld door het programmabureau of portfoliobureau.
Bij kleinere, op zichzelf staande projecten die de overhead van een ondersteunende organisatie niet kunnen verantwoorden, komen de administratieve werkzaamheden op de schouders van de projectmanager terecht. Dit kan leiden tot een reactie tegen 'bureaucratie' wanneer de projectmanager wordt gevraagd veel tijd te besteden aan het produceren van standaarddocumentatie. Sommige organisaties zullen centrale functies hebben op het gebied van planning, financieel management, inkoop, enz., die in deze omstandigheden kunnen assisteren
De projectmanager van een klein, op zichzelf staand project dient met ondersteuning van de sponsor zoveel mogelijk hulp te zoeken bij het dagelijks management. Het kort door de bocht gaan in de administratie van zelfs het kleinste project is vaak een oorzaak van mislukking.
Naast de dagelijkse leiding van het project dient de projectmanager ook andere vormen van ondersteuning te krijgen. Dit kan onder meer omvatten; CPD met vakgroepen, loopbaanadvies of het managen van de transitie tussen het ene project en het andere. Het is deze brede steun voor het beroep en de discipline van projectmanagement die de bestuurlijke infrastructuur biedt.
Programma's of grote complexe projecten zijn groot genoeg om de overhead van een ondersteunende functie te dragen en kunnen ook toegang hebben tot een centrale ondersteunende functie. Programmaondersteunende functies moeten over de nodige deskundigheid beschikken om de vereiste aanvullende diensten te kunnen leveren. Typisch omvat dit ondersteunend verandermanagement, batenmanagement en projectinterfaces.
Het programmamanagementteam beslist hoe de ondersteunende organisatie voor het hele programma wordt opgezet, bijvoorbeeld of één ondersteunende functie ten dienste zal staan van het programma en alle onderdelen ervan, of dat sommige of alle projecten afzonderlijke projectondersteunende functies zullen hebben.
Sommige organisaties hebben meerdere afdeling of regionale portfolio’s, terwijl andere één organisatiebrede portfolio hebben. In het laatste geval zijn de portfolio en de bestuurlijke infrastructuur in feite hetzelfde. Dit wordt vaak aangeduid als een PMO en is een permanente organisatiestructuur waarvan de opdracht wordt bepaald door de vraag of de portfolio standaard of gestructureerd is.
Met dank aan het BPUG-team voor de vertaling naar het Nederlands
